Was ist CI-Archive?

Die aktuelle Version 4 geht nahtlos aus Version 3 hervor. Neue Versionsnummern gibt es bei uns i.d.R. nur, bei Technologieumstellungen, die in diesem Fall durch die Anbindung an unser CI-Cloud-Portal zur Archivierung von Office 365 Benutzern über Token als auch die Unabhängigkeit zum .Net Framework 3.5 bzw. 4 (ab Windows 10).

Die Web-Schnittstelle hat eine komplette Überarbeitung des Layouts (Ansichten Möglich wie in Outlook) und einigen Funktionen zur asynchronen Anzeige.

Im 4-Augen-Prinzip ist ein Löschen von E-Mails möglich. Es verbleibt in der STORAGE-Datei lediglich ein Hinweis, auf DATUM/UHRZEIT und den Ordner. Dies muss Grundsätzlich vorhanden sein um LÖSCHEN nachzuweisen, sofern dann eine E-Mail gesucht wird.

Wir haben unsere zuverlässige E-Mail Archivierung ab einschl. Revision 2.0.62 noch einen Level erhöht, indem wir bereits gelöschte Elemente ebenso archivieren können. Damit wird eine Journal-Archivierung letztlich überflüssig und alles wird sauber beim Benutzer archiviert.

Verweis: https://www.technet.microsoft.com/de-de/library/ee364752(vexchg.150).aspx

Ebenso stören z.B. über Nacht geöffnete Archive (Rechner wird nicht mehr abgeschaltet und Benutzer befindet sich im Zugriff auf die Archive) nicht mehr, da wir die Archive dann am Client schließen und für die Dauer der Archivierung Sperren.

Möglichkeit der IMAP Archivierung. Einige Kunden steigen neben der Cloud auch auf Provider wie GMail, Yahoo oder Outlook.com (Microsoft) um. Um diesen gerecht zu werden, haben wir diese neue Möglichkeit geschaffen. Damit werden auch Systeme wie Kerio und andere Mailserver (meist ohne API) unterstützt.

Nach der gesetzlichen „Anhebung” der E-Mails zum Geschäftsbrief stellt sich weniger die Frage ob Archivieren oder nicht, als vielmehr mit welcher Software dies erfolgen soll. Hierzu ein Report, hier Auszugsweise aus:

https://www.computerwoche.de/management/it-strategie/576672/

Fristlose Kündigung
*Saumselige IT-Chefs wandeln dabei auf dünnem Eis: Kann ihnen mangelhafte Pflichterfüllung nachgewiesen werden, so bekommen sie arbeitsrechtliche Probleme - mit der möglichen Konsequenz einer fristlosen Kündigung. Zudem könnte das Management de jure Schadensersatz von ihnen fordern, falls das Finanzamt die Unternehmenswerte aufgrund der lückenhaften Geschäftskommunikation einer Zwangsschätzung unterzieht, denn die fällt mit Sicherheit eher zu hoch als zu niedrig aus.

Die Entwicklung von CI-Archive hat eine Reihe von Produkt-Checks vorangestellt. Einige Produkte habe ich mehr oder weniger erfolgreich getestet bis klar wurde, dass ich einen anderen Weg gehen werde, als existierende Archiv-Systeme. Es sollte nicht darum gehen, ein „Speicher”-Problem auf einen anderen Server zu verlagern. Denn genau das passiert wenn man von einem Exchange-Server auf eine SQL-Datenbank „umzieht”.

E-Mails werden unverfälscht gesichert! D.h. es gibt keinen „Mechanismus” der die E-Mail zerstückelt um ein sog. Single File Storage (meist von Anlagen) zu erreichen um dann bei einer Wiederherstellung bzw. der Anzeige diese wieder „restauriert” werden muss. Ist es nicht ein Widerspruch in sich selbst wenn man E-Mails als Original speichert und diese dabei „zerteilt”? Ich denke schon.

Selbstverständlich verwenden auch wir eine Kompression, die auf dem ZIP Standard aufbaut um den Datenspeicher (Storage) komprimiert und schützen diesen mit einer 256 Bit Verschlüsselung. Weitere Einzelheiten und technische Details finden Sie auf den nächsten Seiten.

Archivierung und damit meine ich Langzeitarchivierung ist ein komplexes Thema. Viele unterschiedliche Vorgehensweisen sind mit unserer Software möglich. Keine davon ist falsch. Deshalb empfehle ich Ihnen in Ihren Tests zunächst einmal keine E-Mails zu löschen. Wir haben dazu in der manuellen Archivierung eine „Simuliere Löschen”-Option. Eine E-Mail die im Archiv ist kann dort nicht mehr gelöscht werden. Deshalb sollten Sie darüber im Klaren sein, ob z.B. private E-Mails erlaubt sind oder nicht. Selbst wenn dies bis heute nicht so war, rechtfertigt dies nicht, dass Sie eine private E-Mail von gestern Archivieren. Dies als Überlegung für Ihre ersten Schritte… Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Manfred Büttner

Hinweis

CI-Mail-Policy kann mit den LIZENZEN für CI-Sign und CI-Archive mit eingeschränktem Regelwerk verwendet werden, die für Basisaufgaben benötigt werden. Für umfrangreicheres Regelwerk ist eine gültige CI-Mail-Policy Lizenz zu erwerben, die wir als Bundle zu CI-Sign anbieten. Hier finden Sie eine ausführliche Beschreibung zum Zusammenspiel der beiden Produkte.

https://www.ci-solution.com/produkte/ps-signature.html

Vielen Dank für Ihr Interesse an der Software und viel Spaß beim Weiterlesen.

Lizenzen


Die Software liest nur die Anzahl der lizensierten Benutzer ein. So werden beispielweise bei 100 Lizenzen nur die ersten 100 Benutzer eingelesen. Die tatsächliche Anzahl der Postfächer sowie der Lizenzen werden im unteren Bereich angezeigt. In der Demo-Lizenz haben Sie die Möglichkeit 2 Archive anzuzeigen/anzulegen. Auch bei der Journal-Mailbox Archivierung muss die Anzahl der tatsächlichen Benutzer lizensiert werden. Die Software archiviert maximal die lizensierten Nutzer und weist auf eine unter Lizensierung hin.

Ausführungsgeschwindigkeit der Software

Das Übertragen der E-Mails erfolgt über WEBDAV (Exchange 2003) bzw. WEBSERVICE (Exchange ab 2007) und ist damit von der Netzwerk-Verbindungs-Geschwindigkeit abhängig. In einer Gigabit Umgebung wird die Software demnach wesentlich schneller arbeiten und Abfragen absetzen können, als in einer VPN Verbindung mit 2 Megabit. Beachten Sie dies vor allem bei automatischen Abläufen. Achten Sie bei NAS Laufwerken auf die durchgehende Verfügbarkeit! Verbindungsabbrüche sollten hier vermieden werden, da dies die Datenbank korrupt werden lässt. CI-Archive hat eine automatische Reparatur integriert. Besser ist jedoch in diesem Fall Abhilfe zu schaffen!

Beachten Sie ebenfalls dass Virenscanner teilweise (erheblich) die Ausführungsgeschwindigkeit (Darstellung) herabsetzen. Nehmen Sie die Archive-Offen Geschlossen und LOG-Verzeichnisse ggf. als Ausnahme heraus. Die E-Mails werden bei der Archivierung durch den Virenscanner geprüft.