Beschreibung

Das Thema Archivierung, speziell E-Mail-Archivierung wird von verschiedensten Herstellern von Archiv-Software sehr Unterschiedlich aufgefasst. Oftmals wird die „Problematik” einfach nur von einem Exchange z.B. auf einen SQL-Server (oder sonstiger SQL) transportiert. Das Ergebnis ist letztlich aber immer das gleiche: Die Datensicherung hat nicht weniger zu tun. Im Gegenteil: Ständige Zunahme der Daten, allem voran der Exchange (E-Mail) Datenbank sorgt für immer länger dauernde Sicherungen oder hochwertigeren und damit kostspieligeren Sicherungsgeräten / Medien.

Sicher kosten Festplatten derzeit nicht mehr viel Geld, sichert man dann also seine Exchange Datenbanken mit einem Raid 1 oder Raid 5 ab. Auch die Festplattengröße nimmt stetig zu. Mussten Sie einmal eine Festplattenüberprüfung auf einer 300 GB Platte ausführen? Da geht mindestens 1 Stunde lang nichts.

Wie ändern wir das?

Wir sichern pro Benutzer. Damit entsteht ein transparentes Archiv-System. Sicher wird das zu sichernde Volumen zunächst ansteigen (wir gehen jetzt einmal von einer Testphase aus. D.h. Sie sichern Ihren Exchange-Server weiterhin wie Sie es bisher getan haben). Aber ab einem gewissen Zeitpunkt haben Sie folgende Vorteile:

  1. Weniger Daten in der Mailbox (Speicherplatz der Exchange Datenbank nimmt ab)

  2. Bereits gesicherte Archive (DVD, USB-Stick, externe Festplatte) müssen nicht nochmal gesichert werden und brauchen auch auf der täglichen Sicherung keinen Platz mehr.

  3. Durch zentrale Verwaltung der Archivierung ist sichergestellt, dass die Daten unveränderbar gesichert werden. (Anmerkung: Eine PST Datei, die Outlook erzeugt ist keine Archivierung)

  4. Archive sind „transportabel”. Diese stellen Sie für Ihre Notebook Benutzer einfach per USB Stick zur Verfügung.

  5. Bedienung ist sehr einfach und leicht Verständlich. Outlook Look & Feel.

  6. Volltextsuche steht sofort zur Verfügung.

  7. Gleiche Datenstruktur wie in Outlook / Outlook Web Access (OWA).

  8. Multilinguale Software, derzeit Deutsch und Englisch.

  9. Die Archivierung kann von Server- oder Client-Seite übernommen werden.

Ein Beispiel: Nehmen wir unseren Benutzer „Meier” mit einem E-Mail Postfach, dessen E-Mails bis ins Jahr 2008 zurückgehen. Aktuell haben wir das Jahr 2015 (es sei hier nur erwähnt. Handbücher haben manchmal ein recht eigensinniges Dasein). Es gibt mehrere „Modis”. Hier unser „bevorzugter”:

Sicherung per User, pro Jahr, bis zu einer maximalen Speichergröße.

Wir sichern nun für unseren Benutzer alles was im Jahr 2008 liegt in ein Storage. Vereinfacht:

Alles aus 2008 kommt in Meier_2008_1.
Alles aus 2009 kommt in Meier_2009_1.
Alles aus 2010 kommt in Meier_2010_1… usw.

Nun haben Sie die Option alles ab einem bestimmten Datum bzw. älter als [Datum] im Exchange Postfach zu löschen. Wir nehmen hier als Beispiel: Lösche alles, älter (und gleich) 31.12.2008.

Damit wird das Exchange Postfach kleiner, da alte Mails nicht mehr vorgehalten werden müssen. Das Archiv 2008 sichern Sie nun auf eine externe Festplatte bzw. DVD oder sonstiges Medium. Sie können (müssen aber nicht ) dies auch auf einem USB Stick direkt an den Benutzer übergeben und dieser hat somit direkt und einfach Zugriff auf das Archiv.

Ein weiterer Vorteil dieser Sicherungsart ist die begrenzte Größe der Archivdateien. Damit ist nicht unbedingt die Festlegung der maximalen Größe gemeint sondern vielmehr, dass die Archive alleine durch die Benutzer bereits getrennt sind. Sie haben also nicht irgendwann einen riesigen Datenspeicher vor sich, mit dem Sie erst einmal umgehen müssen und vor allem können müssen.

Wenn also ein Datenspeicher von sagen wir einmal 100 GB täglich gesichert werden muss, dann ist das zum einen eine Zeitfrage und natürlich gehen jetzt schon langsam die sicheren Medien aus. Z.B. Raid. Wir bevorzugen also praktische Möglichkeiten wie z.B. DVD, nachdem der Datenspeicher geschlossen wurde. Der speicher selbst kann auf einer einfachen USB Platte oder sonstigen Medien die technisch gesehen eben nicht „hochsicher” sein müssen temporär zur Verfügung stehen. Sie verlieren aber auch keine Daten, wenn das Laufwerk einmal defekt sein sollte.

Erlauben Sie Ihren Benutzern Offline Archive, so hat der Benutzer z.B. Unterwegs alles dabei! Auch die Outlook Integration ist eine Variante, mit der wir die Mails die letztlich aus Exchange gelöscht wurden im „Textformat” und der gleichen Ordnerstruktur in einem Archivordner zur Verfügung stellen. Diese E-Mails sind also in der Outlook suche als auch unter OWA und sonstigen Mobilen Geräten verfügbar innerhalb der Suche. Werden diese nun an eine bestimmte E-Mail Adresse weitergeleitet so stellt CI-Archive diese mittels ci-Mail-Policy wieder her. Und zwar von jedem Ort der Welt.

Wie sollen Sie denn jemals wieder etwas finden?

Nehmen wir zum besseren Verständnis einmal einen beliebigen anderen Hersteller, die ja meist „alles in einen Topf” bis zu einer gewissen Größe oder einem Zeitbereich „Archivieren”. Es ist Absicht, hier Archivieren in Hochkommas zu setzen. Was passiert? Je nach Mail-Aufkommen werden Sie also in diesem Fall Sagen wir mal 4 GB Große Dateien erhalten. Die tatsächliche Größe spielt keine Rolle. Es können also auch 50 GB oder andere Größen sein.

Bei 100 Benutzern, die z.B. in einer Branche arbeiten, die eben auch entsprechend Große Anlagen haben z.B. Grafiken, CAD Daten, Dokumente haben Sie hier in kürzester Zeit sehr viele Datenspeicher, die sicher alle auf ein Medium ala DVD passen werden. (Vernünftiger ist es bei den Datengrößen auf einen USB Datenträger oder besser noch ein Raid System zu kopieren. Diese sind mittlerweile für wenig Geld mit sehr viel Speicher erhältlich).

Nehmen wir einen Wert, den ich für realistisch halte. 2 GB pro Benutzer pro Jahr. Bei Ihren Benutzern wird der Wert schwanken. Eine Marketingabteilung wird vermutlich wesentlich höhere Postfächer haben, während Benutzer am Empfang eben auch wesentlich kleinere Postfächer haben werden.

Bei 2 GB kommen wir bei 100 Benutzern also auf 200 GB an Daten, die in diesem Beispiel also auf 4 GB und damit auf 50 Datenspeicher aufgeteilt sind.

Nun vergehen 5 Jahre und Sie müssen für einen Benutzer archivierte E-Mails filtern.

Was also passiert. Alle evtl. ausgekoppelten Datenspeicher müssen zunächst wieder in die Datenbank. Also 1000 GB, die dann am Server indiziert werden. Sie wühlen sich dann nach einiger Zeit der Indizierung (die meisten SQL Indizierungen benötigen mehrere Stunden um einen solchen Datenbestand wieder zu indizieren).

Sie suchen aber in den meisten Fällen im Archiv eines bestimmten Benutzers.

In unserer Vorgehensweise sprechen wir also nicht von 1000 GB sondern gerade mal von 10 GB. Diese sind aber durch keinen SQL-Server zu Indizieren, weil wir einen solchen nicht benötigen. Unsere Archive sind bereits indiziert und damit durchsuchbar sobald die erste E-Mail Archiviert wird. Und das ändert sich auch nicht mit jeder weiteren E-Mail.

Sie können das Archiv eines Benutzers sogar direkt öffnen. Von einem beliebigen Datenträger und damit auch in kürzester Zeit.