Vor- und Nachteile der Client- und Serverbasierter E-Mail Signatur und Marketing.

Dieser Artikel soll Ihnen die Unterschiede der verschiedenen Arten von Signaturen aufzeigen. Dies ist unabhängig von der eingesetzten Software oder Hersteller. Ebenso zeigen wir eine Kombination der Produkte CI-Sign und CI-Mail-Policy auf mit der Sie ein Maximum an Vorteilen erhalten.

Clientbasierte Signatur:

Vorteile:

1. Der Benutzer sieht was gesendet wird. Mittlerweile spielt auch die Optik einer E-Mail eine Rolle!
2. Durch ein oder mehrere Vorlagen (z.B. mehrere Firmen unter einem Dach) wird ein ci eingehalten.
3. Zentrale Vorlagen bieten Möglichkeiten an die bis dato (vielleicht) nicht gedacht wurde...
   Bsp. Messeankündigung, kleine Werbebotschaften, zufällige Einblendungen
4. Gesetzliche Vorgaben und Disclaimer (was auch immer dabei rechtens ist...) können damit 100% umgesetzt werden.

 Nachteile:

1. Der Benutzer könnte die Signatur "bearbeiten"
   (Was nicht nur als Nachteil zu werten ist)
2. Der Benutzer kann die Signatur "im schlimmsten Fall" aus der Mail löschen.
3. interne Mails werden dadurch oft unnötig lang.

Fazit:

Hier überwiegen klar die Vorteile!

Serverbasierte Signatur:

Vorteile:

1. Einheitliche Signatur (allerdings meist extrem starr gelöst, also meist nur eine Signatur möglich)
2. zentraler Eingriff und schnelle Ankündigungen und Werbemöglichkeiten.

 Nachteile:

1. Der Benutzer sieht NIEMAIL sein fertiges E-Mail vor dem Versand!
   (Wer würde so heutzutage einen Brief versenden?)
2. Der Benutzer sieht auch nach dem Versand nicht die Original E-Mail in Gesendete Objekte.
3. Eine DIGITALE SIGNATUR geht an dieser Stelle verloren!
   (Der Empfänger sieht also nur noch die Signatur. Der Rest der E-Mail wird als Anlage eingefügt.
4. Die meisten Anbieter von Disclaimer-Lösungen unterstützen keinen BCC (Blind Carbon Copy) versand. Wir unterstützen BCC! 

Fazit:
Auch hier wird klar, dass die Vorteile der Clientbasierten Lösung überwiegen.

Lassen Sie uns den größten Nachteil nochmal im Detail beleuchten:
Sie kündigen also eine Messe oder ein Produkt an. Ihr Mitarbeiter wird daraufhin vom Empfänger bzgl. dieses Hinweis kontaktiert. Leider sieht Ihr Mitarbeiter aber nicht was versendet wurde. Das ist alles andere als Professionell. Nehmen wir einen bestimmten beworbenen Artikel. Vielleicht 1 von 100. Bleibt nur zu wünschen dass dennoch eine Information durch Ihren Mitarbeiter gegeben werden kann. Auch hier ein Tipp: verwenden Sie dann eine bestimmte Artikel- oder Identifikations-Nummer.

Lösungsansatz:

Machen wir doch mal eine Kombination aus den Produkten, die unter http://www.ci-solution.com/www.ci-solution.com zu finden sind und picken uns neben CI-Sign noch CI-Mail-Policy heraus.... ein Regelwerk für Exchange.

Vorgehensweise:
Sie setzen Bedingungen (Gruppen, OU's, Masken, Benutzer...)
und Schlagwörter die in einer gesetzlich vorgeschriebenen E-Mail erfüllt sein müssen.
Auf diese folgen Aktionen. Ausnahmen sind möglich für Blackberry und Co.
Neben den genannten sind noch 4 Richtungen des Versand möglich:
Intern gesendet. Extern gesendet. Extern empfangen. Für Serverfarmen: Intern empfangen

Nutzen wir die Vorteile der clientbasierten Lösung: CI-SIGN.
Eliminieren wir die Nachteile der serverbasierten Lösung mit: CI-Mail-Policy

Beispiel:
Signaturen werden mit CI-SIGN verteilt. (Dadurch haben Sie alle clientbasierten Vorteile)

Am Server werden die E-Mails durch CI-Mail-Policy überprüft indem Sie Schlagwörter wie „HRB“ „HRB-Nummer“, „Geschäftsführer-Name“.

Ist die Signatur entfernt (Es fehlen also vorherige Schlagwörter) geht eine oder mehrere Aktionen: (Auszug)

1. Mail löschen und Absender darüber informieren. (Lerneffekt nutzen)
2. Mail versenden aber dynamische Signatur/Disclaimer (kann der gleiche wie in CI-SIGN sein) anhängen.
   (Damit ist dann aber auch wieder der serverbasierte Nachteil vorhanden)
3. Admin (oder wen auch immer) informieren über falsch gesendete E-Mail. (Lerneffekt nutzen)
4. Viele weitere Funktionen möglich!

 Weitere Funktionen:

1. Wird die Mail intern gesendet, dann kann die Signatur an einer bestimmten Stelle abgeschnitten werden!
2. Warum nicht auch gleich noch die nächste gesetzliche Bestimmung einhalten und die E-Mail an ein bestimmtes Archiv senden? Auch nach Gruppen, OU oder benutzerspezifische Archivierung ist damit möglich.
3. Bestimmte Mitarbeiter dürfen nur an festgelegte Mitarbeiter E-Mails senden.
4. Kommt die E-Mail von einem Blackberry-Server kann dies mit einem „Schlagwort“ angezeigt werden und eine Ausnahme von der festgelegten Regel erfolgen. Damit sind wieder alle Möglichkeiten offen z.B. für diese Art E-Mail einen Disclaimer anzufügen. (Blackberry Enterprise kann z.B. ein solches "Schlagwort" anfügen in Form einer statischen Signatur.
5. Logo in der Signatur.
6. Auch serverbasiert können komplette Zeilen entfernt werden, wenn Werte leer sind.
7. Viele weitere Funktionen möglich!

Es gäbe ein Buch zu schreiben welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen. Gerne stehen wir für Ihre Fragen zur Umsetzung in Ihrer „Umgebung“ mit Rat und Tat zur Seite!

Viele Grüße

Manfred Büttner - ci solution GmbH

CI-Sign - Ausgezeichnet mit dem Industriepreis 2008
CI-Mail-Policy - Ausgezeichnet mit dem Innovationspreis 2008