CI-Signature Add-In - Neue Version

Das CI-Signature Add-In stellt den Anwendern E-Mail Signaturen direkt sichtbar in Outlook zur Verfügung, bzw. fügt die Signatur automatisch in neue E-Mails und Termineinladungen ein, und/oder zeigt den Anwendern eine Vorschau der serverseitig anzufügenden Signatur / Disclaimer. Die Funktionalität ist abhängig von den in CI-Cloud aktivierten Modulen CI-Sign und/oder CI-Disclaimer.

Das Add-In unterstützt Outlook aus dem M365 Abo (klassisch), das “Neue Outlook”, Outlook im Web (OWA), sowie Outlook für Mac, iOS, Android,
konkret setzt das CI-Signature Add-In derzeit den Outlook JS API Anforderungssatz 1.10 voraus.
Siehe: Outlook client support

CI-Signature ist durch Microsoft zertifiziert und die Verwendung wird empfohlen, es kann direkt über Microsoft AppSource installiert werden.

Kurzbeschreibung

Das CI-Signature Add-In ist für Outlook aus dem M365 Abo (klassisch), das “Neue Outlook”, Outlook im Web (OWA), sowie Outlook für Mac, iOS und Android verfügbar.
Das Add-In impliziert CI-Sign.
D.h. Signaturen werden anhand der CI-Sign Konfiguration innerhalb Outlook sichtbar und wählbar* zur Verfügung gestellt,
je nach Einstellung wird die Standardsignatur automatisch eingefügt, in diesem Fall wird außerdem die Einstellung für die Standardsignatur
unter “Signaturen und Briefpapier” in Outlook auf “ohne” gesetzt, somit werden bestehende Signaturen übersteuert.
*sofern dem Benutzer mehrere Signaturen zugewiesen wurden, nur unter Windows und MAC möglich.

Zusätzlich zeigt das Add-In eine Vorschau der serverseitigen Signatur (CI-Disclaimer erforderlich)
Entsprechend der gebuchten Produkte und Optionen stellt das Add-In die Funktionen automatisch zur Verfügung.

System Anforderungen

• Registrierung* am CI-Cloud-Portal Registrierung am CI-Cloud-Portal

• Es wird das Produkt CI-Sign innerhalb des CI-Cloud Portals benötigt.
  Nutzen Sie unsere kostenfreie Testphase.
  Befolgen Sie einfach Schritt für Schritt die Schnellstart Anleitung, hier erfahren Sie auch,
  wie Sie sich ein Angebot im PDF-Format erstellen können.

• Outlook aus dem M365 Abo (klassisch), das “Neue Outlook”, Outlook im Web (OWA), sowie Outlook für Mac, iOS, Android,
  konkret setzt das CI-Signature Add-In derzeit den Outlook JS API Anforderungssatz 1.10 voraus.
  Siehe: Outlook client support

  *Sie können das CI-Signature Add-In sogar ohne Registrierung am CI-Cloud Portal in Outlook direkt installieren und testen.
  Wir haben Samples vorbereitet. Das automatische Anfügen der Signatur wird dann nicht unterstützt.

Verwendung innerhalb Outlook für Windows/Mac

Hier sind die Produkte CI-Sign (blauer Bereich) und CI-Disclaimer (grüner Bereich) im CI-Cloud-Portal aktiviert.

(1) Gewählte Signatur in die E-Mail einfügen.
(2) Löschen der in der E-Mail befindlichen Signatur.
(3) Aktualisierung ausführen.
(4) Optionen öffnen.

Einstellungen - Standardsignatur / Signatur in Termineinladungen / Log

(1) Einstellungen öffnen
(A)
Das bedeutet Innerhalb der CI-Sign Konfiguration:
Die Checkbox “Einstellungen in Outlook und Add-In nicht ändern - Signaturen nur verteilen” ist nicht aktiv.
Die Standardsignatur ist global festgelegt und kann nur angezeigt werden.
Die Option “Signaturen in Besprechungsanfragen automatisch einfügen:” wurde auf “Nicht einfügen (MS Standard)” gesetzt.
Es wird keine Signatur in Besprechungsanfragen (Kalendereinträge) automatisch angefügt.
(B)
Das bedeutet Innerhalb der CI-Sign Konfiguration:
Die Checkbox “Einstellungen in Outlook und Add-In nicht ändern - Signaturen nur verteilen” ist aktiv.
Die Standardsignatur kann im Add-In durch den Benutzer festgelegt werden.
Die Option “Signaturen in Besprechungsanfragen automatisch einfügen:” wurde auf “Dem Anwender die Auswahl ermöglichen” gesetzt.
Der Benutzer kann einstellen, ob bei bei Besprechungsanfragen (Kalendereinträge) eine Signatur automatisch angefügt werden soll oder nicht.

(2)
Nur Text verwenden.
Das Add-In stellt anhand des E-Mail-Format automatisch die HTML oder TXT Signatur zur Verfügung.
Hiermit wird die TXT Signatur erzwungen.
(3)
E-Mail Body laden.
Lädt den E-Mail Body, zum Beispiel für Supportzwecke.
(4)
Log.
Senden Sie das Log bei technischen Problemen an info@ci-solution.com sowie einer aussagekräftigen Fehlerbeschreibung.
(5)
Neu laden (STRG+F5).
Der lokale Cache wird bereinigt, Daten neu geladen.

Bekannte Probleme, Stand 14.01.2025, Version 4.1.0.0:
Wenn Sie das Farbschema umschalten (Dunkler Modus an bzw. aus) dies speichern und dann “Neu laden” betätigen, wechselt das Add-In unter Outlook Neu und Web in das vorige Farbschema zurück. Schließt man das Add-In und öffnet es neu, ist es korrekt. Wenn man eine neue Mail schreibt ist es ebenfalls korrekt.

Verwendung innerhalb Outlook für iOS/Android

Nach erfolgreicher Installation des Add-Ins über das M365 Admin Center ist in der Outlook App für iOS und Android
wird das Add-In innerhalb der Einstellungen unter Add-Ins aufgeführt und ist aktiv. (1-2)

Die Standardsignatur wird nun automatisch eingefügt,
eine Signatur-Auswahl ist nicht möglich. Die Signatur erscheint NICHT in den App-Einstellungen unter “Signatur.”

Falls Sie eine Intune Outlook App Policy verwenden, muss die Einstellung «Default App Signature» auf On gesetzt sein, dass bewirkt das im neuen Mail der Text: «Gesendet von Outlook für Android» hinzugefügt wird. Die Einstellung erlaubt es dem Add-In, die konfigurierte Signatur einzufügen.

Aktualität der Daten - Caching im Add-In

Um die Reaktionsfähigkeit des Add-In zu optimieren, verwendet das Add-In Caching und speichert dazu häufig benötigte Daten temporär ab. Dabei besteht immer ein gewisses Risiko, dass die zwischengespeicherten Daten nicht mehr aktuell sind. Es ist daher wichtig die Balance zwischen Leistung und Datenaktualität zu finden. In diesem Abschnitt informieren wir über die Caching-Mechanismen, damit Sie diese verstehen und einordnen können.

• Die Cache-Dauer beträgt 60 Minuten
• Die Liste der Signaturen, die einem Anwender zur Verfügung stehen, sowie die Signaturen selbst (deren Inhalt), werden für 60 Minuten zwischengespeichert.
• Nach Ablauf der Cache-Dauer werden die Daten beim nächsten Zugriff neu geladen und erneut zwischengespeichert
• Das Caching kann zur Folge haben, dass Änderungen an den Signaturen oder Einstellungen im CI-Cloud Portal erst verzögert im Add-In sichtbar sind.
• Der aktualisieren Button verwirft den lokalen Cache und lädt die Daten neu.
• Als lokalen Cache wird der localStorage des jeweiligen Browser bzw. der Outlook Runtime verwendet.

Bestehende lokale Signaturen aus Outlook (Windows) löschen

Das CI-Signature Add-In übersteuert die lokalen Outlook Signaturen (eingestellte Standardsignatur im Add-in bzw. in CI-Sign Konfig vorausgesetzt), d.h. die lokale Standardsignatur in Outlook wird auf „ohne“ gestellt, Sie müssen nichts weiter tun.

Ihre Benutzer haben also noch die lokalen Outlook Signaturen. Wenn Sie diese zusätzlich löschen möchten, gibt es div Möglichkeiten.

Sie leeren den lokalen Signatur-Ordner komplett inkl. Löschung des images Ordners, z.B. mit

cd /d %appdata%\Microsoft\Signatures && del /q * && for /d %%x in () do @rd /s /q “%%x”
cd /d %appdata%\Microsoft\Signatures\images && del /q * && for /d %%x in () do @rd /s /q “%%x”
cd /d %appdata%\Microsoft\Signatures && rd images

Diesen Befehl könnten Sie über das Loginskript ausführen lassen.

Message Header und Transport

Mit dem Einfügen einer sichtbaren Signatur über das CI-Signature Add-In wird ein Message Header angefügt:

Header: ci-signature
Value: true

Damit kann die “CI-Cloud transport rule” im Exchange unter Nachrichtenfluss angepasst werden, so das E-Mails mit diesem Header (= Signatur bereits eingefügt) nicht über den Transport zur Verarbeitung an CI-Cloud gesendet werden (serverseitiges Anfügen von Signatur/Disclaimer)

Freigegebene Postfächer / Shared Mailbox

Die Unterstützung für freigegebene Postfächer ist derzeit noch eingeschränkt. Das Add-In orientiert sich derzeit an der von-Adresse beim Erstellen einer neuen E-Mail. Änderungen der von-Adresse während des Verfassens einer neuen E-Mail werden nicht berücksichtigt. Wir arbeiten an einer vollständigen Unterstützung von freigegebenen Postfächern.

Offline Arbeiten

Stand 25.11.2024, Version 4.1.0.0

Aktuell wird „offline Arbeiten“ von dem CI-Signature Add-In nicht unterstützt.

Nach unserer Einschätzung, sollte es jedoch möglich sein, dies zu erweitern.

Zumindest was die sog. Task-Pane Ansicht (links in der Seitenleiste) betrifft. Wir vermuten, dass das automatische Einfügen seitens der Outlook API eine Online-Abhängigkeit hat. Wir prüfen es.

Bekanntes Problem mit Outlook klassisch und Leerzeilen in Schriftgröße 12

Stand 30.01.2025, Version 4.1.0.0

Wenn Schriftgröße 12pt angegeben, wird es von Outlook klassisch für die Leerzeilen entfernt, 11pt oder 13pt bleiben jedoch erhalten.

Das scheint ein Problem (Feature) von Outlook klassisch zu sein.

Vermutlich wird „12pt“ als Standard angesehen und deshalb entfernt.

Wenn die Standardgröße in der NormalEmail.dotm Vorlage 11pt ist (was ebenfalls Standard ist), dann wird aus 12 pt leider 11pt.

Das ist etwas was wir nicht beeinflussen können.

Um das zu verifizieren, die NormalEmail.dotm unter*%appdata% \Roaming\Microsoft\Templates* auf 12pt ändern und siehe da – es bleibt nun in Größe 12. Die Tags werden aber dennoch entfernt.

Updates

Die meisten Aktualisierungen sind automatisch und greifen ohne Intervention des Admin. Aktualisierungen, die geänderte Berechtigungen erfordern oder bestimmte neue Funktionen bringen (z.B. Mobile Support, Event-Based Activation), erfordern eine manuelle Bestätigung eines Admin. Beachten Sie hierzu die Versionshistorie. Dort haben wir entsprechende Updates gekennzeichnet. Und so aktualisieren Sie das Add-In.