Freigegebene Postfächer / Shared Mailbox

Bei Von-Adresswechsel kann die passende Signatur automatisch eingefügt werden (Senden als Berechtigung erforderlich)

Stand 02.2026

Es lässt sich wie folgt abbilden, hier ein Beispiel:

image-20251128090211760

Ich habe eine neue E-Mail geöffnet, meine persönliche Signatur wurde eingefügt.

image-20251128090229264

Ich ändere die Von-Adresse auf shared@ci-solution.com und es wird automatisch die Signatur mit den Daten von shared@ci-solution.com eingefügt.

Es werden immer die Daten des über die Von-Adresse gewählten Benutzers verwendet.
Eine Kombination der Daten beider Benutzer ist aktuell nicht möglich.
Grundsätzlich gibt es hierfür die Base-User-Variablen. Siehe: …die Daten eines Benutzers mit denen eines anderen kombinieren?
Wenn Sie die Signaturen über das Ausführen der CI-Sign.exe bereitstellen, sind diese verwendbar.
Im CI-Signature Add-In sind sie jedoch derzeit noch nicht implementiert.
Wir haben dies bereits als Feature Request aufgenommen.

Voraussetzungen

  1. Der Benutzer hat die „Senden als“ Berechtigung für shared@ci-solution.com
  2. Das zusätzliche Postfach ist nicht real in Outlook eingebunden
  3. Die zusätzliche Signatur wurde laut Anleitung zugewiesen: Additionale Signaturen
  4. In unserem Beispiel besitzt der Benutzer shared@ci-solution.com eine Lizenz. Ohne Lizenz steht das Add-In nur in Outlook klassisch zur Verfügung, also nicht in Outlook Neu und Outlook im Web (OWA). Dies ist eine Einschränkung seitens Microsoft.

Die Vorschau der serverseitig eingefügten Signatur bzw. des Disclaimers hängt von der gewählten Von-Adresse und Empfänger-Adresse ab. Dadurch kann grundsätzlich auch eine Vorschau für Postfächer erzeugt werden, für die der ausführende Benutzer keine Berechtigung besitzt. Wenn Sie das nicht wünschen, schreiben Sie uns bitte an info@ci-solution.com

Einschränkungen seitens Microsoft

  • Bei der Erstellung von Terminen wird das Add-In für Benutzer ohne Lizenz nicht angezeigt, ergo kann keine Signatur eingefügt werden.
  • Outlook im Web (office.com / OWA) hat ebenfalls keine Add-In-Unterstützung für Benutzer ohne Lizenz. Add-Ins werden dort nur für das primäre Postfach des angemeldeten Benutzers geladen, nicht für Shared Mailboxen.

👉 Weiter zu Update