Mit CI-Archive haben Sie ein 2-stufiges Archivierungskonzept vorliegen, das wir Ihnen hier erläutern.

Stufe 1 – empfohlen

Mit Stufe 1. Haben Sie bereits ein mächtiges Werkzeug, das Ihr E-Mail Archiv transparent macht. Die Archivierung wird zeitgesteuert ausgeführt. Täglich werden also zu einem bestimmten Zeitpunkt E-Mails nach Ihren Vorgaben Archiviert ggf. Mails gelöscht und somit der Exchange Datenspeicher verkleinert.

Der Vorteil ist hierbei das die E-Mails genau abgelegt werden wie diese in Outlook strukturiert sind. Es entsteht also eine Übersichtliche, Ordnerbasierte Ablage.

Sie habe Ihre Nachrichten teilweise in mehrere Ordner kopiert um z.B. eine Projektzuweisung und auch eine Adresszuweisung zu haben. Auch das stellt kein Problem dar. Die E-Mail, sofern diese das gleiche Datum hat wird nur 1-mal im Archiv gespeichert. In der Anzeige wird diese dann allerdings an mehreren Orten angezeigt.

Ein geänderter Betreff wird von unserer Software erkannt und auf Originalwert zurückgesetzt. Im Archiv-Index findet sich dann der Original und der geänderte Betreff, nachdem auch gesucht werden kann.

Da die Erstarchivierung einiges an Zeit in Anspruch nehmen kann, wird während dessen das Archivierungsdatum innerhalb der Datenbank nachgezogen. Dies erfolgt monatlich. Wird aus welchen Gründen auch immer die Archivierung nach einigen Stunden abgebrochen, Macht die Software beim zuletzt gesetztem Archivdatum weiter.

Tritt während der Archivierung 10 aufeinanderfolgende Fehler auf, wird der Vorgang abgebrochen. Z.B Exchange nicht verfügbar, Storage-Laufwerke nicht verfügbar usw.

Stufe 2 – Journal (Server-Seite) - bei Bedarf

Warum bei Bedarf? Bevor wir den Zusammenhang der Server-Seite erläutern, fassen wir einmal zusammen was denn das Gesetz eigentlich von uns erwartet: Hier Auszug aus §147 Absatz 2 Punkt 2:

während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können

Was sagt uns das und wozu sind wir verpflichtet?

Es sagt uns, dass wir E-Mails, die 6 Jahre aufzubewahren sind, jederzeit verfügbar haben müssen. Eine Pflicht der Archivierung geht hieraus nicht hervor. Dem ist auch so! Praktisch allerdings fast unmöglich, denn die tägliche E-Mail Flut 6 Jahre vorzuhalten sollte sich nicht nur als nicht „handelbar” oder aber als ziemlich teuer herausstellen. Wie viel Kontingent geben Sie Ihren Benutzern?

Wir haben die daraus entstehende Problematik bereits unter CI-Archive – Beschreibung aufgezeigt. Es soll an dieser Stelle genügen.

Der Server-Seite entgeht nichts! Das muss nicht immer ein Vorteil sein…

Lesen Sie im nächsten Kapitel weiter.