CI-Oof Lite/für MS-Teams einrichten
Überblick
CI-Out-of-Office Lite ermöglicht es Unternehmen dessen Abwesenheitsmeldungen („Automatische Antworten“) zentral gesteuert und durch Vorlagen innerhalb einer Domäne vereinheitlicht werden können. Es ist möglich den Abwesenheitsstatus (aktiv / inaktiv) sowie die Abwesenheitsmeldung (Out-of-Office Nachricht) eines anderen Benutzers zu bearbeiten. Dies ermöglicht es z.B. Mitarbeiter(innen) der Personalabteilung, Abteilungsleitern, … die Abwesenheitseinstellungen anderer Mitarbeiter zu setzen / zu bearbeiten (z.B. im Krankheitsfall). Natürlich kann der Benutzer selbst seinen eigenen Abwesenheitsstatus verändern und die Abwesenheitsmeldung auf Basis definierter Vorlagen (z.B. für Urlaub, Schulung, …) setzen.
Die Vorlagen für Abwesenheitsmeldungen können mithilfe von Variablen dynamisch gestaltet werden. Das ermöglicht eine unternehmensweite Vereinheitlichung der Abwesenheitsmeldungen bei gleichzeitiger Flexibilität durch dynamische Variablen und Benutzerdaten aus dem Active Directory / Azure Active Directory (siehe Kapitel 5: Beispiel-Vorlage) und somit einer Einhaltung der Corporate Identity des Unternehmens.
Beispiele für den Einsatz:
- Setzen / bearbeiten des eigenen Abwesenheitsstatus / der eigenen Abwesenheitsnotiz.
- Setzen / bearbeiten des Abwesenheitsstatus / der Abwesenheitsnotiz eines anderen Mitarbeiters z.B. durch die Personalabteilung / Vorgesetzter einer Abteilung / Gruppe im Krankheitsfall.
Funktionen:
- Anzeigen und Ändern der Abwesenheitseinstellungen für jede Mitarbeiterin / jeden Mitarbeiten bzw. für jede beliebige Mailbox oder Verteilergruppe
- Anzeigen und Ändern der Abwesenheitseinstellungen in der Microsoft 365 Cloud
- Durchführen von Ersetzungen innerhalb der Abwesenheitsmeldungen bzw. der Vorlagen
- Outlook/Teams-Integration zentral möglich
- Stellvertreter Auswahl (nur informell)
Vorteile / Besonderheiten:
- Vereinheitlichung der Abwesenheitsnotizen im Unternehmen – Stichwort: Corporate Identity
- Zentrale Verwaltung
- Keine klassische Installation erforderlich (weder Client- noch Serverseitig). Die Software muss lediglich konfiguriert werden Anmeldung am CI-Cloud-Portal erforderlich.
System Anforderungen
- Anmeldung am CI-Cloud-Portal (kostenfreier Testzeitraum!)
- Microsoft Teams sofern dies in MS-Teams integriert werden soll, optional über Browser
- Exchange Online - Microsoft 365 (für den Zugriff werden Tokens benötigt, die im CI-Cloud-Portal verwaltet werden.)
Alle Daten sind und bleiben in Ihrem Tenant. Authentifizierung erfolgt über Single-Sign-On (SSO) sowie Zugriffstoken Lediglich die Vorlage(n) und Konfiguration liegen bei uns.
Installation / Konfiguration - Schritt für Schritt
Der CI-Out-of-Office Lite ist nur ein kleiner Teil unseres umfangreichen Produktportfolios. Im Rahmen einer Microsoft 4 Teams Challenge haben wir den CI-Out-of-Office Lite entwickelt. Es besteht die Möglichkeit, für Neukunden dieses Produkt bis vorläufig bis zum 01.07.2021 kostenfrei zu nutzen.
Registrierung im CI-Cloud Portal
Registrierung unter: https://cloud.ci-solution.com/
- Erstellen, sofern noch kein Konto vorhanden.
Nach der Registrierung erhalten Sie eine Mail von CI-Cloud (noreply@cloud.ci-solution.com) mit dem Betreff: CI-Cloud Portal - Email Verification | E-Mail Verifizierung
Sofern Sie diese E-Mail nicht erhalten haben, können Sie diese erneut anfordern. Kontrollieren Sie auch bitte Ihren Spamordner.
Nach erfolgreicher Verifizierung erhalten Sie noch eine Willkommensmail und die Anmeldung ist möglich.
Anmelden am CI-Cloud Portal
Anmeldung am CI-Cloud-Portal: https://cloud.ci-solution.com/ Benutzen Sie hier die Zugangsdaten, die Sie unter kostenfrei registrieren eingetragen haben.
Wir empfehlen den Microsoft Login zu verwenden.
Um mit der Microsoft-Anmeldung in das Portal zur Konfiguration zu kommen, sind unter Organisationsprofil - Benutzer…
Entsprechende Benuzter sowie deren Berechtigungen festzulegen
Willkommen im CI-Cloud-Portal:
Öffnen der CI-Out-of-Office Lite Konfiguration.
Konfiguration
(1) Autorisierung / Zugriff auf Ihr Microsoft 365
Um das Produkt nutzen zu können, benötigt das CI-Cloud Portal einen Basis Zugriff auf Ihre Microsoft 365 Umgebung.
(1) Anmeldung am Microsoft Konto.
Folgen Sie den Anweisungen und akzeptieren Sie die angeforderte Berechtigung.
Sie benötigen hierzu Ihre Microsoft Zugangsdaten. Folgende Berechtigungen muss dieser Benutzer haben: Der User muss ein „Application Admin” sein, um Berechtigung auf das Azure AD gewähren zu können
Diese Zugriffebene erlaubt es Benutzerdaten zu lesen (z.B. Name, Kontaktdaten, Gruppenzugehörigkeiten).
(2) Registrierte Domänen in Microsoft Azure
Die Ermittlung erfolgt automatisch nach der erfolgreichen Anmeldung an Ihr Microsoft 365 Konto. Eine Aktualisierung ist unter aktualisieren jederzeit möglich wenn Beispielsweise Domänen in Microsoft 365 verändert wurden.
(3) Erweiterter Zugriff
Der erweiterte Zugriff (ApplicationImpersonation) wird benötigt um es einem Benutzer zu ermöglichen, die „Rolle“ eines anderen Benutzers einzunehmen.
Folgen Sie den Anweisungen und akzeptieren Sie die angeforderte Berechtigung.
(4) Vorlagen editieren
Wir stellen Ihnen bereits eine fertige multilinguale Vorlage zur Verfügung. Diese ist nach Wunsch von Ihrer Seite anzupassen.
Language: Festlegen der für die erstk Sprache verfügbare Vorlagen.
Delegate required: Festlegen ob ein Stellvertreter gewählt werden muss
Signature: Festlegen der Vorlage.
Der Platzhalter < Listelement> kann für das Festlegen einer Überschrift verwendet werden.
Der CI-Out-of-Office LITE wird mit Basisvorlagen ausgeliefert. Diese dienen vor allem als Beispiel, können aber direkt eingesetzt werden. Bei der Konfiguration unter „Betreff und Vorlagendefinition“ legen Sie fest, welche Vorlagen dem Benutzer in der Anwendung zur Verfügung stehen. Die Vorlage wird immer mit einem „Grund der Abwesenheit“ verknüpft. Die Einstellungen sehen Sie in der Nachfolgenden Abbildung.
Language/Sprache: Je nach ausgewählter Sprache, steht die Vorlage entsprechend in der Anwendung zur Verfügung.
Reason/Grund: „Grund der Abwesenheit“ steht dem Benutzer als Auswahl in der Anwendung zur Verfügung.
Delegate required/Stellvertreter erforderlich: Muss ein Stellvertreter ausgewählt werden?
Signature/Vorlage: Hier können Sie definieren welche Signatur dem Benutzer zur Auswahl steht und somit in die Abwesenheitsmeldung eingefügt werden kann. Hierbei können Sie die sog. Wildcard „*“ verwenden. *.txt trifft auf alle Signaturen zu die mit .txt enden; *_extern.txt auf alle die mit _extern.txt enden.
(5) CI-Out-of-Office-Lite öffnen
Springt und OOF-Lite Seite innerhalb des CI-Cloud-Portal (künftig extern)
Weitere Sprachen konfigurieren (künftiges Cloud Feature)
Um weitere Sprachen anzeigen zu können muss die CI-OOF-LITE.XML angepasst werden. Diese liegt im gleichen Verzeichnis wie auch die CI-OOF-LITE.EXE. Hier haben Sie die Möglichkeit die Sprachauswahl anzupassen um den Benutzern entsprechend ihrer Sprache die Auswahl zu erkennen.
Hier im Beispiel finden Sie nachfolgend Japanisch und Spanisch.
< Option DefineLanguage1="JP;Japanisch-Japanese-日本の;198” />
< Option DefineLanguage2="ES;Spanisch-Spanish-Español;123” />
Den Iconindex finden Sie in der Konfiguration – Erweiterte Konfiguration – Sprachen
Wählen Sie die Flagge aus, die Sie benötigen, der Index wird angezeigt.
- Wir werden diese Feature zeitnah Beschreiben
Wollen Sie die Sprachauswahl z.B. für Deutsch und Englisch überschreiben, dann tragen Sie dies folgendermaßen ein:
CI-Out-of-Office Lite im CI-Cloud Portal öffnen
Neben der Verwendung in MS Teams kann die App auch im CI-Cloud Portal aufgerufen werden.
Im Auswahlfeld “Grund” werden hier enstsprechend der EN Konfiguration angezeigt. (Software derzeit nur in EN verfügbar) Die Überschriften sind nicht wählbar und werden hervorgehoben dargestellt. Es sind keine Überschriften notwendig, sofern keine verwedet werden sollen.
Teams, Office.com und Outlook Integration
Teams, Office.com und Outlook Integration
Erweiterte Einstellungen
Benutzerauswahl (anderer Benutzer) nur für diese Gruppe: Die Auswahl eines anderen Benutzers (um dessen Abwesenheitsstatus zu bearbeiten) nur Mitgliedern der hier angegebene Gruppe erlauben.
Wenn KEINE Gruppe hinterlegt ist, haben ALLE die Möglichkeit einen anderen Benutzer auszuwählen.
Beispiel-Vorlage
Nachfolgend sehen Sie eine einfache „Multilinguale“ Abwesenheitsmeldung bzw. -Vorlage.
Diese Vorlage ist auch in der Erstkonfiguration enthalten (multilingual.htm).
Wir zeigen hier verschiedene Sprachen auf. Nehmen Sie weg was Sie nicht benötigen…
Fügen Sie weiteres an, nach der vorgegebenen Syntax.
Hello,
— English Sample — I am from ##ooffrom @@oofTimeFrom to ##oofto @@oofTimeTo out of Office. I am at ##oofat from @@oofTimeFrom bis ##oofTimeTo out of Office. I am at ##oofat not in Office.##oofNotTimeFrom You can contact me directly as from ##oofback.
Message content for external - special Notes for externals##oofexternal Message content for internals - special Notes for internals##oofinternal
Your emails will be forwarded.##oofforwardtrue” & Environment.NewLine
Your emails will not be forwarded.##oofforwardfalse” & Environment.NewLine
Please contact ##oofforwarduser (##oofforwardmail) in case of urgent need.” & Environment.NewLine
— German Sample — Ich bin vom ##ooffrom @@oofTimeFrom bis ##oofto @@oofTimeTo nicht im Büro. Ich bin am ##oofat von @@oofTimeFrom bis ##oofTimeTo nicht im Büro. Ich bin am ##oofat nicht im Büro. ##oofNotTimeFrom. Ich bin zurück am ##oofback.
Text nur Extern - spezielle Hinweise nur Extern##oofexternal Text nur Intern - Hinweise Intern##oofinternal
Ihre Mails werden @@oofforwardornot weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich an ##oofforwarduser, (Vorname: @@oofforwardgivenName, Nachname: @@oofforwardsn) E-Mail: ##oofforwardmail Telefon: ##oofforwardtelephoneNumber Fax: ##oofforwardfacsimileTelephoneNumber
— French Sample — Vous pourrez à nouveau me joindre personellement à partir du ##oofback.” & Environment.NewLine
Vos messages seront transférés.##oofforwardtrue” & Environment.NewLine
Vos messages ne seront pas transférés.##oofforwardfalse” & Environment.NewLine
En cas de besoin urgent veuillez contacter ##oofforwarduser (##oofforwardmail).” & Environment.NewLine
— Italy Sample — Potrete nuovamente contatarmi a partire da ##oofback.” & Environment.NewLine
I vostri messaggi verranno trasferiti.##oofforwardtrue” & Environment.NewLine
I vostri messaggi non verranno trasferiti.##oofforwardfalse” & Environment.NewLine
In casi urgenti siete pregati di contattare ##oofforwarduser (##oofforwardmail).” & Environment.NewLine
Best regards, @@givenName @@sn
CompanyName
Die Vorlage verwendet zwei Typen von Variablen: @@-Variablen und ##-Variablen.
##-Variablen löschen die komplette Zeile, wenn die Variable leer ist und keinen Wert enthält. Eine Übersicht aller Variablen finden Sie in Kapitel 6 Variablen.
Nehmen wir die Zeilen:
Ich bin vom ##ooffrom @@oofTimeFrom bis ##oofto @@oofTimeTo nicht im Büro. Ich bin am ##oofat von @@oofTimeFrom bis ##oofTimeTo nicht im Büro. Ich bin am ##oofat nicht im Büro. ##oofNotTimeFrom. Ich bin zurück am ##oofback.
Beispiel 1
Der Benutzer stellt eine Abwesenheit über einen Tag von 03.10. – 03.10.2013 (Tag der Deutschen Einheit) ein.
Geht die Abwesenheit über nur einen Tag enthalten die Variablen ooffrom und oofto keinen Wert (diese sind nur bei mehrtägiger Abwesenheit belegt). Folglich wird die erste Zeile gelöscht, da hier ##-Variablen verwendet wurden.
Lediglich oofat sowie oofback enthalten Werte.
Ergebnis:
Ich bin am 03.10.2013 nicht im Hause.
Ich bin zurück am 04.10.2013.
Beispiel 2
Der Benutzer stellt eine Abwesenheit über mehrere Tage von 24.12. – 26.12.2013 ein.
In diesem Fall sind die Variablen ooffrom und oofto mit Werten belegt, nicht aber oofat. Die erste Zeile bleibt diesmal stehen, dafür wird die zweite und dritte Zeile gelöscht. (enthält jeweils ein “oofat”)
Ergebnis:
Ich bin von 24.12.2013 bis 26.12.2013 nicht im Hause.
Ich bin zurück am 27.12.2013.
Variablen
Eine ausführliche Liste der Standard-Variablen finden Sie im Handbuch von CI-Sign
Die am häufigsten verwendeten sind:
Vorname @@givenName
Nachname @@sn
Titel/Position @@title
Abteilung @@department
Firma @@company
Straße @@streetAdress
Stadt @@l
PLZ @@postalCode
E-Mail @@mail
Telefon @@telephoneNumber
Fax @@facsimileTelephoneNumber
Mobil @@mobile
Zusätzlich können in CI-Out-of-Office-LITE die folgenden Variablen verwendet werden:
Von @@ooffrom Abwesend von; belegt bei mehrtägiger Abwesenheit
Bis @@oofto Abwesend bis; belegt bei mehrtägiger Abwesenheit
Am @@oofat Abwesend am; belegt bei eintägiger Abwesenheit
Zurück @@oofback Verwendet bis oder am und addiert einen Tag (nächster Werktag).
Daten des Stellvertreters Vorname @@oofforwardgivenName
Nachname @@oofforwardsn
Titel/Position @@oofforwardtitle
DisplayName @@oofforwarddisplayName
an @@oofforwarduser gibt den Benutzer an, an den weitergeleitet wird.
Mail @@oofforwardmail
Telefon @@oofforwardtelephoneNumber
Privat @@oofforwardhomePhone
Fax @@oofforwardfacsimileTelephoneNumber
Mobil @@oofforwardmobile
xData1..14 @@oofforwardxData1 bis @@oofforwardxData14
Datum-Variablen Formatieren:
@@oofformatfrom(M’/‘d’/‘yyyy) @@ooffrom formatieren
@@oofformatto(M’/‘d’/‘yyyy) @@oofto formatieren
@@oofformatat(M’/‘d’/‘yyyy) …
@@oofformatback(M’/‘d’/‘yyyy) …
Die verschiedenen Formatierungsmöglichkeiten finden Sie hier.
FuncMonthEN(from, MM) Gibt den Monat in Englischer Sprache zurück – für @@ooffrom
FuncMonthEN(to, MM) Gibt den Monat in Englischer Sprache zurück – für @@oofto
FuncMonthEN(at, MM) …
FuncMonthEN(back, MM) …
Formatierungen:
Möglich: from, to, at, back
FuncFormat(from,ddd,en-US) Thu
FuncFormat(from,dddd,en-US) Thursday
FuncFormat(from,MMM,en-US) Feb
FuncFormat(from,MMMM,en-US) February
FuncFormat(from,ddd,de-DE) Do
FuncFormat(from,dddd,de-DE) Donnerstag
FuncFormat(from,MMM,de-DE) Feb
FuncFormat(from,MMMM,de-DE) Februar
Alle oben aufgeführten Variablen können auch als ##-Variablen verwendet werden,
um Zeilen bei leerer Variable zu löschen (siehe Beispiel-Vorlage).
Fehlercodes
Fehlercode | Beschreibung |
---|---|
1000 | Domäne nicht gefunden! Ursachen können sein:
|
1001 | Kunde nicht gefunden! Ursachen können sein:
Lösung: Melden Sie sich im CI-Cloud-Portal an. 14-Tage kostenfreier Testzeitraum. |
1002 | Keine Signaturen für Sie gefunden! Ursachen können sein:
|
1003 | Benutzer nicht gefunden!
|
1004 | E-Mail Adresse nicht gefunden! Ursache dafür können sein:
|
1005 | Zugangsdaten nicht gefunden! Ursachen können sein:
|
1006 | Vorschau zurzeit nicht verfügbar! Signatur wird dennoch beim versenden angehängt! Ursachen dafür können sein:
|
1007 | Ausgewählte Signatur nicht gefunden! Ursachen können ein:
|
Feedback und Kontakt
Wenn Sie Fragen, Kritik oder Anregungen haben erreichen Sie uns gerne unter:
E-Mail: info@ci-solution.com
Wir sind uns sicher dass unsere Software Sie bei der Lösung Ihrer Aufgaben unterstützen wird und freuen uns über jedes Feedback.
Bitte beachten Sie dass dieses Zusatzprodukt nicht den normalen Support beinhaltet.
Mit freundlichen Grüßen
ci solution - Team
ci solution GmbH
Andreas Stäbleinstr. 14
D-97280 Remlingen
09369 980441