CI-Oof Lite/für MS-Teams einrichten

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Überblick

CI-Out-of-Office Lite ermöglicht es Unternehmen dessen Abwesenheitsmeldungen („Automatische Antworten“) zentral gesteuert und durch Vorlagen innerhalb einer Domäne vereinheitlicht werden können. Es ist möglich den Abwesenheitsstatus (aktiv / inaktiv) sowie die Abwesenheitsmeldung (Out-of-Office Nachricht) eines anderen Benutzers zu bearbeiten. Dies ermöglicht es z.B. Mitarbeiter(innen) der Personalabteilung, Abteilungsleitern, … die Abwesenheitseinstellungen anderer Mitarbeiter zu setzen / zu bearbeiten (z.B. im Krankheitsfall). Natürlich kann der Benutzer selbst seinen eigenen Abwesenheitsstatus verändern und die Abwesenheitsmeldung auf Basis definierter Vorlagen (z.B. für Urlaub, Schulung, …) setzen.

Die Vorlagen für Abwesenheitsmeldungen können mithilfe von Variablen dynamisch gestaltet werden. Das ermöglicht eine unternehmensweite Vereinheitlichung der Abwesenheitsmeldungen bei gleichzeitiger Flexibilität durch dynamische Variablen und Benutzerdaten aus dem Active Directory / Azure Active Directory (siehe Kapitel 5: Beispiel-Vorlage) und somit einer Einhaltung der Corporate Identity des Unternehmens.

Video

Beispiele für den Einsatz:

• Setzen / bearbeiten des eigenen Abwesenheitsstatus / der eigenen Abwesenheitsnotiz.
• Setzen / bearbeiten des Abwesenheitsstatus / der Abwesenheitsnotiz eines anderen Mitarbeiters z.B. durch die Personalabteilung / Vorgesetzter einer Abteilung / Gruppe im Krankheitsfall.

Funktionen:

• Anzeigen und Ändern der Abwesenheitseinstellungen für jede Mitarbeiterin / jeden Mitarbeiten bzw. für jede beliebige Mailbox oder Verteilergruppe
• Anzeigen und Ändern der Abwesenheitseinstellungen in der Microsoft 365 Cloud
• Einfügen der E-Mail Signatur in die Abwesenheitsnotiz. (In Verbindung mit CI-Sign erweiterbar)
• Durchführen von Ersetzungen innerhalb der Abwesenheitsmeldungen bzw. der Vorlagen
• Teams-Integration zentral möglich
• E-Mail Weiterleitung bei Abwesenheit aktivieren (nur in erweiterter Version mit Lizenz verfügbar).

Vorteile / Besonderheiten:

• Vereinheitlichung der Abwesenheitsnotizen im Unternehmen – Stichwort: Corporate Identity
• Zentrale Verwaltung
• Keine klassische Installation erforderlich (weder Client- noch Serverseitig). Die Software muss lediglich konfiguriert werden Anmeldung am CI-Cloud-Portal erforderlich.

System Anforderungen

• Anmeldung am CI-Cloud-Portal (kostenfreier Testzeitraum!)
• Microsoft Teams sofern dies in MS-Teams integriert werden soll, optional über Browser
• Exchange Online - Microsoft 365 (für den Zugriff werden Tokens benötigt, die im CI-Cloud-Portal verwaltet werden.)

Alle Daten sind und bleiben in Ihrem Tenant. Authentifizierung erfolgt über Single-Sign-On (SSO) sowie Zugriffstoken Lediglich die Vorlage(n) und Konfiguration liegen bei uns.

Lizenzierung

CI-Out-of-Office Lite stellen wir in verschiedenen Varianten zur Verfügung:

1. Die Basis-Version stellen wir 90 Tage „as is“ kostenlos (Lizenzfrei) und ohne telefonischen Support zur Verfügung. Support erhalten ist per E-Mail oder auch direkt aus dieser Anleitung Im Anschluss an die kostenfreie Phase kann die Software im CI-Cloud Portal gebucht werden.

2. Die erweiterte Version mit zusätzlichen Funktionen, wie z.B. E-Mail Weiterleitungen bei Abwesenheit, können nur nur mit einer erweiterten Lizenz des CI-Out-of-Office Manager nutzen.

3. Die maximale Anzahl von Cloud-Benutzern ist auf 99 begrenzt. Weitere können nur mit einer erweiterten Lizenz (Anzahl der Benutzer) des CI-Out-of-Office Manager nutzen.

Neben dem CI-Out-of-Office Lite bieten wir mit dem CI-Out-of-Office Manager sozusagen einen „großen Bruder“, als lizenzpflichtige Software mit spürbar mehr Funktionalität und vollem Support an.

Wir behalten uns das Recht vor, die „Lizenzpolitik“ zukünftig jederzeit ändern zu können. (Das müssen wir erwähnen. Sie wissen bestimmt wie das ist… ;-)). Eine solche Änderung gilt ausschließlich für neue Versionen/Revisionen. Jede von uns veröffentlichte kostenlose (lizenzfreie) Basis-Version wird es auch immer bleiben.

Installation / Konfiguration - Schritt für Schritt

Der CI-Out-of-Office Lite ist nur ein kleiner Teil unseres umfangreichen Produktportfolios. Im Rahmen einer Microsoft 4 Teams Challenge haben wir den CI-Out-of-Office Lite entwickelt. Es besteht die Möglichkeit, für Neukunden dieses Produkt bis vorläufig bis zum 01.07.2021 kostenfrei zu nutzen.

Registrierung im CI-Cloud Portal

Registrierung unter: https://cloud.ci-solution.com/

1. Erstellen, sofern noch kein Konto vorhanden.

2. Nach der Registrierung erhalten Sie eine Mail von CI-Cloud (noreply@cloud.ci-solution.com) mit dem Betreff: CI-Cloud Portal - Email Verification | E-Mail Verifizierung

   Sofern Sie diese E-Mail nicht erhalten haben, können Sie diese erneut anfordern. Kontrollieren Sie auch bitte Ihren Spamordner.

3. Nach erfolgreicher Verifizierung erhalten Sie noch eine Willkommensmail und die Anmeldung ist möglich.

Anmelden am CI-Cloud Portal

Anmeldung am CI-Cloud-Portal: https://cloud.ci-solution.com/ Benutzen Sie hier die Zugangsdaten, die Sie unter kostenfrei registrieren eingetragen haben.

Wir empfehlen den Microsoft Login zu verwenden.

• Um mit der Microsoft-Anmeldung in das Portal zur Konfiguration zu kommen, sind unter Organisationsprofil - Benutzer…

  Entsprechende Benuzter sowie deren Berechtigungen festzulegen

Willkommen im CI-Cloud-Portal:

Öffnen der CI-Out-of-Office Lite Konfiguration.

Konfiguration

(1) Autorisierung / Zugriff auf Ihr Microsoft 365

Um das Produkt nutzen zu können, benötigt das CI-Cloud Portal einen Basis Zugriff auf Ihre Microsoft 365 Umgebung.

(1) Anmeldung am Microsoft Konto.

Folgen Sie den Anweisungen und akzeptieren Sie die angeforderte Berechtigung.

Sie benötigen hierzu Ihre Microsoft Zugangsdaten. Folgende Berechtigungen muss dieser Benutzer haben: Der User muss ein „Application Admin” sein, um Berechtigung auf das Azure AD gewähren zu können

Diese Zugriffebene erlaubt es Benutzerdaten zu lesen (z.B. Name, Kontaktdaten, Gruppenzugehörigkeiten).

(2) Registrierte Domänen in Microsoft Azure

Die Ermittlung erfolgt automatisch nach der erfolgreichen Anmeldung an Ihr Microsoft 365 Konto. Eine Aktualisierung ist unter aktualisieren jederzeit möglich wenn Beispielsweise Domänen in Microsoft 365 verändert wurden.

(3) Erweiterter Zugriff

Der erweiterte Zugriff (ApplicationImpersonation) wird benötigt um es einem Benutzer zu ermöglichen, die „Rolle“ eines anderen Benutzers einzunehmen.

Folgen Sie den Anweisungen und akzeptieren Sie die angeforderte Berechtigung.

(4) Vorlagen editieren

Wir stellen Ihnen bereits eine fertige multilinguale Vorlage zur Verfügung. Diese ist nach Wunsch von Ihrer Seite anzupassen.

Language: Festlegen der für die erstk Sprache verfügbare Vorlagen.

Delegate required: Festlegen ob ein Stellvertreter gewählt werden muss

Signature: Festlegen der Vorlage.
Der Platzhalter < Listelement> kann für das Festlegen einer Überschrift verwendet werden.

Der CI-Out-of-Office LITE wird mit Basisvorlagen ausgeliefert. Diese dienen vor allem als Beispiel, können aber direkt eingesetzt werden. Bei der Konfiguration unter „Betreff und Vorlagendefinition“ legen Sie fest, welche Vorlagen dem Benutzer in der Anwendung zur Verfügung stehen. Die Vorlage wird immer mit einem „Grund der Abwesenheit“ verknüpft. Die Einstellungen sehen Sie in der Nachfolgenden Abbildung.

Language/Sprache: Je nach ausgewählter Sprache, steht die Vorlage entsprechend in der Anwendung zur Verfügung.

Reason/Grund: „Grund der Abwesenheit“ steht dem Benutzer als Auswahl in der Anwendung zur Verfügung.

Delegate required/Stellvertreter erforderlich: Muss ein Stellvertreter ausgewählt werden?

Signature/Vorlage: Hier können Sie definieren welche Signatur dem Benutzer zur Auswahl steht und somit in die Abwesenheitsmeldung eingefügt werden kann. Hierbei können Sie die sog. Wildcard „*“ verwenden. *.txt trifft auf alle Signaturen zu die mit .txt enden; *_extern.txt auf alle die mit _extern.txt enden.

(5) CI-Out-of-Office-Lite öffnen

Springt und OOF-Lite Seite innerhalb des CI-Cloud-Portal (künftig extern)

Weitere Sprachen konfigurieren (künftiges Cloud Feature)

Um weitere Sprachen anzeigen zu können muss die CI-OOF-LITE.XML angepasst werden. Diese liegt im gleichen Verzeichnis wie auch die CI-OOF-LITE.EXE. Hier haben Sie die Möglichkeit die Sprachauswahl anzupassen um den Benutzern entsprechend ihrer Sprache die Auswahl zu erkennen.

Hier im Beispiel finden Sie nachfolgend Japanisch und Spanisch.

< Option DefineLanguage1="JP;Japanisch-Japanese-日本の;198” />

< Option DefineLanguage2="ES;Spanisch-Spanish-Español;123” />

Den Iconindex finden Sie in der Konfiguration – Erweiterte Konfiguration – Sprachen

Wählen Sie die Flagge aus, die Sie benötigen, der Index wird angezeigt.

• Wir werden diese Feature zeitnah Beschreiben

Wollen Sie die Sprachauswahl z.B. für Deutsch und Englisch überschreiben, dann tragen Sie dies folgendermaßen ein:

CI-Out-of-Office Lite im CI-Cloud Portal öffnen

Neben der Verwendung in MS Teams kann die App auch im CI-Cloud Portal aufgerufen werden.

Im Auswahlfeld “Grund” werden hier enstsprechend der EN Konfiguration angezeigt. (Software derzeit nur in EN verfügbar) Die Überschriften sind nicht wählbar und werden hervorgehoben dargestellt. Es sind keine Überschriften notwendig, sofern keine verwedet werden sollen.

Implementierung in Microsoft Teams

Den Link zum Microsoft Store stellen wir hier in Kürze zur Verfügung.

Hier als direkter Download

Herunterladen und im Microsoft 365 entsprechend der Teams Konfigurationsmöglichkeiten einrichten.

Sofern Sie noch nicht im CI-Cloud Portal registriert sind, finden wir den Kunden nicht und es erscheint folgende Nachricht.

Folgen Sie den Optionen zur Registrierung und/oder Hilfe:

(1) Registrierung im CI-Cloud-Portal

Ansicht innerhalb MS-Teams

Erweiterte Einstellungen (nur in lizensierter Version verfügbar)

In der lizensierten Version des CI-Out-of-Office LITE stehen Ihnen erweiterte Funktionen zur Verfügung. Diese können hier konfiguriert werden.

Benutzerauswahl (anderer Benutzer) nur für diese Gruppe: Die Auswahl eines anderen Benutzers (um dessen Abwesenheitsstatus zu bearbeiten) nur Mitgliedern der hier angegebene Active Directory Gruppe erlauben.

Reale Weiterleitung an E-Mail Adresse (im Moment bzw. im Standard nur Vertreterinformation)

Beispiel-Vorlage

Nachfolgend sehen Sie eine einfache „Multilinguale“ Abwesenheitsmeldung bzw. -Vorlage.

Diese Vorlage ist auch in der Erstkonfiguration enthalten (multilingual.htm).

Wir zeigen hier verschiedene Sprachen auf. Nehmen Sie weg was Sie nicht benötigen…

Fügen Sie weiteres an, nach der vorgegebenen Syntax.

Hello,

— English Sample — I am from ##ooffrom @@oofTimeFrom to ##oofto @@oofTimeTo out of Office. I am at ##oofat from @@oofTimeFrom bis ##oofTimeTo out of Office. I am at ##oofat not in Office.##oofNotTimeFrom You can contact me directly as from ##oofback.

Message content for external - special Notes for externals##oofexternal Message content for internals - special Notes for internals##oofinternal

Your emails will be forwarded.##oofforwardtrue” & Environment.NewLine

Your emails will not be forwarded.##oofforwardfalse” & Environment.NewLine

Please contact ##oofforwarduser (##oofforwardmail) in case of urgent need.” & Environment.NewLine

— German Sample — Ich bin vom ##ooffrom @@oofTimeFrom bis ##oofto @@oofTimeTo nicht im Büro. Ich bin am ##oofat von @@oofTimeFrom bis ##oofTimeTo nicht im Büro. Ich bin am ##oofat nicht im Büro. ##oofNotTimeFrom. Ich bin zurück am ##oofback.

Text nur Extern - spezielle Hinweise nur Extern##oofexternal Text nur Intern - Hinweise Intern##oofinternal

Ihre Mails werden @@oofforwardornot weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich an ##oofforwarduser, (Vorname: @@oofforwardgivenName, Nachname: @@oofforwardsn) E-Mail: ##oofforwardmail Telefon: ##oofforwardtelephoneNumber Fax: ##oofforwardfacsimileTelephoneNumber

— French Sample — Vous pourrez à nouveau me joindre personellement à partir du ##oofback.” & Environment.NewLine

Vos messages seront transférés.##oofforwardtrue” & Environment.NewLine

Vos messages ne seront pas transférés.##oofforwardfalse” & Environment.NewLine

En cas de besoin urgent veuillez contacter ##oofforwarduser (##oofforwardmail).” & Environment.NewLine

— Italy Sample — Potrete nuovamente contatarmi a partire da ##oofback.” & Environment.NewLine

I vostri messaggi verranno trasferiti.##oofforwardtrue” & Environment.NewLine

I vostri messaggi non verranno trasferiti.##oofforwardfalse” & Environment.NewLine

In casi urgenti siete pregati di contattare ##oofforwarduser (##oofforwardmail).” & Environment.NewLine

Best regards, @@givenName @@sn

CompanyName

Die Vorlage verwendet zwei Typen von Variablen: @@-Variablen und ##-Variablen.

##-Variablen löschen die komplette Zeile, wenn die Variable leer ist und keinen Wert enthält. Eine Übersicht aller Variablen finden Sie in Kapitel 6 Variablen.

Nehmen wir die Zeilen:

Ich bin vom ##ooffrom @@oofTimeFrom bis ##oofto @@oofTimeTo nicht im Büro. Ich bin am ##oofat von @@oofTimeFrom bis ##oofTimeTo nicht im Büro. Ich bin am ##oofat nicht im Büro. ##oofNotTimeFrom. Ich bin zurück am ##oofback.

Beispiel 1

Der Benutzer stellt eine Abwesenheit über einen Tag von 03.10. – 03.10.2013 (Tag der Deutschen Einheit) ein.

Geht die Abwesenheit über nur einen Tag enthalten die Variablen ooffrom und oofto keinen Wert (diese sind nur bei mehrtägiger Abwesenheit belegt). Folglich wird die erste Zeile gelöscht, da hier ##-Variablen verwendet wurden.

Lediglich oofat sowie oofback enthalten Werte.

Ergebnis:

Ich bin am 03.10.2013 nicht im Hause.

Ich bin zurück am 04.10.2013.

Beispiel 2

Der Benutzer stellt eine Abwesenheit über mehrere Tage von 24.12. – 26.12.2013 ein.

In diesem Fall sind die Variablen ooffrom und oofto mit Werten belegt, nicht aber oofat. Die erste Zeile bleibt diesmal stehen, dafür wird die zweite und dritte Zeile gelöscht. (enthält jeweils ein “oofat”)

Ergebnis:

Ich bin von 24.12.2013 bis 26.12.2013 nicht im Hause.

Ich bin zurück am 27.12.2013.

Variablen

Eine ausführliche Liste der Standard-Variablen finden Sie im Handbuch von CI-Sign

Die am häufigsten verwendeten sind:

Vorname @@givenName

Nachname @@sn

Titel/Position @@title

Abteilung @@department

Firma @@company

Straße @@streetAdress

Stadt @@l

PLZ @@postalCode

E-Mail @@mail

Telefon @@telephoneNumber

Fax @@facsimileTelephoneNumber

Mobil @@mobile

Zusätzlich können in CI-Out-of-Office-LITE die folgenden Variablen verwendet werden:

Von @@ooffrom Abwesend von; belegt bei mehrtägiger Abwesenheit

Bis @@oofto Abwesend bis; belegt bei mehrtägiger Abwesenheit

Am @@oofat Abwesend am; belegt bei eintägiger Abwesenheit

Zurück @@oofback Verwendet bis oder am und addiert einen Tag (nächster Werktag).

Daten des Stellvertreters Vorname @@oofforwardgivenName

Nachname @@oofforwardsn

Titel/Position @@oofforwardtitle

DisplayName @@oofforwarddisplayName

an @@oofforwarduser gibt den Benutzer an, an den weitergeleitet wird.

Mail @@oofforwardmail

Telefon @@oofforwardtelephoneNumber

Privat @@oofforwardhomePhone

Fax @@oofforwardfacsimileTelephoneNumber

Mobil @@oofforwardmobile

xData1..14 @@oofforwardxData1 bis @@oofforwardxData14

Datum-Variablen Formatieren:

@@oofformatfrom(M’/‘d’/‘yyyy) @@ooffrom formatieren

@@oofformatto(M’/‘d’/‘yyyy) @@oofto formatieren

@@oofformatat(M’/‘d’/‘yyyy) …

@@oofformatback(M’/‘d’/‘yyyy) …

Die verschiedenen Formatierungsmöglichkeiten finden Sie hier.

FuncMonthEN(from, MM) Gibt den Monat in Englischer Sprache zurück – für @@ooffrom

FuncMonthEN(to, MM) Gibt den Monat in Englischer Sprache zurück – für @@oofto

FuncMonthEN(at, MM) …

FuncMonthEN(back, MM) …

Formatierungen:

Möglich: from, to, at, back

FuncFormat(from,ddd,en-US) Thu

FuncFormat(from,dddd,en-US) Thursday

FuncFormat(from,MMM,en-US) Feb

FuncFormat(from,MMMM,en-US) February

FuncFormat(from,ddd,de-DE) Do

FuncFormat(from,dddd,de-DE) Donnerstag

FuncFormat(from,MMM,de-DE) Feb

FuncFormat(from,MMMM,de-DE) Februar

Alle oben aufgeführten Variablen können auch als ##-Variablen verwendet werden,

um Zeilen bei leerer Variable zu löschen (siehe Beispiel-Vorlage).

Fehlercodes

Feedback und Kontakt

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E-Mail: info@ci-solution.com

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Mit freundlichen Grüßen 

ci solution - Team 

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09369 980441