…mit privaten E-Mails umgehen?

Einerseits möchten Sie zwar Archivieren, andererseits ist auch klar, das private E-Mails (sofern erlaubt) eben lt. Rechtsprechung doch geschützt sind die hier Auszugsweise aufgeführt ist…

…Die E-Mails, die nach dem Ende der Nachrichtenübermittlung auf dem unternehmenseigenen Server gespeichert sind, werden zwar nicht mehr vom Fernmeldegeheimnis geschützt (so ein aktuelles Urteil des Bundesverfassungsgericht), dagegen jedoch von Artikel 2 Abs. 1 GG i.V. m. Art 1. Abs. 1 GG - dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung…

In den Optionen können Sie den Posteingang sowie einen individuell festzulegenden Ordner als Ausnahme definieren. Den frei definierten Ordner nennen wir einmal „Privat”. Damit ist der Ordner „Privat” sowie deren Unterordner von der Archivierung ausgeschlossen.

Beispiel zum Ablauf: Eine E-Mail kommt im Posteingang an. Ausgehend davon das die E-Mails in diesem Ordner nur als „Zwischenzustand” abgelegt werden und nach Bearbeitung in andere, strukturierte Verzeichnisse z.B. Firma/Musterfirma abgelegt werden.

Die Archivierung lässt den Ordner Posteingang lt. Voreinstellungen aus. Der Benutzer hat also alle Zeit um die E-Mail z.B. in der „normalen” Ablage bzw. in den Ordner „Privat” zu verschieben.

Alle anderen Ordner werden entsprechend ihren Vorgaben Archiviert.

Tipp: Wenn Sie bis gestern private E-Mails erlaubt haben und ab heute verbieten, dann dürfen Sie dennoch die bis gestern aufgelaufenen privaten E-Mails nicht archivieren. Geben Sie Ihren Benutzern bis zu einem bestimmten Stichtag Zeit diese privaten E-Mails zu entfernen.