Einleitung

CI-Archive – Vorwort

Die aktuelle Version 4 geht nahtlos aus Version 3 hervor. Neue Versionsnummern gibt es bei uns i.d.R. nur, bei Technologieumstellungen, die in diesem Fall durch die Anbindung an unser CI-Cloud-Portal zur Archivierung von Office 365 Benutzern über Token als auch die Unabhängigkeit zum .Net Framework 3.5 bzw. 4 (ab Windows 10).

Die Web-Schnittstelle hat eine komplette Überarbeitung des Layouts (Ansichten Möglich wie in Outlook) und einigen Funktionen zur asynchronen Anzeige.

Im 4-Augen-Prinzip ist ein Löschen von E-Mails möglich. Es verbleibt in der STORAGE-Datei lediglich ein Hinweis, auf DATUM/UHRZEIT und den Ordner. Dies muss Grundsätzlich vorhanden sein um LÖSCHEN nachzuweisen, sofern dann eine E-Mail gesucht wird.

Wir haben unsere zuverlässige E-Mail Archivierung ab einschl. Revision 2.0.62 noch einen Level erhöht, indem wir bereits gelöschte Elemente ebenso archivieren können. Damit wird eine Journal-Archivierung letztlich überflüssig und alles wird sauber beim Benutzer archiviert.

Verweis: https://www.technet.microsoft.com/de-de/library/ee364752(vexchg.150).aspx

Ebenso stören z.B. über Nacht geöffnete Archive (Rechner wird nicht mehr abgeschaltet und Benutzer befindet sich im Zugriff auf die Archive) nicht mehr, da wir die Archive dann am Client schließen und für die Dauer der Archivierung Sperren.

Möglichkeit der IMAP Archivierung. Einige Kunden steigen neben der Cloud auch auf Provider wie GMail, Yahoo oder Outlook.com (Microsoft) um. Um diesen gerecht zu werden, haben wir diese neue Möglichkeit geschaffen. Damit werden auch Systeme wie Kerio und andere Mailserver (meist ohne API) unterstützt.

Nach der gesetzlichen „Anhebung” der E-Mails zum Geschäftsbrief stellt sich weniger die Frage ob Archivieren oder nicht, als vielmehr mit welcher Software dies erfolgen soll. Hierzu ein Report, hier Auszugsweise aus:

https://www.computerwoche.de/management/it-strategie/576672/

Fristlose Kündigung
*Saumselige IT-Chefs wandeln dabei auf dünnem Eis: Kann ihnen mangelhafte Pflichterfüllung nachgewiesen werden, so bekommen sie arbeitsrechtliche Probleme - mit der möglichen Konsequenz einer fristlosen Kündigung. Zudem könnte das Management de jure Schadensersatz von ihnen fordern, falls das Finanzamt die Unternehmenswerte aufgrund der lückenhaften Geschäftskommunikation einer Zwangsschätzung unterzieht, denn die fällt mit Sicherheit eher zu hoch als zu niedrig aus.

Die Entwicklung von CI-Archive hat eine Reihe von Produkt-Checks vorangestellt. Einige Produkte habe ich mehr oder weniger erfolgreich getestet bis klar wurde, dass ich einen anderen Weg gehen werde, als existierende Archiv-Systeme. Es sollte nicht darum gehen, ein „Speicher”-Problem auf einen anderen Server zu verlagern. Denn genau das passiert wenn man von einem Exchange-Server auf eine SQL-Datenbank „umzieht”.

E-Mails werden unverfälscht gesichert! D.h. es gibt keinen „Mechanismus” der die E-Mail zerstückelt um ein sog. Single File Storage (meist von Anlagen) zu erreichen um dann bei einer Wiederherstellung bzw. der Anzeige diese wieder „restauriert” werden muss. Ist es nicht ein Widerspruch in sich selbst wenn man E-Mails als Original speichert und diese dabei „zerteilt”? Ich denke schon.

Selbstverständlich verwenden auch wir eine Kompression, die auf dem ZIP Standard aufbaut um den Datenspeicher (Storage) komprimiert und schützen diesen mit einer 256 Bit Verschlüsselung. Weitere Einzelheiten und technische Details finden Sie auf den nächsten Seiten.

Archivierung und damit meine ich Langzeitarchivierung ist ein komplexes Thema. Viele unterschiedliche Vorgehensweisen sind mit unserer Software möglich. Keine davon ist falsch. Deshalb empfehle ich Ihnen in Ihren Tests zunächst einmal keine E-Mails zu löschen. Wir haben dazu in der manuellen Archivierung eine „Simuliere Löschen”-Option. Eine E-Mail die im Archiv ist kann dort nicht mehr gelöscht werden. Deshalb sollten Sie darüber im Klaren sein, ob z.B. private E-Mails erlaubt sind oder nicht. Selbst wenn dies bis heute nicht so war, rechtfertigt dies nicht, dass Sie eine private E-Mail von gestern Archivieren. Dies als Überlegung für Ihre ersten Schritte… Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Manfred Büttner

CI-Archive – Der erste Eindruck

Bevor wir mit Informationen zur Konfiguration und Installation fortfahren hier ein erster Eindruck über die Hauptoberfläche der Archivierungs-Software CI-Archive.

Der Linke Bereich zeigt die Benutzer und deren Archive (hier pro Jahr). Als authentifizierter Benutzer können Sie alle sehen. Als Benutzer sehen Sie nur die eigenen Archive sowie eventuell zugewiesene Archive anderer Mitarbeiter oder öffentlicher Ordner. Die Informationsfenster zeigen zum jeweiligen Benutzer die Archive, Größen und Pfade an. Mit der rechten Maustaste auf die Tabelle stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung.

Im unteren Bereich werden Fehlerinformationen angezeigt und wie oft diese aufgetreten sind. Diese können hier manuell bearbeiten. Auch hier stehen mit der rechten Maustaste auf die Tabelle verschiedene Funktionen zur Verfügung. Unter Extras kann die Information auf alle Benutzer umgestellt werden.

Der Anmeldebildschirm erlaubt neben den Admins oder als Administrator zugelassenen Benutzern auch den Zugriff für „Jeden” im Benutzerdialog. Hier werden dann nur die dem Benutzer zugewiesenen oder persönlichen Archive angezeigt.

Sofern „Immer im Benutzerdialog starten” aktiviert wurde lässt sich dies unter Datei – Sprache / Language wieder ändern.

CI-Archive – Die E-Mail-Ansicht

Der grundsätzliche Aufbau ist ebenso wie die Bedienung entspricht weitestgehend der von Outlook.

Links werden die Archive (hier: Administrator-Ansicht) aufgelistet. Diese können aufgeklappt werden und zeigen dann die Ordnerstruktur wie in Outlook/Exchange an.

Sie finden unter Wie kann ich . . . ? hilfreiche Anleitungen zur Bedienung als auch der Suche und Filterung von E-Mails.

CI-Archive – Beschreibung

Das Thema Archivierung, speziell E-Mail-Archivierung wird von verschiedensten Herstellern von Archiv-Software sehr Unterschiedlich aufgefasst. Oftmals wird die „Problematik” einfach nur von einem Exchange z.B. auf einen SQL-Server (oder sonstiger SQL) transportiert. Das Ergebnis ist letztlich aber immer das gleiche: Die Datensicherung hat nicht weniger zu tun. Im Gegenteil: Ständige Zunahme der Daten, allem voran der Exchange (E-Mail) Datenbank sorgt für immer länger dauernde Sicherungen oder hochwertigeren und damit kostspieligeren Sicherungsgeräten / Medien.

Sicher kosten Festplatten derzeit nicht mehr viel Geld, sichert man dann also seine Exchange Datenbanken mit einem Raid 1 oder Raid 5 ab. Auch die Festplattengröße nimmt stetig zu. Mussten Sie einmal eine Festplattenüberprüfung auf einer 300 GB Platte ausführen? Da geht mindestens 1 Stunde lang nichts.

Wie ändern wir das?

Wir sichern pro Benutzer. Damit entsteht ein transparentes Archiv-System. Sicher wird das zu sichernde Volumen zunächst ansteigen (wir gehen jetzt einmal von einer Testphase aus. D.h. Sie sichern Ihren Exchange-Server weiterhin wie Sie es bisher getan haben). Aber ab einem gewissen Zeitpunkt haben Sie folgende Vorteile:

  1. Weniger Daten in der Mailbox (Speicherplatz der Exchange Datenbank nimmt ab)

  2. Bereits gesicherte Archive (DVD, USB-Stick, externe Festplatte) müssen nicht nochmal gesichert werden und brauchen auch auf der täglichen Sicherung keinen Platz mehr.

  3. Durch zentrale Verwaltung der Archivierung ist sichergestellt, dass die Daten unveränderbar gesichert werden. (Anmerkung: Eine PST Datei, die Outlook erzeugt ist keine Archivierung)

  4. Archive sind „transportabel”. Diese stellen Sie für Ihre Notebook Benutzer einfach per USB Stick zur Verfügung.

  5. Bedienung ist sehr einfach und leicht Verständlich. Outlook Look & Feel.

  6. Volltextsuche steht sofort zur Verfügung.

  7. Gleiche Datenstruktur wie in Outlook / Outlook Web Access (OWA).

  8. Multilinguale Software, derzeit Deutsch und Englisch.

  9. Die Archivierung kann von Server- oder Client-Seite übernommen werden.

Ein Beispiel: Nehmen wir unseren Benutzer „Meier” mit einem E-Mail Postfach, dessen E-Mails bis ins Jahr 2008 zurückgehen. Aktuell haben wir das Jahr 2015 (es sei hier nur erwähnt. Handbücher haben manchmal ein recht eigensinniges Dasein). Es gibt mehrere „Modis”. Hier unser „bevorzugter”:

Sicherung per User, pro Jahr, bis zu einer maximalen Speichergröße.

Wir sichern nun für unseren Benutzer alles was im Jahr 2008 liegt in ein Storage. Vereinfacht:

Alles aus 2008 kommt in Meier_2008_1.
Alles aus 2009 kommt in Meier_2009_1.
Alles aus 2010 kommt in Meier_2010_1… usw.

Nun haben Sie die Option alles ab einem bestimmten Datum bzw. älter als [Datum] im Exchange Postfach zu löschen. Wir nehmen hier als Beispiel: Lösche alles, älter (und gleich) 31.12.2008.

Damit wird das Exchange Postfach kleiner, da alte Mails nicht mehr vorgehalten werden müssen. Das Archiv 2008 sichern Sie nun auf eine externe Festplatte bzw. DVD oder sonstiges Medium. Sie können (müssen aber nicht ) dies auch auf einem USB Stick direkt an den Benutzer übergeben und dieser hat somit direkt und einfach Zugriff auf das Archiv.

Ein weiterer Vorteil dieser Sicherungsart ist die begrenzte Größe der Archivdateien. Damit ist nicht unbedingt die Festlegung der maximalen Größe gemeint sondern vielmehr, dass die Archive alleine durch die Benutzer bereits getrennt sind. Sie haben also nicht irgendwann einen riesigen Datenspeicher vor sich, mit dem Sie erst einmal umgehen müssen und vor allem können müssen.

Wenn also ein Datenspeicher von sagen wir einmal 100 GB täglich gesichert werden muss, dann ist das zum einen eine Zeitfrage und natürlich gehen jetzt schon langsam die sicheren Medien aus. Z.B. Raid. Wir bevorzugen also praktische Möglichkeiten wie z.B. DVD, nachdem der Datenspeicher geschlossen wurde. Der speicher selbst kann auf einer einfachen USB Platte oder sonstigen Medien die technisch gesehen eben nicht „hochsicher” sein müssen temporär zur Verfügung stehen. Sie verlieren aber auch keine Daten, wenn das Laufwerk einmal defekt sein sollte.

Erlauben Sie Ihren Benutzern Offline Archive, so hat der Benutzer z.B. Unterwegs alles dabei! Auch die Outlook Integration ist eine Variante, mit der wir die Mails die letztlich aus Exchange gelöscht wurden im „Textformat” und der gleichen Ordnerstruktur in einem Archivordner zur Verfügung stellen. Diese E-Mails sind also in der Outlook suche als auch unter OWA und sonstigen Mobilen Geräten verfügbar innerhalb der Suche. Werden diese nun an eine bestimmte E-Mail Adresse weitergeleitet so stellt CI-Archive diese mittels ci-Mail-Policy wieder her. Und zwar von jedem Ort der Welt.

Wie sollen Sie denn jemals wieder etwas finden?

Nehmen wir zum besseren Verständnis einmal einen beliebigen anderen Hersteller, die ja meist „alles in einen Topf” bis zu einer gewissen Größe oder einem Zeitbereich „Archivieren”. Es ist Absicht, hier Archivieren in Hochkommas zu setzen. Was passiert? Je nach Mail-Aufkommen werden Sie also in diesem Fall Sagen wir mal 4 GB Große Dateien erhalten. Die tatsächliche Größe spielt keine Rolle. Es können also auch 50 GB oder andere Größen sein.

Bei 100 Benutzern, die z.B. in einer Branche arbeiten, die eben auch entsprechend Große Anlagen haben z.B. Grafiken, CAD Daten, Dokumente haben Sie hier in kürzester Zeit sehr viele Datenspeicher, die sicher alle auf ein Medium ala DVD passen werden. (Vernünftiger ist es bei den Datengrößen auf einen USB Datenträger oder besser noch ein Raid System zu kopieren. Diese sind mittlerweile für wenig Geld mit sehr viel Speicher erhältlich).

Nehmen wir einen Wert, den ich für realistisch halte. 2 GB pro Benutzer pro Jahr. Bei Ihren Benutzern wird der Wert schwanken. Eine Marketingabteilung wird vermutlich wesentlich höhere Postfächer haben, während Benutzer am Empfang eben auch wesentlich kleinere Postfächer haben werden.

Bei 2 GB kommen wir bei 100 Benutzern also auf 200 GB an Daten, die in diesem Beispiel also auf 4 GB und damit auf 50 Datenspeicher aufgeteilt sind.

Nun vergehen 5 Jahre und Sie müssen für einen Benutzer archivierte E-Mails filtern.

Was also passiert. Alle evtl. ausgekoppelten Datenspeicher müssen zunächst wieder in die Datenbank. Also 1000 GB, die dann am Server indiziert werden. Sie wühlen sich dann nach einiger Zeit der Indizierung (die meisten SQL Indizierungen benötigen mehrere Stunden um einen solchen Datenbestand wieder zu indizieren).

Sie suchen aber in den meisten Fällen im Archiv eines bestimmten Benutzers.

In unserer Vorgehensweise sprechen wir also nicht von 1000 GB sondern gerade mal von 10 GB. Diese sind aber durch keinen SQL-Server zu Indizieren, weil wir einen solchen nicht benötigen. Unsere Archive sind bereits indiziert und damit durchsuchbar sobald die erste E-Mail Archiviert wird. Und das ändert sich auch nicht mit jeder weiteren E-Mail.

Sie können das Archiv eines Benutzers sogar direkt öffnen. Von einem beliebigen Datenträger und damit auch in kürzester Zeit.

CI-Archive – Zugriff auf das Archiv?

Wie bereits erwähnt können die Datenspeicher mittels Rechte-Vergabe zentral eingesehen und verwaltet werden. Aber auch auf einem USB Stick (DVD oder andere Medien) kann auf ein Archiv zugegriffen werden. Die Daten werden in der gleichen Struktur wie in Outlook angezeigt. Die Volltextsuche kann über ein Archiv suchen oder auch über mehrere. „Normalerweise” ist es doch eher so, dass man innerhalb eines bestimmten Benutzers etwas sucht. Aber eben auch Ausnahmen soll es geben. Und weil dem so ist kann die Suche bei Bedarf über alle Archive (Benutzer) ausgeweitet werden.

Die E-Mail wird direkt angezeigt. Dabei werden nur belegte Felder angezeigt. Gibt es also keine bcc Empfänger (als Beispiel für diverse E-Mail Felder) wird hierfür auch kein „Platz” in der Anzeige verschwendet.

Die E-Mail kann

  1. als Original EML Datei angezeigt werden. Dieses Format wird von den meisten E-Mail Programmen verwendet wie Outlook-Express, Microsoft Mail, Exchange, und viele mehr, oder

  2. als MSG Datei angezeigt werden und damit direkt in Outlook geöffnet.

  3. Direkt im Dateisystem gesichert werden. In der vorliegenden Struktur, an einem gewissen Ort als EML oder MSG Datei.

  4. Aus dem Dateisystem kann per Drag & Drop direkt in Outlook gespeichert werden.