Anhang A Gesetzliche Anforderungen für Archivierung


Ein Mindestmaß an Archivierung muss jedes Unternehmen betreiben. Im Handelsgesetzbuch (HGB) ist in
§ 257 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen festgelegt, welche kaufmännischen Unterlagen für wie lange aufbewahrt werden müssen.

Wichtig: Diese Regelungen gelten auch für Emails! Lesen Sie dazu auch den Artikel Email Archivierung.
Anhang B

Hierzu mehr unter E-Mail Archivierung - Welche E-Mails müssen archiviert werden.

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beläuft sich dabei auf sechs Jahre für die Handelsbriefe und zehn Jahre auf die übrigen Dokumente. Diese Aufbewahrungsfrist beginnt mit Abschluss des Kalenderjahres. In dieser Zeitspanne ist das Unternehmen verpflichtet auf seine Kosten den Erhalt und die Lesbarkeit sicher zu stellen (HGB §261). Auf Grund dieser Verpflichtung müssen auch Rückstellungen für die Archivierung dieser Dokumente gebildet werden.

Ähnliche gesetzliche Forderungen werden auch in der Abgabenordnung (AO) § 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen und in § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen gemacht.

Gesetzliche Anforderungen nach Branche

Zusätzlich zu diesen allgemeinen gesetzlichen Forderungen gibt es aber auch branchenspezifische Anforderungen an Dokumentation und Archivierung. Dies lediglich als Auszug.

Sanktionen

Direkte Sanktionen für die Verletzung der Pflicht aus § 257 HGB gibt es nicht. Indirekt droht bei Nichtbeachtung allerdings – über das Strafgesetzbuch – der Vorwurf der Urkundenunterdrückung (StGB § 274), welcher mit bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe geahndet wird. Wurde nicht nach den gesetzlichen Anforderungen archiviert, kann es vor allem bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt nachteilige Konsequenzen geben.

Werden die branchenspezifischen Anforderungen nicht erfüllt, kann es je nach Branche und Gesetz unterschiedliche Konsequenzen geben. So können Zulassungen für Produkte verweigert oder Bußgelder verhängt werden.

Anhang B E-mail Archivierung

Die Kommunikation via Email hat sich die letzten Jahre bedeutend gewandelt. Wurde früher Email nur als schnelles, formloses und vor allem unverbindliches Mittel zur Kommunikation angesehen wird dies heutzutage - genau genommen seit dem 1. Januar 2007 - jede Mail sogar als Geschäftsbrief angesehen.

Heute werden Dokumente, wie Bestellungen, Rechnungen, Kommunikation mit Banken oder Versicherungen, Auftragsbestätigungen usw. per Email verschickt. Diese Dokumente müssen zum Teil natürlich auch archiviert werden. Oftmals ist aber nicht klar welche Email in die Archivierung muss und welche nicht. Die Antwort auf diese und andere Fragen finden Sie hier zusammengestellt.

  • Hier kann lediglich eine Auszugsweise Information erfolgen, zum Thema und in Deutschland.

Gibt es eine gesetzliche Grundlage die zur E-Mail Archivierung verpflichtet?

Ja, die gibt es. Emails zum Beispiel, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen der Abgabenordnung (AO) zu archivieren. Aber auch Emails die Dokumente nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) darstellen.

Eine (elektronisch übersandte) Email stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Zum Beispiel eine Abrechnung der Reisekosten in einer Excel Datei.

Nach den Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Abschnitt VIII. "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen" sind auch Emails als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann. Es muss auch eine Rückstellung für die Archivierung von Emails gebildet werden!

Welche Emails müssen archiviert werden?

Emails die Dokumente im Sinne von Handelsgesetzbuch (HGB) ist in §257 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen darstellen. Das sind:

  • Handelsbücher

  • Inventare

  • Jahresabschlüsse

  • Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen

  • empfangene und abgesandte Handelsbriefe

  • Buchungsbelege.

Diese Dokumente können mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und der Abschlüsse, auch elektronisch archiviert werden. Diese elektronische Archivierung muss allerdings den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung entsprechen.

Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen bei der Email Archivierung?

Die Aufbewahrungsfrist für archivierte Emails beträgt sechs Jahre für die Handelsbriefe und zehn Jahre für alle anderen oben genannten Mails. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Diese Fristen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt.

Was gilt es bei der Archivierung von Emails an Datenschutz zu beachten?

Wenn das Unternehmen dem Mitarbeiter die Nutzung des Email-Postfachs auch zu privaten Zwecken gestattet, so wird dieses gegenüber dem Mitarbeiter als Telekommunikationsdienstleister im Sinne des Telekommunikationsgesetzes angesehen. Das bedeutet für das Unternehmen, dass es den Pflichten des Fernmeldegeheimnisses unterliegt. Das Unternehmen darf dann nur noch im Rahmen der Sicherung der technischen Bereitstellung auf die Mail-Postfächer zugreifen. Ein automatisches archivieren der Emails ist also nicht erlaubt. Das Fernmeldegeheimnis greift allerdings nicht, wenn der Arbeitgeber es seinen Mitarbeitern untersagt, die Emailadresse auch privat zu nutzen.

Dürfen die Emails im Archiv verschlüsselt werden?

Ja, solange dabei die maschinelle Auswertbarkeit sowie die Lesbarmachung der Email nicht beeinträchtigt wird. An die Finanzverwaltung übergebenen Daten müssen aber unverschlüsselt übergeben werden. Es ist nicht möglich die verschlüsselten Daten zusammen mit einem Entschlüsselungsprogramm zu übergeben.

Auf welchem Speichermedium muss die Email Archivierung stattfinden?

Die gesetzliche Regelung ist so gefasst worden, dass keine bestimmte Technologie oder Speichermedien vorgeschrieben wird. Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege dürfen allerdings nur in solchen Archivsystemen aufbewahrt werden, die es technisch ermöglichen, dass bei ihrer Wiedergabe eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original gegeben ist.

Muss eine Email elektronisch archiviert werden, wenn diese ausgedruckt und archiviert wird?

Ja, da laut den Vorgaben in "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) VIII. "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen" die Originalform archiviert werden muss. Die Archivierung der Originalform wird auch von § 147 Abgabenordnung (AO) gefordert. Man kann die Email Archivierung also nicht umgehen, indem man alles ausdruckt und als Papierdokument ablegt.

Anhang C Rechtssichere E-Mail-Archivierung GoBD ersetzen GDPdU und GoBS

Das Bundesfinanzministerium hat am 14.11.2014 das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” veröffentlicht.

Das Schreiben konkretisiert die Normen aus der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und bestimmt, wie digitale Unterlagen aufbewahrt werden sollen, damit das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auf diese Informationen zugreifen kann. Die GoBD gelten ab dem 1.1.2015 und lösen die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)", das „FAQ zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung” sowie die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)” ab.

Die bisherigen Regelungen konnten aufgrund des technischen Fortschritts viele Fragen nicht mehr beantworten. Mit der Veröffentlichung der GoBD wurde eine Aktualisierung vorgenommen und die bisherigen Schreiben in einem Dokument zusammengefasst.

Welche Änderungen betreffen die E-Mail-Archivierung?

Hier sind vor allem zwei Aspekte der GoBD besonders relevant:

  1. die Unveränderbarkeit der Daten

  2. das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation

Die Unveränderbarkeit der Daten kann bei durch verschiedene Mechanismen sichergestellt werden:

  1. Die Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang (z.B. über Journalarchivierung), dass E-Mails vor der Archivierung nicht manipuliert werden können. Bei dieser Archivierungsmethode werden alle E-Mails archiviert, bevor sie Anwendern zugestellt werden.

  2. Die archivierten Daten werden durch unverändert und unveränderbar in einen komprimierten und verschlüsselten „Store” abgelegt und sind so vor Manipulation geschützt.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten technischen und organisatorischen Prozess der Entstehung (Erfassung), der Indizierung, der Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion der archivierten Informationen, die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen.

Die Aufzeichnungen sollten laut GoBD in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation bestehen und helfen unabhängigen Dritten den ordnungsgemäßen Einsatz z. B. einer Archivierungslösung zu überprüfen.

CI-Archive berücksichtigt die GoBD

Rechtlicher Hinweis

Dieses Dokument dient lediglich der Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Im konkreten Einzelfall wenden Sie sich bitte an einen spezialisierten Rechtsanwalt. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit aller Angaben wird nicht übernommen.

GDPdU - Zugrunde liegende Vorschrift

Die aktuellen gesetzlichen Anforderungen hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in den Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung vom 22. Januar 2009 konkretisiert. Hier heißt es:

"E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 AO aufzubewahren. Eine (elektronisch übersandte) E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat."

Auszug der Fragen und Antworten – Relevanz zum CI-Archive

Betrifft teilweise nur GDPdU-Relevanz und befreit nicht von gesetzlichen Vorgaben.

Auszug 9. Unter welchen Voraussetzungen und in welchen Formaten müssen E-Mails archiviert oder für den

Datenzugriff bereitgehalten werden?

E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 AO aufzubewahren. Eine (elektronisch übersandte) E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat.

Nach den GoBS (Abschnitt VIII. „Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen”) sind auch E-Mails als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann.

Hinsichtlich der maschinellen Auswertbarkeit ist jedoch nicht entscheidend, ob die per E-Mail übermittelten Daten automatisiert Eingang in das verwendete Buchhaltungssystem gefunden haben oder im betrieblichen DV-System Importfunktionen zur Übernahme von steuerlich relevanten Daten aus dem Textkörper von E-Mails oder angehängter Dateien vorhanden sind. Als Beispiel sei eine E-Mail aufgeführt, die steuerlich relevante Vertragsgestaltungen enthält. Über den nach GoBS geforderten Index ist der elektronische Zugriff auf die im Originalformat zu archivierende E-Mail auch in solchen Fällen sicherzustellen.

E-Mails mit nicht steuerlich relevanten Inhalten müssen hingegen weder archiviert noch für den Datenzugriff vorgehalten werden.

Auszug 10. Dürfen Daten im Archiv auch nach In-Kraft-Treten des Rechts auf Datenzugriff verschlüsselt werden?

Ja. Hierdurch dürfen jedoch die maschinelle Auswertbarkeit sowie die Lesbarmachung der Daten nicht beeinträchtigt werden. Eine Installation der im Unternehmen verwendeten Entschlüsselungsprogramme auf DV-Systemen der Finanzverwaltung oder Laptops der Prüfer ist nicht möglich. Beim Datenzugriff in Form der Datenträgerüberlassung muss deshalb die Entschlüsselung der übergebenen steuerlich relevanten Daten spätestens bei der Datenübernahme auf Systeme der Finanzverwaltung erfolgen.

Auszug 11. Auf welchen Speichermedien darf archiviert werden?

Für den Datenzugriff sind die neuen Archivierungsvorschriften in Abschnitt III der „GDPdU” zu beachten.

Daneben gelten die allgemeinen Aufbewahrungsvorschriften der Abgabenordnung. § 147 Abs. 2 AO enthält Bestimmungen zur Form der Aufbewahrung. Die Regelung ist bewusst so gefasst worden, dass sie keine bestimmte Technologie oder Speichermedien vorschreibt. Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege dürfen nur auf solchen DV-Systemen aufbewahrt werden, die es technisch ermöglichen, dass bei ihrer Wiedergabe eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original gegeben ist. Bei den anderen Unterlagen genügt eine inhaltliche Übereinstimmung. Nähere Regelungen zur Datensicherheit (z. B. Schutz vor unberechtigter Veränderung, Verlust, Vernichtung der Datenträger) enthält Tz. 5 der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme

– GoBS – (Bundessteuerblatt 1995 Teil I S. 738 ff.).

Originär digitale Unterlagen sind während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in maschinell auswertbarer Form vorzuhalten. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier reicht nicht mehr aus. Sofern der digitale Datenbestand nicht während der gesamten Aufbewahrungsfrist zwecks maschineller Auswertung vorgehalten wird, entspricht ein derartiges Archivierungskonzept nicht den Anforderungen der „GDPdU”.

Auszug 12. Unter welchen Voraussetzungen ist ein Archivsystem „GDPdU-konform”?

a) Sofern das Archivsystem lediglich zur Archivierung und [Wiedereinspielung von Daten]{.underline} in das Produktivsystem genutzt wird, stellt sich die Frage nach einer „GDPdU-Konformität” des Archivsystems nicht, da in diesem Fall der Datenzugriff (alle drei Varianten) vom Produktivsystem zu realisieren ist.

b) Soll hingegen aus dem Archivsystem heraus der Datenzugriff erfolgen, gilt Folgendes: Die nach § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO geforderte „maschinelle Auswertbarkeit” von Daten ist durch ein Archivsystem nur sichergestellt bzw. gegeben, wenn das Archivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen ermöglicht als wären die Daten (einschl. Auswertungstools) noch im Produktivsystem. Für die Datenträgerüberlassung setzt dies auch voraus, dass die Daten mit den benötigten Strukturinformationen (s. Abschn. I Nr. 2 c der GDPdU) des spezifischen Buchhaltungssystems auf maschinell verwertbaren Datenträgern bereitgestellt werden können.

  • Hinweis zum CI-Archive und Stellungnahme zum Auszug 12:
    CI-Archive entspricht neben den gesetzlichen Anforderungen auch in den geforderten Punkten der GDPdU. Stand zur Aussage bezugnehmend auf Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung 22. Januar 2009. – entspricht Aktueller Stand März 2011