Freigegebene Postfächer / Shared Mailbox
Bei Von-Adresswechsel kann die passende Signatur automatisch eingefügt werden (Senden als Berechtigung erforderlich)
Stand 03.2026
Es lässt sich wie folgt abbilden, hier ein Beispiel:
Ich habe eine neue E-Mail geöffnet, meine persönliche Signatur wurde eingefügt.
Ich ändere die Von-Adresse auf shared@ci-solution.com und es wird automatisch die Signatur mit den Daten von shared@ci-solution.com eingefügt.
Die Daten eines Benutzers mit denen eines anderen kombinieren
Die Funktion „Additionale Signaturen” stellt Benutzern zusätzlich zu ihren eigenen Signaturen, weitere Signaturen anderer Benutzer zur Verfügung. Zum Beispiel deshalb, weil dieser Benutzer im Namen anderer E-Mails verschickt, klassischer Anwendungsfall: Assistenz / Geschäftsführung oder geteilte Postfächer wie “info@".
Nun wäre es wünschenswert die Daten beider Benutzer in der Signatur zu kombinieren.
Die Signatur mit den Daten des Benutzers “shared@ci-solution.com” wurde dem Benutzer “r.koenigs@ci-solution.com” über die Funktion „Additionale Signaturen” als zusätzliche Signatur zugewiesen.
(1) Daten des Benutzers “shared@ci-solution.com"
(2) Daten des „Base-User” “r.koenigs@ci-solution.com”. Der „Base-User“ ist der Benutzer, der sich im Add-In authentifiziert hat und das Add-In ausführt.
Vor- und Nachname wurden kombiniert, sodass auch beim Versand über “shared@ci-solution.com” ein persönlicher Ansprechpartner angegeben werden kann.
(1) In der Signaturvorlage verwenden Sie hierfür die Attribute mit einem Vorangestellten „BU”, z.B. ##BUgivenName, ##BUsn, um die Benutzerdaten des “Base-User” einzufügen. Wird das Add-In n ohne „andere Benutzer” verwendet, so werden die BU-Variablen gelöscht.
Um die Daten beider Nutzer zu kombinieren, aktivieren Sie in der CI-Sign Konfiguration -> Extras die Option “Verarbeite Basis-Benutzer…” (1).
Voraussetzungen
- Der Benutzer hat die „Senden als“ Berechtigung für “shared@ci-solution.com”.
- Dem Benutzer “r.koenigs@ci-solution.com” sind mindestens die gleichen Signaturen wie shared@ci-solution.com innerhalb der CI-Sign Konfig zugewiesen.
- Das zusätzliche Postfach “shared@ci-solution.com” ist nicht als reales Konto in Outlook eingebunden.
- Die zusätzliche Signatur wurde laut Anleitung zugewiesen: Additionale Signaturen
- In unserem Beispiel besitzt der Benutzer shared@ci-solution.com keine Lizenz. Ohne Lizenz steht das Add-In wenn Sie das Konto der Shared Mailbox stattdessen real in Outlook eingebunden haben (also nicht wie in unserem Beispiel), nur in Outlook klassisch zur Verfügung, also nicht in Outlook Neu und Outlook im Web (OWA). Dies ist eine Einschränkung seitens Microsoft.
Die Vorschau der serverseitig eingefügten Signatur bzw. des Disclaimers hängt von der gewählten Von-Adresse und Empfänger-Adresse ab. Dadurch kann grundsätzlich auch eine Vorschau für Postfächer erzeugt werden, für die der ausführende Benutzer keine Berechtigung besitzt. Wenn Sie das nicht wünschen, schreiben Sie uns bitte an info@ci-solution.com
Einschränkungen seitens Microsoft
- Bei der Erstellung von Terminen wird das Add-In für Benutzer ohne Lizenz nicht angezeigt, ergo kann keine Signatur eingefügt werden.
- Outlook im Web (office.com / OWA) hat ebenfalls keine Add-In-Unterstützung für Benutzer ohne Lizenz. Add-Ins werden dort nur für das primäre Postfach des angemeldeten Benutzers geladen, nicht für Shared Mailboxen.
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