…suchen mit CI-Archive

Ein gutes Ablage-System zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass man etwas Bestimmtes schnell und zuverlässig wiederfindet. In Anbetracht der rasant steigenden Datenmengen, gilt das umso mehr für E-Mail Archiv Systeme. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit der Suche von CI-Archive die gesuchte(n) E-Mail(s) am schnellsten finden.

Gängige Suchmaschinen machen es vor. Sie finden aus einer schier unendlichen Datenmenge das, wonach man gesucht hat – meistens jedenfalls ;-). Im Mittelpunkt steht ein einziger Suchschlitz. Den gleichen Ansatz haben wir mit CI-Archive umgesetzt. Wir glauben, dass so die besten Ergebnisse erzielt werden. Fangen Sie also hier an.

Hier sehen Sie die Standardansicht von CI-Archive für den Administrator, der Zugriff auf alle Postfächer hat. Meldet sich ein Anwender an, so sieht er nur sein eigenes Postfach sowie ggf. weitere für ihn freigegebene Postfächer.

Im markierten Bereich sehen Sie:

(1) Suchworteingabe: Geben Sie eines oder mehrere Suchbegriffe ein.

(2) Hier legen Sie fest, ob alle eingegebenen Begriffe enthalten sein müssen. Oder ob das Vorhandensein eines der Begriffe ausreicht, um die entsprechende E-Mail in den Ergebnissen zu listen.

(3) Möchten Sie nur das ausgewählte Postfach / Storage (eine Ebene unter dem Postfach) durchsuchen, dann ist „Aktiver Benutzer” die richtige Auswahl (entspricht dem Standard). Wählen Sie „Auswahl”, um gezielt mehrere Postfächer / Storages selektieren zu können.

Tragen Sie also im Suchfeld die gewünschten Begriffe ein und bestätigen Sie mit <Enter> oder durch Klick auf die Lupe. Die Suche ist zunächst eine reine Volltextsuche. CI-Archive öffnet alle erforderlichen Storages. Die Suchergebnisse werden in Echtzeit eingeblendet, d.h. bei jedem Treffer wird die Liste erweitert.

Zu viele Ergebnisse?

Grenzen Sie die Ergebnisliste mithilfe von Filtern ein (1). Diese werden automatisch oberhalb der Ergebnisliste eingeblendet (ab Version 2.0.0.59). Hier können Sie Filter für jedes beliebige Feld, sowie Filterkombinationen, definieren und die Ergebnisse weiter eingrenzen.

Noch mehr Genauigkeit?

Mit einem Rechtsklick auf die Ergebnisliste erscheint ein Kontextmenü (2). Wählen Sie hier „Tabellen-Struktur abrufen”.

Nun werden die Rohdaten aus der Datenbank angezeigt. Hier stehen Ihnen nochmals eine Vielzahl von zusätzlichen Feldern zur Verfügung nach denen Sie selbstverständlich ebenfalls filtern können.

Geschwindigkeit der Suche?

Die Basis von CI-Archive unterscheidet sich von allen anderen am Markt angebotenen Systemen. Die Archivierung erfolgt im Standard nach Benutzer und Jahr. Da man in der Regel E-Mails bestimmter Personen sucht und wiederherstellen muss, hat CI-Archive alleine aufgrund dieser technischen Basis schon einen enormen Geschwindigkeitsvorteil. Die Suchfunktion selbst haben wir kürzlich nochmals spürbar optimiert. Dennoch ist die Geschwindigkeit der Suche stark abhängig von den lokalen Gegebenheiten. D.h. die Größe der Storages, die Geschwindigkeit des Netzwerks sowie der Festplatten können die Geschwindigkeit der Suche erheblich beeinflussen. Bei Storages im Gigabyte-Bereich und darüber kann es in Abhängigkeit der Gegebenheiten bis zu mehrere Minuten dauern bis alle E-Mails durchsucht wurden. Das dauert in Exchange oder Outlook mindestens genauso lange. Seien Sie daher bitte etwas Geduldig und geben Sie der Suche eine Chance, die teils riesigen Datenmengen zu durchforsten – die Hardware hat schließlich nicht die Rechen-Power von Google & Co…