Version 2 zu 3 zu 4

In Version 3 wurden einige Funktionen entfernen, die nicht mehr zeitgemäß sind, oder die sich aus unserer Sicht als zu komplex erwiesen haben.

Hier eine Liste der entfallenen Features, mit einem kurzen Hinweis, wie diese künftig machbar sind und bleiben. Wenn Sie eine oder mehrere dieser Funktionen nutzen setzen Sie sich ggf. mit uns in Verbindung.

  1. Offline Archive – Durch Webschnittstelle und RDP Verbindung wesentlich eleganter lösbar.
  • Archive sind damit immer aktuell, und nicht nur so aktuell, wie die letzte Offline-Synchronisierung.

  • Sicherheitstechnisch verlassen die Archive nicht mehr das Haus.

  • Die Rechnerleistung der lokalen Maschine wird verwendet und Verbindungsprobleme sind dahingehend ausgeschlossen.

  • Volle Funktionalität (RDP) also, statt „abgespeckter” App-Versionen.

  1. Journal-Archivierung (als Storage für die anderen Benutzer) Das Journal als Mailbox kann natürlich Archiviert werden. Ist weiterhin möglich aber durch neues Feature nicht mehr empfohlen.
  • Auch die „Übersichtlichkeit” kann gewährt werden, indem die Mailbox als Journal-Mailbox gekennzeichnet wird (damit werden die Anlagen als E-Mail einsortiert und sind auch auffindbar)

  • Mit den neuen Features (Wiederherstellbare Elemente Archivieren, ab Exchange 2010 SP2) kann ein Benutzer zwar E-Mails löschen, diese Archivieren wir dennoch, wenn sie dies möchten.
    Die eigentliche Journal-Funktion wird damit nicht mehr benötigt und erspart viel Speicherplatz und Rechenleistung auf Ihrem Exchange Server.

  1. Outlook Integration. Durch die Suchmöglichkeiten im Archiv wird dies überflüssig und ist nur „Speicherfressend” für den Exchange.
  • Microsoft passt mit jedem Service Pack die Suchergebnisse nach unten an. Als Standard werden Beispielsweise in Outlook 1000 Ergebnisse zurückgegeben.
    Für den Benutzer mag das reichen. Für eine Archiv-Software ist das definitiv zu wenig. Die Werte konnte beim Exchange 2010 noch auf 50.000 angepasst werden. Mit jedem Service Pack wurde dies dann weniger und wir sind jetzt gerade mal bei einem Maximum von 10.000. Wenn nun, wie mit der Outlook Integration also immer die gleiche Anzahl an E-Mails vorhanden ist, obgleich ja eine Löschoption aktiv ist, dann spricht das eigentlich gegen das „neue” Konzept von Microsoft. Auch diese Feature hat die Zeit „überholt”. Aus unserer Sicht sind die verbleibenden Vorteile zu gering, denn unsere Volltext-Suche innerhalb der Archive ist zwar Größenabhängig (was jedem Admin/Benutzer klar sein sollte), aber wesentlich schneller, als Standardmittel in Outlook / Exchange. Ich gehe sogar so weit zu sagen, dass Outlook / Exchange die Ergebnisse überhaupt nicht in einer angemessen Zeit zurückbringen kann.
  1. PST Import. - Dies kann sehr einfach über den Exchange Server automatisiert eingelesen werden und einer Benutzermailbox zugewiesen werden. (Ist im Handbuch bereits seit langem so empfohlen).
  • automatische Importfunktionen seit Exchange 2007 machen den „leidigen” PST Import komplett Überflüssig.

  • Da wir von einer Quell- in eine Ziel-Mailbox Archivieren können, kann ein PST in separatem Postfach ablaufen, ohne an Kontingente zu stoßen und dann einfach beim Benutzer archiviert werden.

Warum entfallen diese Features?

Neben der Kombination aus aktuellen Exchange Features müssen wir einfach auch mal einen Schritt zurückgehen um die mittlerweile gewachsene Komplexität aus dem Produkt zu nehmen. Alles was wir der Software an Funktionen entnehmen kann mittlerweile über Standards mehr als abgefangen werden. Die mit den ganzen Optionen einhergehende Einrichtung erschreckt auf den ersten Blick. Obgleich CI-Archive sehr einfach einzurichten ist, hat es doch eine gewaltige Funktionalität, die man oft erst in komplexeren Umgebungen mit sehr vielen Benutzern erfährt.

An dem Grundgedanken der Skalierbarkeit wird sich also nicht ändern. Nur der erste Eindruck auf das Archivsystem muss einfacher und noch intuitiver werden. Die Erfahrung im Support zeigt hier, dass sich die Kunden oft mit Features beschäftigen, die sie letztlich gar nicht brauchen. Jedes Feature muss schließlich ausprobiert und hinterfragt werden. Dabei ist es wie bei vielen Office Produkten letztlich auch… wieviel Prozent der Funktionalität von MS-Word benötigt der normale Benutzer/Kunde denn? Mehr als 5%? (Ich glaube es noch nicht einmal)

Mit den letzten Optimierungen haben wir die Software in punkto Schnelligkeit erheblich erhöht. Sicher dauert eine Erstarchivierung in Abhängigkeit der Mailboxgröße seine Zeit, doch gerade hier ist eine Zeitersparnis von mind. 30% herausgekommen.

Warum die Umstellung?

Hier einmal ein Beispiel warum teilweise auch größere Umstellungen notwendig werden. Mit Exchange 2010 wurde ein Limit eingeführt, dass die Rückgabewerte einer Suche per Standard auf 1.000 Datensätze begrenzen. Wenn Sie also eine Suche ausführen erhalten Sie um die 1.000 Ergebnisse zurück. Ganz gleich, ob es mehr davon gibt. In Outlook sieht dieser Vorgang so aus, also ob Sie eben sehr schnell Resultate erhalten. Für ein Archivsystem, dass bei der Erstarchivierung aber alle E-Mails benötigt ist das zu wenig. Per CMDLET konnte dieser Wert auf 50.000 angepasst werden. Sobald wir also in die Nähe dieser Größenordnung gekommen sind, haben wir automatisch die Zeitoptionen angepasst um alle E-Mails zu finden aber auch gleichzeitig die Anzahl der Abfragen an den Exchange klein gehalten. Nun wurde mit Service Pack 2 das maximale Limit auf 10.000 begrenzt. Die Dynamik wurde nun schon erheblich aufwendiger, denn 50.000 Mails sind nicht unüblich in so mancher Mailbox. Auch eine komplette Umstellung der in der Journal-Mailbox dargestellten E-Mails, die nun von der lesbaren E-Mail in eine Anlage gewandert sind machte eine Anpassung am Archivsystem unablässig.

Darum ist es wichtig das Exchange System als auch die Archivierungs-Software aktuell zu halten. Sicher ist uns bewusst dass man so manches Service-Pack nicht einfach mal so einspielen kann. Ein Update von Exchange 2013 auf CU 2 dauert dann schon mal ein paar Stunden, in der der Exchange letztlich nicht verfügbar ist. Dennoch gibt es eben auch Kunden die selbst nach Jahren noch mit alten Service-Pack’s anzutreffen sind.

Wie und wann erfolgt der Umstieg auf die Version 4?

ALLE Kunden die derzeit noch mit CI-Archive Version 1, 2 oder 3 arbeiten können wie immer über Internet-Update vollautomatisch aktualisieren. Es besteht hier keine Eile, eine neue Version herauszubringen, da wir nicht „Jahresorientiert” mit neuer (zu verkaufender) Software auffahren, sondern dann neue Versionen machen, wenn sich die dahinterliegende Technologie ändert. Dies ist ebenfalls immer ein „sanfter” Übergang, da die letzten Versionen, in diesem Fall der Version 2 bereits die neuen Features enthalten und dann eben aus der laufenden Revision heraus eine Umstellung erfährt. Wichtig ist derzeit, dass Sie einmal prüfen, welche Version Sie derzeit einsetzen und ggf. auf die aktuelle Version wechseln.

Immer wieder stellen wir fest, dass Kunden nach vielen (vielen) Jahren noch Versionen 1 von uns einsetzen. Diese funktionieren auch auf den ersten Blick und teilweise erwarten sogar unsere Kunden, dass dann eine Software aus dem Jahr 2007 z.B. ein Outlook 2013 oder gar Exchange 2013 unterstützt. Gerade im Bereich Archivierung, also der direkten Anbindung an Exchange ist es wichtig, dass die Service Packs (die ja meist aktuell sind) dann auch mit der von uns angeboten Software Version zusammenarbeiten kann.

Aber auch den anderen Fall gibt es immer wieder, dass man eine aktuelle Version von uns einsetzt (oder Testet) und noch beispielsweise mit einem Exchange 2010 bis Service Pack 2 arbeitet. Das Service Pack 3 von diesem Exchange ist kostenfrei erhältlich und seit Februar 2013 erhältlich.

Es fällt mir schwer zu glauben, dass für eine Installation die ca. 2 Stunden dauert bis dato keine Zeit war und von uns verlangt wird, dass wir dann einzelne Funktionen prüfen.

Supportaufkommen in Verbindung mit dem Report

Sie können und sollten sich nach der Archivierung einen Report zustellen lassen. Der Report ist ebenfalls „gewachsen” und aus vielen Fehlermeldungen wurden „erklärte” Probleme, die in vielen Fällen einfach nur mit der Rechtevergabe oder einfach nur einer fehlenden E-Mail Adresse beim Benutzer im Active-Directory zusammenhängt. Wenn im Report also eine Meldung wie „leere E-Mail Adresse” erscheint, dann macht es keinen Sinn hier nachzufragen, als vielmehr einfach mal die Active-Directory Daten des Benutzers zu überprüfen. Bei mancher Migration von Exchange 2003 auf Exchange 2010 wir die primäre E-Mail Adresse seitens Microsoft nicht aktualisiert. Ein kleiner Fehler, mit großer Wirkung. Des Weiteren bieten wir in der Software ja auch eine Automatik an, die neue Benutzer automatisch zum Archiv hinzufügt. Wir unterscheiden dabei nicht nach Gruppenpostfach oder Ressourcenpostfach (welches vielleicht nur für Terminverwaltung benutzt wird). Wir fügen diese also an und Sie erhalten ggf. im Report einen vor genannten Fehler. Prüfen Sie also die aufgetretenen Fehler und korrigieren Sie diese. Zu erwarten, dass die Zeit dieses Problem löst wäre dann etwas zu einfach gedacht und wird sicher nicht passieren.

Ich danke Ihnen, dass sie meine Zeilen bis hierher gelesen haben und kann Ihnen versichern, dass Sie in Punkto E-Mail Archivierung auf ein stabiles, zeitgemäßes Produkt gesetzt haben, das wir auch künftig aktuell und mit neuen Funktionen ausstatten werden. Nebenbei Bemerkt wurde das Produkt CI-Archive 2014 mit dem Innovations- und dem Industriepreis als „Best of” ausgezeichnet.

Sollten Sie noch Anregungen, Wünsche oder Kritik haben, scheuen Sie sich nicht uns diese zu nennen.