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Unsere Software CI-Mail-Policy unterstützt nun auch Exchange 2003 Cluster und lässt sich somit nahtlos in Ihre bestehende Clusterlandschaft im Unternehmen einbinden. Mit CI-Mail-Policy haben Sie die Möglichkeit den gesamten Mailverkehr Ihres Unternehmens anhand von vorher definierten Regeln zu beeinflussen. Mit diesem „Exchange Regelwerk“ können Sie beispielsweise Email Disclaimer an alle ausgehenden Mails anhängen, eingehende Mails auf bestimmte Wörter prüfen und entsprechend reagieren oder Sie lösen Anhänge aus eingehenden Mails, um sie auf einem bestimmten Dateipfad abzulegen und zu verlinken.

CI-Mail-Policy im Clusterbetrieb ist bereits bei mehreren unserer Kunden erfolgreich im Einsatz. Betreiben Sie auch einen Cluster oder haben Sie Fragen zum Thema? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf – wir beraten Sie jederzeit gerne!

Beispielvorlage intern/extern

Ich bin von ##ooffrom bis ##oofto nicht im Hause.
Ich bin am ##oofat nicht im Hause.
Ich bin zurück am ##oofback.
Ihre Mails werden @@oofforwardornot weitergeleitet.##oofexternal
Deine Mails werden @@oofforwardornot weitergeleitet.##oofinternal

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an ##oofforwarduser (Email: ##oofforwardmail).##oofexternal
Bitte wende Dich in dringenden Fällen an ##oofforwarduser (Email: ##oofforwardmail, Tel.: ##oofforwardtelephoneNumber).##oofinternal

Viele Grüße
@@givenName @@sn

Vor dem Versand werden nun alle Zeilen mit ##oofinternal bzw. ##oofexternal entsprechend entfernt.

Abwesenheitsmeldung extern

Alle Zeilen mit ##oofinternal wurden entfernt:

Ich bin von 12.09.2009 bis 25.09.2009 nicht im Hause.
Ihre Mails werden weitergeleitet.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Max Mustermann (Email: max.mustermann@xyz.de).

Viele Grüße
Michael Abwesend

Abwesenheitsmeldung intern

Alle Zeilen mit ##oofexternal wurden entfernt:

Ich bin von 12.09.2009 bis 25.09.2009 nicht im Hause.
Deine Mails werden weitergeleitet.

Bitte wende Dich in dringenden Fällen an Max Mustermann (Email: max.mustermann@xyz.de, Tel.: 01234/56789-10).

Viele Grüße
Michael Abwesend

Damit haben Sie die Möglichkeit Abwesenheitsmeldungen nun noch individueller zu gestalten. Weitere Informationen finden Sie auch im aktualisierten Handbuch (ab Seite 12) (PDF Datei, 2,7 MB).

Eine detaillierte Beschreibung der neuen Funktion finden Sie auch im neuen und überarbeiteten CI-Sign Handbuch (PDF, 2,2 MByte). Ein Blick lohnt sich!

Um diese Funktion nutzen zu können, laden Sie sich die neue CI-Sign Version herunter oder führen Sie ein Update Ihrer alten Version durch.

Als EDV-Leiter einer Aktiengesellschaft bin auch ich im Jahr 2006 auf der Suche nach einer professionellen E-Mail-Disclaimer-Lösung gewesen. Folgende Gesetze sind der Grund für die Suche und haben bei der Auswahl einer Softwarelösung beachtet werden müssen:

• Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister
• §37a aus dem Handelsgesetzbuch
• §80 Absatz 1 Satz 1 im Aktiengesetz (Angaben auf Geschäftsbriefen)

Für eine GmbH ist der §35a Absatz 1 Satz 1 aus dem GmbH-Gesetzbuch zu beachten.

Nach Erstellung eines Pflichtenhefts auf der Basis eines Soll-Konzepts und einer Ist-Analyse mussten folgende Kriterien dabei beachtet werden:

• Der E-Mail-Disclaimer muss einfach an alle ausgehenden Mails automatisch und geschützt gegen Veränderung durch Dritte angefügt werden.
• Eine Komplettlösung, die einen E-Mail-Disclaimer und eine E-Mail-Signaturlösung mit Auslesung des Active Directorys beinhaltet, um so die schon hinterlegten Adressen, Kommunikationsinformationen und Titel mit nutzen zu können.
• Unterstützung des E-Mail-Disclaimers und der E-Mail-Signatur für Outlook und Outlook Web Access (OWA).
• Auch für Standorte einsetzbar, die über VPN Verbindungen mit dem Mutterkonzern verbunden sind (Bandbreitenoptimierte Abfrage).
• Eine schnelle und gute Supportleistung für die Lösung und Updatefähigkeit auch beim Wechsel zu neueren Versionen des E-Mail-Servers berücksichtigt.
• Integration von individuellen Messeterminen und News der Firmen und Töchterunternehmen in die Mail-Signatur.
• Einfache Benutzung und zentrale Verwaltung des Programms für die IT-Systemadministratoren.
• Geringe Lizenz und Supportkosten.

Nach Abschluss der ersten Phase zur Erstellung des Pflichtenheftes musste die zweite Phase definiert werden. Hier wurden die Softwarelösungen anhand des Pflichtenheftes gesucht, um dann in einer virtuellen Umgebung Tests durchführen zu können. Hier stellte sich heraus, dass es anhand des Pflichtenheftes ein Softwarebundle sein musste, sollten alle Anforderungen erfüllt werden. Schon hier erfüllten nicht viele Programme die gestellten Anforderungen des Pflichtenheftes und fielen somit nach den Auswahlkriterien aus. Nach der Auswahl der Softwarelösungen stellten sich im ersten Test der Software schon die ersten Hürden bei der Anbindung an das Active Directory dar. Hier war ein guter und schneller Support nötig. Diese Aufgabe erfüllte bei uns nur die Firma ci solution GmbH. Der schnelle und gute Support erfolgte noch am gleichen Tag. Die gewonnenen Erfahrungen für die Verbesserungen der Softwarelösung wurden dann in die nächsten Softwareupdates mit eingebunden. Somit ist die Entscheidung für die Software „ci-Sign“ und „ci-Mail-Policy“ für uns gefallen.

In der dritten und letzten Phase folgte die Einführung der Software in die Liveumgebung und die Einweisung der Systemadministratoren in die Funktionen und Bedienbarkeit der Software. Mit der neuen Version erfolgte dies schnell und einfach. Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden über die gesetzlichen Anforderungen und die damit stattfindenden Veränderungen des Mail-Verkehrs informiert.

Später kam die Software „ci-Out-of-Office-Manager“ hinzu, die uns auch bei dem Problem der Abwesenheitsnachrichten eine Menge Zeit einspart und den Datenschutz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wahrt.

Wer kennt es nicht, als Systemadministrator vergessene Abwesenheitsnachrichten im Krankheitsfall oder Urlaub einer Mitarbeiterin oder Mitarbeiters kompliziert und unter Beachtung des Datenschutzes nachzupflegen? Die Softwarelösung „Out of Office Manager“ ist eine zeitsparende und kostengünstige Lösung um Abwesenheitsnachrichten von zentraler Stelle aus zu managen. Auch hier ist die Corporate Identity wie bei der Lösung „ci-Sign“ und „ci-Mail-Policy“ gegeben.

Mit der Entscheidung, die ci Produkte einzuführen, bin ich bis heute gut gefahren und kann mich so auch auf die anderen Pflichten eines EDV-Leiters konzentrieren. Aus diesem Grund setzen wir jetzt diese drei Produkte der Firma ci Solution GmbH ein.

PS: Nur mit einer guten Zusammenarbeit kann man die gesetzten Anforderungen auch erfüllen, und dies konnte ich mit der Firma ci solution GmbH umsetzen!

28. März 2009
Ein Erfahrungsbericht von Herrn Benjamin L. Busjahn, Leiter der EDV Abteilung einer mittelständischen Aktiengesellschaft.

Anm. ci solution GmbH - Manfred Büttner:
Herzlichen Dank für Ihren Erfahrungsbericht und die Mühe, die damit verbunden war.

Clientbasierte Signatur:

Vorteile:

1. Der Benutzer sieht was gesendet wird. Mittlerweile spielt auch die Optik einer E-Mail eine Rolle!
2. Durch ein oder mehrere Vorlagen (z.B. mehrere Firmen unter einem Dach) wird ein ci eingehalten.
3. Zentrale Vorlagen bieten Möglichkeiten an die bis dato (vielleicht) nicht gedacht wurde...
   Bsp. Messeankündigung, kleine Werbebotschaften, zufällige Einblendungen
4. Gesetzliche Vorgaben und Disclaimer (was auch immer dabei rechtens ist...) können damit 100% umgesetzt werden.

 Nachteile:

1. Der Benutzer könnte die Signatur "bearbeiten"
   (Was nicht nur als Nachteil zu werten ist)
2. Der Benutzer kann die Signatur "im schlimmsten Fall" aus der Mail löschen.
3. interne Mails werden dadurch oft unnötig lang.

Fazit:

Hier überwiegen klar die Vorteile!

Serverbasierte Signatur:

Vorteile:

1. Einheitliche Signatur (allerdings meist extrem starr gelöst, also meist nur eine Signatur möglich)
2. zentraler Eingriff und schnelle Ankündigungen und Werbemöglichkeiten.

 Nachteile:

1. Der Benutzer sieht NIEMAIL sein fertiges E-Mail vor dem Versand!
   (Wer würde so heutzutage einen Brief versenden?)
2. Der Benutzer sieht auch nach dem Versand nicht die Original E-Mail in Gesendete Objekte.
3. Eine DIGITALE SIGNATUR geht an dieser Stelle verloren!
   (Der Empfänger sieht also nur noch die Signatur. Der Rest der E-Mail wird als Anlage eingefügt.
4. Die meisten Anbieter von Disclaimer-Lösungen unterstützen keinen BCC (Blind Carbon Copy) versand. Wir unterstützen BCC! 

Fazit:
Auch hier wird klar, dass die Vorteile der Clientbasierten Lösung überwiegen.

Lassen Sie uns den größten Nachteil nochmal im Detail beleuchten:
Sie kündigen also eine Messe oder ein Produkt an. Ihr Mitarbeiter wird daraufhin vom Empfänger bzgl. dieses Hinweis kontaktiert. Leider sieht Ihr Mitarbeiter aber nicht was versendet wurde. Das ist alles andere als Professionell. Nehmen wir einen bestimmten beworbenen Artikel. Vielleicht 1 von 100. Bleibt nur zu wünschen dass dennoch eine Information durch Ihren Mitarbeiter gegeben werden kann. Auch hier ein Tipp: verwenden Sie dann eine bestimmte Artikel- oder Identifikations-Nummer.

Lösungsansatz:

Machen wir doch mal eine Kombination aus den Produkten, die unter http://www.ci-solution.com/www.ci-solution.com zu finden sind und picken uns neben CI-Sign noch CI-Mail-Policy heraus.... ein Regelwerk für Exchange.

Vorgehensweise:
Sie setzen Bedingungen (Gruppen, OU's, Masken, Benutzer...)
und Schlagwörter die in einer gesetzlich vorgeschriebenen E-Mail erfüllt sein müssen.
Auf diese folgen Aktionen. Ausnahmen sind möglich für Blackberry und Co.
Neben den genannten sind noch 4 Richtungen des Versand möglich:
Intern gesendet. Extern gesendet. Extern empfangen. Für Serverfarmen: Intern empfangen

Nutzen wir die Vorteile der clientbasierten Lösung: CI-SIGN.
Eliminieren wir die Nachteile der serverbasierten Lösung mit: CI-Mail-Policy

Beispiel:
Signaturen werden mit CI-SIGN verteilt. (Dadurch haben Sie alle clientbasierten Vorteile)

Am Server werden die E-Mails durch CI-Mail-Policy überprüft indem Sie Schlagwörter wie „HRB“ „HRB-Nummer“, „Geschäftsführer-Name“.

Ist die Signatur entfernt (Es fehlen also vorherige Schlagwörter) geht eine oder mehrere Aktionen: (Auszug)

1. Mail löschen und Absender darüber informieren. (Lerneffekt nutzen)
2. Mail versenden aber dynamische Signatur/Disclaimer (kann der gleiche wie in CI-SIGN sein) anhängen.
   (Damit ist dann aber auch wieder der serverbasierte Nachteil vorhanden)
3. Admin (oder wen auch immer) informieren über falsch gesendete E-Mail. (Lerneffekt nutzen)
4. Viele weitere Funktionen möglich!

 Weitere Funktionen:

1. Wird die Mail intern gesendet, dann kann die Signatur an einer bestimmten Stelle abgeschnitten werden!
2. Warum nicht auch gleich noch die nächste gesetzliche Bestimmung einhalten und die E-Mail an ein bestimmtes Archiv senden? Auch nach Gruppen, OU oder benutzerspezifische Archivierung ist damit möglich.
3. Bestimmte Mitarbeiter dürfen nur an festgelegte Mitarbeiter E-Mails senden.
4. Kommt die E-Mail von einem Blackberry-Server kann dies mit einem „Schlagwort“ angezeigt werden und eine Ausnahme von der festgelegten Regel erfolgen. Damit sind wieder alle Möglichkeiten offen z.B. für diese Art E-Mail einen Disclaimer anzufügen. (Blackberry Enterprise kann z.B. ein solches "Schlagwort" anfügen in Form einer statischen Signatur.
5. Logo in der Signatur.
6. Auch serverbasiert können komplette Zeilen entfernt werden, wenn Werte leer sind.
7. Viele weitere Funktionen möglich!

Es gäbe ein Buch zu schreiben welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen. Gerne stehen wir für Ihre Fragen zur Umsetzung in Ihrer „Umgebung“ mit Rat und Tat zur Seite!

Viele Grüße

Manfred Büttner - ci solution GmbH

CI-Sign - Ausgezeichnet mit dem Industriepreis 2008
CI-Mail-Policy - Ausgezeichnet mit dem Innovationspreis 2008

Hier einige Anwendungsbeispiele:

Grundsätzliche Vorgehensweise:
a. Um neue Variablen anzulegen oder bestehende zu ändern wechseln Sie auf der linken Seite im CI-Manager auf "Spezialvariablen/Marketing".

b. Sie können zu JEDER Variable einen Gültigkeitsbereich festlegen.
(Wird kein Datum angegeben ist die Variable immer gültig.)
Es besteht die Möglichkeit ein Startdatum, ein Enddatum oder beides festzulegen.
Im Editor können Sie Ihren zur Variable gehörenden Text nach Belieben formatieren.
Natürlich können auch Grafiken eingefügt werden.

1. Ankündigung Messetermin. Nehmen wir als Beispiel die CEBIT.
Erstellen Sie im CI-Manager eine neue Variable "Messe" (falls nicht vorhanden).
Nun können Sie einen Text eingeben.
Z.B. Wir sind auf der CEBIT vom 03.03 - 08.03.2009 in Halle 01 Stand 01.
Eventuell noch eine Grafik einfügen und Enddatum festlegen: 09.03.2009
Klicken Sie auf Speichern.

Jetzt wechseln Sie in den Editor zurück in Ihre Signatur.
Auf der linken Seite finden Sie die Variablenliste. Scrollen Sie dort nach unten. Dort werden die Spezialvariablen angezeigt.
Platzieren Sie den Cursor in Ihrer Signatur an der Stelle, wo die Messeinformation eingefügt werden soll.
Doppelklicken sie auf die Variable {##Messe}. Diese wird nun eingefügt und sofern Sie kein Startdatum eingegeben haben ab sofort mit angezeigt. Ab dem 09.03.2009 verliert die Variable ihre

gültigkeit und wird damit nicht mehr angezeigt.
Sie müssen sich also erst wieder um die Variable kümmern, wenn die nächste Messe ansteht.

Speichern sie Ihre Signatur und Verteilen Sie diese nach einem Test erneut.
Jetzt werden die neuen Signaturen in Ihrer Firma verwendet.

2. Produkte/Dienstleistungen bewerben
Bleiben wir bei unseren Beispielen und bewerben 3 Produkte/Dienstleistungen per Zufall.
Wir benötigen die Variablen ##myInfo_1, ##myInfo_2, ##myInfo_3
Geben Sie ein entsprechendes Gültigkeitsdatum ein.
Bearbeiten Sie die jeweiligen Variablen mit Text und Speichern Sie diese.
Jetzt wechseln Sie in den Editor zurück und fügen die folgende Variable ein: {##myInfo_random}
CI-Sign geht nun folgendermaßen vor:
Die gültigen Variablen werden eingelesen.
Ist mehr als eine Variable gültig wird per Zufall eine ausgewählt und an entsprechender Stelle plaziert.

3. Variablen mit Active-Directory Daten mischen.
Nehmen wir an Sie haben zwei Niederlassungen oder Firmen und möchten unterschiedliche Geschäftsführer, Dislacimer oder Werbung machen.
Dazu können Sie die Variablen mit Active-Directory Daten mischen.
Im Active-Directory haben Sie z.B. bei den Benutzern unter Adresse beim Wert Ort (Variable @@l) München bzw. Berlin  eingetragen.
Sie wechseln auf der linken Seite im CI-Manager auf "Spezialvariablen/Marketing".
Erstellen Sie zwei neue Variablen: myDisclaimer_München und myDisclaimer_Berlin.
Tragen Sie entsprechenden Text ein und Speichern Sie.
Wechseln Sie in den Editor und fügen Sie folgende Variable ein: {##myDisclaimer_@@l}
CI-Sign geht nun folgendermaßen vor:
Die Variable @@l nimmt innerhalb der Signatur den Active-Directory Wert des Benutzers an.
Dadurch ändert sich diese Variable benutzerspezifisch z.B. in {##myDisclaimer_München}.
An der entsprechenden Stelle wird nun der entsprechende Inhalt der Variable eingefügt.

Hinweis: Ist ein Benutzer weder München noch Berlin, ist die Variable ungültig und es wird nichts angezeigt.
Auch das soll kein Nachteil sein. Sie müssen sich damit nur um das wirklich kümmern was Sie vorhaben und sich nicht auch noch um Ausnahmen bemühen.

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Der Ci-Manager hat verschiedene Möglichkeiten der Ansichten. Somit kann die Marketingabteilung für entsprechend aktuelle Einblendungen sorgen während die eigentlichen Signaturen nicht geändert werden können.

Vor allem der unter Punkt 3 Beschriebene Vorgang in Verbindung mit dem Active-Directory ist ein sehr mächtiges Werkzeug!
Damit ergeben sich unzählige Möglichkeiten.
Falls Sie dazu Fragen haben melden Sie sich einfach bei uns.

Wie bei vielen Webseiten werden auch bei Email Signaturen, Tabellen gerne verwendet um Elemente (Grafiken oder Text) zu positionieren. Wir stellen fest, dass es dabei häufig zu Problemen bei der Formatierung der Schrift kommt. So wird die Schrift z.B. fehlerhaft dargestellt oder die Formatierung (andere Schrift, Schriftgröße, …) wird gar nicht erst übernommen. Das macht sich meist erst bemerkbar nachdem man die, mit einem HTML Editor erstellte, Signaturvorlage in Outlook kopiert bzw. verwendet.

Umstellung auf Outlook 2007 verstärkt Formatierungsprobleme

Verstärkt hat sich das Problem zusätzlich durch die Umstellung auf Outlook 2007. Denn, seit Outlook 2007 ist man gezwungen Tabellen für zweispaltige Layouts zu verwenden. Grund dafür ist, dass seit Outlook 2007 Microsoft Word von Outlook als einziger Editor zum Schreiben und Anzeigen von Emails verwendet wird. Bei den früheren Versionen von Outlook (2000 / XP / 2003) war es noch möglich das in Outlook unter "Extras > Optionen > E-Mail-Format" einzustellen (siehe Screenshot).

Anstatt den neuen Internet Explorer 7, bei dem die Darstellung von Cascading Stylesheets (CSS) deutlich verbessert wurde zu verwenden, verliert Outlook 2007 durch die Umstellung auf Word 2007 einen Großteil dieser Funktionalität. So wird beispielsweise das Attribut "align", welches zur Erstellung mehrspaltiger Layouts benötigt wird, nicht mehr unterstützt. Deshalb muss man nun auf Tabellen zurückgreifen. Hinzu kommt, dass Word 2007 Formatierungen mittels dem <font> Tag innerhalb von Tabellen nicht interpretiert - hier muss man das <span> Tag in Verbindung mit dem "style" Attribut verwenden. Nachdem allerdings viele HTML Editoren das <font> Tag zur Formatierung der Schrift verwenden, kommt es hier zu Problemen. Die Fehler werden meist erst dann ersichtlich, wenn man den mit einem HTML Editor erstellten Code in Outlook verwendet. Was vorher optisch ansprechend war (hoffentlich ;)) sieht nach dem Kopieren plötzlich zum davonlaufen aus.

Das nachfolgende kleine Beispiel soll das Ganze verdeutlichen. Es handelt sich um eine Tabelle mit 2 Spalten und einem Beispieltext. Die Schriftart soll Arial, 12px, Farbe: #dddddd (hellgrau) sein.

Die meisten Editoren erzeugen dafür folgenden Code:

<table>
  <tr>
    <td>
      <font face="arial" size="12px" color="#dddddd">
        Beispieltext 1
      </font>
    </td>
    <td>
      <img src=http://www.irgendeineurl.de/img.jpg /><br />
      <font face="arial" size="12px" color="#dddddd">
        Beispieltext 2
      </font>
    </td>
  </tr>
</table>

Die rot markierten Tags werden von Microsoft Word nicht interpretiert. Stattdessen muss das <span> Tag in Verbindung mit dem "style" Attribut verwendet werden. Der Code sieht dann wie folgt aus.

<table>
  <tr>
    <td>
      <span style="font-family:arial; font-size:12px; color:#dddddd;">
        Beispieltext 1
      </span>
    </td>
    <td>
      <img src=http://www.irgendeineurl.de/img.jpg /><br />
      <span style="font-family:arial; font-size:12px; color:#dddddd;">
        Beispieltext 2
      </span>
    </td>
  </tr>
</table>

Mit dieser Änderung wird die Signatur auch in Outlook 2007 immer korrekt angezeigt.

Hier noch einige weiterführenden Informationen zum Thema:

• HTML in E-Mails - Mit Outlook 2007 in die Steinzeit - Bericht erschienen auf golem.de
• A Guide to CSS Support in Email: 2007 Edition - Eine Studie zur CSS-Unterstützung der verschiedenen Email Clients (englisch)
• A Guide to CSS Support in Email (Chart PDF) - PDF Chart (2 Seiten) mit einer Übersicht welche CSS Eigenschaften von welchen Clients unterstützt werden.
• Detaillierte Informationen zum <font> Tag sowie zu den CSS-Entsprechungen finden Sie unter http://de.selfhtml.org/html/text/schrift.htm. SELFHTML ist übrigens eine sehr gute Quelle, mit Dokumentation und vielen nützlichen Tipps, wenn es um HTML und CSS geht.

Für Kunden die unseren in CI-Sign integrierten HTML-Editor verwenden, haben wir unter Support > FAQ eine Beschreibung hinzugefügt, die zeigt wie Sie das Problem mit unserem Editor umgehen können.

Der CI-Manager wird als einzelnes Produkt nicht mehr angeboten. Falls Sie ausschließlich den CI-Manager verwendet haben, haben Sie die Möglichkeit diesen weiterhin über die kostenlose Version von CI-Sign zu verwenden. Die kostenlose Version finden Sie unter Download > CI-Sign.

Mehr über den Industriepreis 2008 erfahren Sie auf der Website der Initiaitve Mittelstand.

Neue Fuktionen:

• Der Wunsch nach einer Möglichkeit zur schnellen Generierung von Vorlagen und eren Verteilung im Netzwerk wurde umgesetzt.
• Mit einer leicht zu konfigurierende Software ist die Verteilung von dynamischen Autosignaturen nun in kürzester Zeit möglich.
• Autosignaturen lassen sich nun auch gezielt nach Gruppen zuordnen

Änderung bereits vorhandener Funktionen:

• Der CI-MANAGER, ist nahtlos in das Softwarepacket integriert worden und um einige Funktionen erweitert worden.

Wir sind stolz darauf, dass unsere Software inzwischen weltweit mit über 250.000 Benutzern im Einsatz ist. Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen und für die zahlreichen Vorschläge die uns helfen CI-Sign weiterhin für Sie zu verbessern!