Anhang A Gesetzliche Anforderungen für Archivierung

Ein Mindestmaß an Archivierung muss jedes Unternehmen betreiben. Im Handelsgesetzbuch (HGB) ist in
§ 257 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen festgelegt,
welche kaufmännischen Unterlagen für wie lange aufbewahrt werden müssen.

Wichtig: Diese Regelungen gelten auch für Emails! Lesen Sie dazu auch den Artikel Email Archivierung. Anhang B

Hierzu mehr unter E-Mail Archivierung - Welche E-Mails müssen archiviert werden.

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beläuft sich dabei auf sechs Jahre für die Handelsbriefe und zehn Jahre auf die übrigen Dokumente. Diese Aufbewahrungsfrist beginnt mit Abschluss des Kalenderjahres. In dieser Zeitspanne ist das Unternehmen verpflichtet auf seine Kosten den Erhalt und die Lesbarkeit sicher zu stellen (HGB §261). Auf Grund dieser Verpflichtung müssen auch Rückstellungen für die Archivierung dieser Dokumente gebildet werden.

Ähnliche gesetzliche Forderungen werden auch in der Abgabenordnung (AO) § 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen und in § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen gemacht.

Gesetzliche Anforderungen nach Branche

Zusätzlich zu diesen allgemeinen gesetzlichen Forderungen gibt es aber auch branchenspezifische Anforderungen an Dokumentation und Archivierung. Dies lediglich als Auszug.

Sanktionen

Direkte Sanktionen für die Verletzung der Pflicht aus § 257 HGB gibt es nicht. Indirekt droht bei Nichtbeachtung allerdings – über das Strafgesetzbuch – der Vorwurf der Urkundenunterdrückung (StGB § 274), welcher mit bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe geahndet wird. Wurde nicht nach den gesetzlichen Anforderungen archiviert, kann es vor allem bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt nachteilige Konsequenzen geben.

Werden die branchenspezifischen Anforderungen nicht erfüllt, kann es je nach Branche und Gesetz unterschiedliche Konsequenzen geben. So können Zulassungen für Produkte verweigert oder Bußgelder verhängt werden.