Anhang B E-Mail Archivierung

Die Kommunikation via Email hat sich die letzten Jahre bedeutend gewandelt. Wurde früher Email nur als schnelles, formloses und vor allem unverbindliches Mittel zur Kommunikation angesehen wird dies heutzutage - genau genommen seit dem 1. Januar 2007 - jede Mail sogar als Geschäftsbrief angesehen.

Heute werden Dokumente, wie Bestellungen, Rechnungen, Kommunikation mit Banken oder Versicherungen, Auftragsbestätigungen usw. per Email verschickt. Diese Dokumente müssen zum Teil natürlich auch archiviert werden. Oftmals ist aber nicht klar welche Email in die Archivierung muss und welche nicht. Die Antwort auf diese und andere Fragen finden Sie hier zusammengestellt.

  • Hier kann lediglich eine Auszugsweise Information erfolgen, zum Thema und in Deutschland.

Gibt es eine gesetzliche Grundlage die zur E-Mail Archivierung verpflichtet?

Ja, die gibt es. Emails zum Beispiel, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen der Abgabenordnung (AO) zu archivieren. Aber auch Emails die Dokumente nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) darstellen.

Eine (elektronisch übersandte) Email stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Zum Beispiel eine Abrechnung der Reisekosten in einer Excel Datei.

Nach den Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Abschnitt VIII. "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen" sind auch Emails als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann. Es muss auch eine Rückstellung für die Archivierung von Emails gebildet werden!

Welche Emails müssen archiviert werden?

Emails die Dokumente im Sinne von Handelsgesetzbuch (HGB) ist in §257 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen darstellen. Das sind:

  • Handelsbücher

  • Inventare

  • Jahresabschlüsse

  • Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen

  • empfangene und abgesandte Handelsbriefe

  • Buchungsbelege.

Diese Dokumente können mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und der Abschlüsse, auch elektronisch archiviert werden. Diese elektronische Archivierung muss allerdings den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung entsprechen.

Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen bei der Email Archivierung?

Die Aufbewahrungsfrist für archivierte Emails beträgt sechs Jahre für die Handelsbriefe und zehn Jahre für alle anderen oben genannten Mails. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Diese Fristen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt.

Was gilt es bei der Archivierung von Emails an Datenschutz zu beachten?

Wenn das Unternehmen dem Mitarbeiter die Nutzung des Email-Postfachs auch zu privaten Zwecken gestattet, so wird dieses gegenüber dem Mitarbeiter als Telekommunikationsdienstleister im Sinne des Telekommunikationsgesetzes angesehen. Das bedeutet für das Unternehmen, dass es den Pflichten des Fernmeldegeheimnisses unterliegt. Das Unternehmen darf dann nur noch im Rahmen der Sicherung der technischen Bereitstellung auf die Mail-Postfächer zugreifen. Ein automatisches archivieren der Emails ist also nicht erlaubt. Das Fernmeldegeheimnis greift allerdings nicht, wenn der Arbeitgeber es seinen Mitarbeitern untersagt, die Emailadresse auch privat zu nutzen.

Dürfen die Emails im Archiv verschlüsselt werden?

Ja, solange dabei die maschinelle Auswertbarkeit sowie die Lesbarmachung der Email nicht beeinträchtigt wird. An die Finanzverwaltung übergebenen Daten müssen aber unverschlüsselt übergeben werden. Es ist nicht möglich die verschlüsselten Daten zusammen mit einem Entschlüsselungsprogramm zu übergeben.

Auf welchem Speichermedium muss die Email Archivierung stattfinden?

Die gesetzliche Regelung ist so gefasst worden, dass keine bestimmte Technologie oder Speichermedien vorgeschrieben wird. Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege dürfen allerdings nur in solchen Archivsystemen aufbewahrt werden, die es technisch ermöglichen, dass bei ihrer Wiedergabe eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original gegeben ist.

Muss eine Email elektronisch archiviert werden, wenn diese ausgedruckt und archiviert wird?

Ja, da laut den Vorgaben in "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) VIII. "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen" die Originalform archiviert werden muss. Die Archivierung der Originalform wird auch von § 147 Abgabenordnung (AO) gefordert. Man kann die Email Archivierung also nicht umgehen, indem man alles ausdruckt und als Papierdokument ablegt.