Optionen Archiv

Modus: Stellen Sie hier ein, in welchen Intervallen Archive erzeugt werden. Empfohlen: Jahr.

Maximale Größe: Wenn Sie vorhaben, ein Archiv z.B. auf einen USB Stick oder eine DVD zu packen, dann bietet sich z.B. für eine DVD 4 GB an. In dem Wert ist eine Toleranz von 4% zu kalkulieren. D.h. Das Archiv hat eine ungefähre Größe inkl. Index von 4 GB. Kann also +/- 200 MB betragen. Dies hängt von der letztlichen E-Mail Größe ab.

IMPERSONATE: Nicht zu verwechseln mit der EXCHANGE IMPERSONALISIERUNG. Es geht hier um das Dateisystem. Derzeit noch nicht komplett verfügbar, aber vorbereitet. Wir werden es künftig möglich machen mit einer sog. Impersonalisierung zu arbeiten. D.h. Benutzer brauchen überhaupt keine Rechte auf Laufwerke etc. Der unter Optionen angegebene Benutzer übernimmt dann bei der Anmeldung volle Zugriffsrechte. Diese Funktion ist noch nicht verfügbar, weil diese NUR INNERHALB EINER DOMÄNE FUNKTIONIERT. Deshalb müssen wir zunächst ein Dokument verfassen in welcher Konstellation dies zum Einsatz kommen kann um auch optimal funktionieren zu können. Wir arbeiten daran.

Warum diese Funktion noch nicht freigegeben ist: Impersonalisierung funktioniert nur dann zuverlässig, wenn innerhalb einer Domäne gearbeitet wird. Sobald ein Rechner über Vertrauensstellung bzw. „nur so” am Netz eingebunden ist, gibt es hier Probleme, da der Benutzer keinen Zugriff hat. Wir arbeiten an einer besseren bzw. zuverlässigeren Möglichkeit als diese. Die das .NET Framework bietet.

Abbruchzeit/Timeout: (Standard 600) Sollte es Timeout (Zeitprobleme) Probleme geben, stellen Sie diesen Wert ggf. höher ein. Dieser Wert bestimmt wie lange eine Exchange Abfrage dauern darf, bis ein Rückgabewert erfolgen muss. Bei sehr großen Postfächern (getestet bis 20 GB / Postfach) sollte der Vorgabewert in Ordnung sein.

Max. geöffnete Archive: (Standard 20) Anzahl der gleichzeitig geöffneten Archive.
Bei einem Fehler in Verbindung mit „Connection-Pool” korrigieren Sie diesen Wert nach unten!
Der Voreingestellte Wert von 20 hat sich bis dato bewährt.

Was ist das für ein Wert? Beim Öffnen und Schließen von Datenbanken hält das Betriebssystem die Datenbank offen, obgleich diese durch uns geschlossen wurde. D.h. wenn nun 50 Datenbanken gleichzeitig geöffnet werden gibt das Betriebssystem eben einen Fehler aus. Wir sorgen dafür, dass nicht mehr als die angegebenen Datenbanken offengehalten werden und damit ein schneller Zugriff gewährt werden kann.

Archiviere nur Ordner: Alle andere

Beispiel 1: Archiv/ nur E-Mails im Ordner „Archiv”
Beispiel 2: Archiv/* alle E-Mails im Ordner „Archiv” inkl. dessen Unterordner
Beispiel 3: Archiv* alle E-Mails in Ordnern, die mit „Archiv” beginnen inkl. dessen Unterordner

Diese Option ist dann interessant, wenn Sie Ihren Benutzern überlassen möchten, was letztlich Archiviert wird und wann. Wenn es z.B. Kontingente gibt kann der Benutzer in diesen Ordner „aufräumen”.
Es empfiehlt sich hierbei die Löschoption: Lösche nach der Archivierung.

Analysieren wir doch einmal die Möglichkeiten.

Gelöschte Elemente (empfohlen zu ignorieren)
Posteingang in Sicherung einbeziehen
Gesendete Elemente in Sicherung einbeziehen
Junk Elemente (empfohlen zu ignorieren)
Entwürfe (empfohlen zu ignorieren)
Ordner (persönlich) (empfohlen zu ignorieren) (Details und Möglichkeiten hierzu auf nächster Seite)

Sofern Sie auf eine Journal Archivierung verzichten möchten empfiehlt sich folgendes:

Gelöschte Elemente in Sicherung einbeziehen
Posteingang in Sicherung einbeziehen
Gesendete Elemente in Sicherung einbeziehen
Junk Elemente in Sicherung einbeziehen
Entwürfe in Sicherung einbeziehen
Ordner (persönlich) in Sicherung einbeziehen
Aufbewahrungszeit: http://technet.microsoft.com/de-de/library/ee364752(vexchg.150).aspx

Wenn Sie dazu noch die Option (nur global verfügbar) Wiederherstellbare Elemente archivieren, dann werden auch bereits gelöschte (ab Exchange 2010, Wiederherstellbare Elemente) E-Mails archiviert. Somit kann keine E-Mail mehr verloren gehen. Beachten Sie, dass Exchange diese E-Mails nur 14 Tage vorhält, bzw. Ihren geänderten Einstellungen.
Wenn Gelöschte Elemente ignoriert werden, ist auch diese Option deaktiviert! Diese Einstellung ist nur global für alle Benutzer verfügbar (oder eben nicht).
Konfiguration in Exchange: http://technet.microsoft.com/de-de/library/ee364752(vexchg.150).aspx

In den System-Ordnern Posteingang und gesendete Elemente haben Sie zusätzlich die Option Unterordner Archivieren.

Beispiel:

Sie haben innerhalb des Ordners Posteingang weitere Ordner angelegt um eine Struktur zu erhalten. Der Posteingang selbst soll allerdings ignoriert werden. Um die darin enthaltenen Unter-Ordner dennoch zu archivieren aktivieren Sie diese Option. Dies ist dann wichtig, wenn private E-Mails erlaubt sind. Nur so können Sie sicherstellen, dass diese nicht automatisch archiviert werden.

Filter Sonstiges: Hier können Sie vorgeben ob z.B. auch ungelesene E-Mails Archiviert werden sollen (StandardJa). Ebenso können Sie z.B. älter als: 31.12.2009 angeben.

Was können Sie damit erreichen: Nehmen wir an, wir sind im Jahr 2010 und das Datum steht auf älter als 31.12.2009. Der Modus Jahr. Wir erzeugen nun Archive bis maximal 2009. Als Beispiel: m.buettner_2009_1. Für das Jahr 2010 wird noch kein Archiv angelegt. Die Exchange Datenbank wird ja täglich gesichert und somit ist ein Archiv für das laufende Jahr ggf. nicht notwendig.

Ordner (persönlich)

Unter Ordner (persönlich) kann einer, oder mehrere durch Semikolon getrennte Ordner angegeben werden.
Sofern Unterordner erzeugt werden sollten z.B. Verwalteter Ordner/Muster, trennen sie dies mit „/” (Schrägstrich).

Ein angegebener Ordner wird mitsamt seinen Unterordnern ignoriert.

Sofern Erstellen aktiv ist, erzeugt CI-Archive den Ordner, sofern nicht vorhanden.
(Tipp: Bei der ersten Archivierung oder zum bekanntgeben dieses Ordners an Ihre Benutzer machen Sie einfach eine Archivierung über alle Postfächer, die außerhalb des Zeitbereichs liegt. Auch hier ein Beispiel: 01.01.1950. Es ist doch sehr unwahrscheinlich, dass eine Mail von 1950 in der Mailbox liegt. Und wenn doch, dann können Sie den Storage getrost wieder löschen. Zur Erinnerung: Die gesetzliche Archivierung ist erst seit 01.012007 Pflicht.

Markieren: sofern aktiviert, werden die E-Mails die in den persönlichen Ordner(n) liegen als PRIVAT MARKIERT und so dauerhaft von der Archivierung ausgeschlossen, ganz gleich wohin die E-Mail später auch verschoben werden sollte.

Prio: Um dem Benutzer letztlich anzuzeigen, dass die E-Mail als PRIVAT markiert wurde, besteht die visuelle Möglichkeit die Priorität der E-Mail zu Ändern. Hierzu können Sie LOW oder HIGH auswählen (siehe rechts, HIGH)

Daher tragen Sie hier eine Zeichenfolge ein bestehend aus 4-8 Zeichen und Zahlen (Bitte keine Sonderzeichen). Notieren Sie diese Zeichenfolge UNBEDINGT! Sie ist der Schlüssel für Ihre privaten E-Mails.

Sofern dieser Schlüssel geändert wird, sind bis dato privat Markierte E-Mails nicht mehr Privat!

Eine einmal auf Privat gesetzte E-Mail kann nur durch Änderung des Headers oder durch Ändern der Archiv-eigenen Kennung erfolgen! Privat markierte E-Mails werden IMMER von der Software ignoriert.

In Verbindung mit unserer Software CI-Mail-Policy kann z.B. über Benutzerfilter (enthält E-Mail Adressen, die als privat zu kennzeichnen sind) ein Header angefügt werden, der die Archivierung dieser gekennzeichneten E-Mail ausschließt.