Freigegebene Postfächer / Shared Mailbox

Bei Von-Adresswechsel kann die passende Signatur automatisch eingefügt werden (Senden als Berechtigung erforderlich)

Stand 27.11.2025

Mittlerweile wird die Änderung der „Von-Adresse“ seitens Microsoft korrekt übermittelt. Hierfür war auf unserer Seite abschließend noch eine Anpassung des Manifestes auf Version 1.13 und somit eine erneute Zertifizierung durch Microsoft erforderlich.

Beides wurde erfolgreich umgesetzt.

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Prüfen Sie zunächst, ob Sie diese Versionen verwenden:
CI-Signature mindestens Version 4.2.0.2.
Manifest Schema Version mindestens 1.13. (lässt sich von unserer Seite nicht beeinflussen, Microsoft gibt die Änderung im Hintergrund frei).

Wenn die Versionen vorliegen, lässt sich nun folgendes abbilden, hier ein Beispiel:

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Ich habe eine neue E-Mail geöffnet, meine persönliche Signatur wurde eingefügt.

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Ich ändere die Von-Adresse auf shared@ci-solution.com und es wird automatisch die Signatur von shared@ci-solution.com eingefügt.

Voraussetzungen

  1. Der Benutzer hat die „Senden als“ Berechtigung für shared@ci-solution.com
  2. Die zusätzliche Signatur wurde laut Anleitung zugewiesen: Additionale Signaturen

In unserem Beispiel besitzt shared@ci-solution.com außerdem keine Lizenz, auch dieses Szenario wird unterstützt.

Die Vorschau der serverseitig eingefügten Signatur bzw. des Disclaimers hängt von der gewählten Von-Adresse und Empfänger-Adresse ab. Dadurch kann grundsätzlich auch eine Vorschau für Postfächer erzeugt werden, für die der ausführende Benutzer keine Berechtigung besitzt. Wenn Sie das nicht wünschen, schreiben Sie uns bitte an info@ci-solution.com


Stand 06.06.2025

Die Unterstützung für freigegebene Postfächer ist derzeit eingeschränkt. Bei Verwendung über „Senden als“ werden Änderungen an der Von‑Adresse im Compose‑Fenster nicht erkannt – die Signaturen des Root‑Users bleiben aktiv. Abhilfe schafft aktuell nur, die zusätzliche Adresse als eigenes (reales) Postfach einzubinden. Dann werden beim Wechsel der Absenderadresse die passenden Signaturen angezeigt/eingefügt.

Hintergrund (Office.js‑Einschränkungen)

  • Office.context.mailbox.item.from liefert im Compose‑Modus stets den Besitzer des Postfachs (Root‑User), nicht die ausgewählte „Senden‑als“‑Adresse.
  • Im Read‑Modus (empfangene E‑Mails) ist item.from korrekt und zeigt den tatsächlichen Absender.
  • Es gibt keine offizielle API, um im Compose‑Modus die „Senden‑als“‑Adresse auszulesen (Delegation, Shared Mailbox, Alias).

Was funktioniert heute?

  • Signaturen für den Primärbenutzer (Root‑User) im Compose‑Modus.
  • Korrekte Anzeige im Read‑Modus.

Workarounds

Reales Postfach verwenden statt nur „Senden als“.

Ausblick

Wir arbeiten an Verbesserungen für freigegebene Postfächer. Solange Microsoft die API nicht erweitert, sind wir durch die oben beschriebenen Limits eingeschränkt.

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Weitere Einschränkungen seitens Microsoft

  • Bei der Erstellung von Terminen stehen allgemein Add-Ins nicht zur Verfügung, also auch nicht das CI-Signature Add-in. Ergo kann keine Signatur eingefügt werden.
  • Outlook im Web (office.com / OWA) hat ebenfalls keine Add-In-Unterstützung in Shared Mailboxen. Add-Ins werden dort nur für das primäre Postfach des angemeldeten Benutzers geladen, nicht für Shared Mailboxen.