Konfiguration von CI-Sign und CI-Signature

Wenn Sie ein bestehendes CI-Sign Desktop importieren möchten, starten Sie hier

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Klicken Sie im linken Menü auf CI-Sign (1) oder auf den Koffer in der CI-Sign Kachel (2) um die Konfiguration zu öffnen.

Wenn diese Möglichkeiten fehlen, dann stellen Sie unter Abrechnung sicher, das Sie das Produkt CI-Sign aktiviert haben.
Produkte und Dienste hinzufügen/entfernen

CI-Signature Add-In

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Das CI-Signature Add-In stellt den Anwendern E-Mail Signaturen direkt in Outlook zur Verfügung,
bzw. fügt die Signatur automatisch in neue E-Mails und Termineinladungen ein.

(1) Der Default Wert für das Anfügen der Signatur in Terminen (Kalendereinträge) ist “Nicht einfügen” und entspricht damit dem MS Standard.
Sie können dies anpassen.
(2)
Im Testcenter besteht jederzeit die Möglichkeit, Signaturen auf Layout und Verteilung zur prüfen.

CI-Sign - Signaturen zuweisen

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Wenn eine Signatur für alle Konten deaktiviert wurde, erscheint die Tabelle:

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(1)
Löscht alle vorhandenen Signaturen (auch eigene Signaturen), ohne Nachfrage.
(2)
Eine Signatur für alle Konten (Standard=aktiviert) setzt für alle Konten die gleiche Signatur (wird in Klammern angezeigt) als Standard-Signatur.
Nehmen Sie den Hacken raus, erscheint eine Tabelle in der Sie viele Möglichkeiten der Verteilung haben, zum Bespiel nach AD-Gruppen, User, usw. Weitere Information hierzu finden Sie weiter unten.
(3)
Signaturvorlagen werden nur verteilt, wenn der Benutzer in der angegebenen AD-Gruppe usw. ist.
(4)
Einstellungen in Outlook und CI-Signature Add-In (Standardsignatur) werden nicht geändert, Signaturen nur verteilt.
Ist die Option NICHT aktiv, setzt das CI-Signature Add-In die Standardsignatur in Outlook außerdem auf “ohne”.

In der Tabelle ist der Ablauf von OBEN nach UNTEN!
Treffen also für einen Benutzer mehrere Zeilen zu, so wird die letzte als Standard gesetzt.
Beispiel:
In Zeile 1 definieren Sie mit “*” für alle die Signatur „Sample-DIR-DE” als Standard.
In Zeile 2 für eine bestimmte Gruppe mit “MemberOf=Gruppennamen” die Signatur „Sample-DIR-EN” als Standard.
In Zeile 3 für eine weitere Gruppe mit “MemberOf=Gruppennamen” die Signatur „Sample-DIR-FR” als Standard.
In Zeile 4 für einen bestimmten User mit “$User=M365-Konto“die Signatur „Sample-Farbe-DE” als Standard.

Ist der Benutzer nun in der in Zeile 2 angegebenen Gruppe „English” erhält er die Signatur „Sample-DIR-EN” als Standard Signatur in Outlook.

Der Parameter <default> verteilt die Signatur, weist sie aber in Outlook nicht zu.
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Wichtig: Der Benutzer muss direktes Mitglied der Gruppe sein. Verschachtelte Gruppen (Gruppe in Gruppe) werden von CI-Sign nicht aufgelöst. Beachten Sie außerdem, wenn Sie $MemberOf verwenden, für jeden Benutzer mindestens eine weitere Gruppenzugehörigkeit (neben der primären Gruppe) eingetragen ist, sonst gibt es aufgrund einer Einschränkung von Microsoft Probleme beim Zugriff als Benutzer.

Outlook Einstellungen

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(1) Roaming-Signaturen deaktivieren (nur klassisches Outlook): CI-Sign deaktiviert per Default Roaming Signaturen, somit verwendet das klassische Outlook weiterhin die lokalen Signaturen.

(2) Outlook Neu - Setze Registry-Werte zum deaktivieren: Wenn aktiv wird das automatische Update auf das neue Outlook deaktiviert. Des Weiteren wird der Schalter „Testen Sie das neue Outlook“ ausgeblendet. Hat ein Benutzer bereits auf das neue Outlook gewechselt, wird dieser auf das klassische Outlook zurückgesetzt.

(3) Outlook Neu - Lösche Registry-Werte zum aktvieren: Löscht die Registry Werte die unter (2) gesetzt wurden, um das neue Outlook aktieren zu können.

Ignoriere diese Gruppe: Sie können für (3) und (4) jeweils eine Gruppe eintragen. Die Mitglieder dieser Gruppe werden ignoriert.

Wenn Sie das neue Outlook verwenden, ist die Deaktivierung von Roaming Signatures nicht mehr möglich,
d.h. die lokalen Signaturen werden nicht mehr berücksichtigt, somit ist die Ausführung von CI-Sign zwecklos.

Verteilen Sie die Signaturen deshalb über das CI-Signature Add-In.

Additionale Signaturen

Hier haben Sie die Möglichkeit, Benutzern zusätzlich zu ihren eigenen Signaturen,
weitere Signaturen anderer Benutzer zur Verfügung zu stellen.
Beispiel:
Der/die Assistent(in) benötigt zu den eigenen Signaturen auch die der Geschäftsführung, weil er/sie im Namen derer E-Mails verschickt.

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Indikator:

Legen Sie optional einen Indikator fest, zum Beispiel das extensionAttribute5.
Tragen Sie also “xData5” ohne Anführungszeichen ein.
Wenn Indikator festgelegt:
Entspricht im extensionAttribute5 eines Benutzers der Wert “Yes”, oder “Ja”, oder “True” nur dann werden die Werte verarbeitet, ansonsten nicht.
Kein Indikator festgelegt:
Die Werte werden verarbeitet.

Werte:

Hier legen Sie die extensionAttribute fest, in dem die zusätzlichen Benutzer aufgeführt werden,
zum Beispiel das extensionAttribute6 und das extensionAttribute7.
Tragen Sie hierfür “xData6” und “xData7” ohne Anführungszeichen getrennt mit einem Semikolon ein.
Innerhalb der unter Werte gewählten extensionAttribute hinterlegen Sie nun bei den betreffenden Benutzern, die E-Mail-Adressen der anderen gewünschten Benutzern.
Beispiel: Der User r.koenigs@dokmgm.de benötigt zusätzlich die Signaturen von den Usern m.buettner@dokmgm.de und m.guenther@dokmgm.de
Also tragen Sie folgendes im extensionAttribute6 ein: m.buettner@dokmgm.de;m.guenther@dokmgm.de Trennen Sie die E-Mail Adressen jeweils mit einem Semikolon.

Sie müssen die Funktion “Andere Benutzer über AD publicDelegatesBL ermitteln” nun noch im CI-Sign Konfigurations Manager aktiveren und verteilen, damit die zusätzlichen Signaturen erstellt werden, siehe unten.

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(1) Andere Benutzer über AD publicDelegatesBL ermitteln

Wenn aktiv: Der Benutzer erhält lokal über publicDelegatesBL zusätzlich die Signaturen von den Benutzern, für die er über das Send-on-Behalf-Attribut berechtigt ist.

Sie müssen die Einstellung nun noch verteilen.

Im Zusammenspiel mit publicDelegatesBL können Sie unter Werte außerdem bei Bedarf eine Ausnahme festlegen.

Wenn jemand für einen Raum der Genehmiger ist, bekommt dieser automatisch ein “Send-on-Behalf” Recht und wird in die publicDelegatesBL eingetragen, d.h. es wird auch eine Signatur erstellt.
Wenn man viele Räume verwaltet, hat man also viele Raum-Signaturen, die nicht benötigt werden.

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Lösung:
Nehmen wir an es sind alle Räume in der OU=Rooms.
Tragen Sie [Exclude:$OUx=OU=Rooms,] unter Werte ein um die OU auszuschließen.

CI-Roaming Signaturen

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Es gibt für Roaming Signaturen keine API seitens Microsoft, weshalb unsere API zwingend einen Benutzer ohne MFA u. Vollzugriff benötigt,
d.h. die Verwendung des Dienstes, ist aufgrund von wachsenden Microsoft Richtlinien endlich.
Wir und Microsoft empfehlen stattdessen das CI-Signature Add-In zu verwenden!

QR-Code

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Hier geht es zur Anleitung: QR-Code

Variablen für die Signatur-Verteilung

Die in <Spitzen-Klammern> stehenden Hinweise ersetzen Sie durch einen realen Wert.

Beispiel: $MemberOf=<AD-Group> durch $MemberOf=Firma1

Operator “=”
(Vergleich stimmt überein)
Operator “<>”
(Vergleich stimmt nicht überein)
$MemberOf=$MemberOf<>
$User=$User<>
$Company=$Company<>
$Department=$Department<>
$Office=$Office<>
$FileExist=
$IP=
$OUb=$OUb<>
$OUc=$OUc<>
$OUe=$OUe<>
$OUx=$OUx<>

$PopEMail=

CI-Sign mit CI-Cloud verbinden

Die nächsten Schritte sind nur erforderlich, wenn Sie CI-Sign innerhalb Ihres Netzwerk verteilen und lokal ausführen möchten!
Kompatibel mit allen Outlook für Windows Versionen ausgenommen das “Neue Outlook”.
Im Prinzip nur noch notwendig ggf. bei Hybrid-Konstellationen oder nicht konsistenter Verwendung von Outlook aus dem M365 Abo.

Wir empfehlen stattdessen das CI-Signature Add-In zu verwenden!
Die neue Version, beginnend mit 4.0.0.0 unterstützt das automatische Einfügen der Signatur in neue E-Mails und Termine, auch ohne aktives Add-In (angepinnt).
Das Add-In ist durch Microsoft zertifiziert und direkt im AppSource Store verfügbar.
Kompatibel mit Outlook aus dem M365 Abo (klassisch), das “Neue Outlook” sowie Outlook unter Mac, iOS und Android.

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(1) Ihre Kunde-ID sowie Web-Code. Sie benötigen diesen im nächsten Schritt der Konfiguration.

(2) Nach Klick auf „Konfigurieren“ wird die Datei „ci-sign-cloud-config.exe“ heruntergeladen und muss mit der Schaltfläche, Sicherheitswarnung seitens dem Browser bestätigt werden.

Bekannte Probleme:

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Bei der Konfiguration müssen zunächst die erforderlichen Dateien aus dem CI-Cloud Portal heruntergeladen werden.

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(1) Klicken Sie hierzu auf <Erstelle/hole Konfiguration>

Status der Synchronisierung wird (links oben) angezeigt. Bitte warten Sie den Vorgang ab. Die Dauer steht in Abhängigkeit der Anzahl und Umfang der Signaturen und Grafiken.

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(1) Zur eindeutigen Identifizierung und Verbindung mit Ihrem CI-Cloud Konto werden Kunden-ID und Web-Code benötigt. Diese finden Sie unter „Unternehmensprofil“ sowie unter „CI-Sign Konfiguration“. Tragen Sie beide Werte in die dazugehörigen Eingabefelder ein.

Halten Sie Kunden-ID und Web-Code unter Verschluss. Die Kombination der Zugangsdaten ermöglicht eine Verbindung zu Ihrem CI-Cloud Konto. Eine Änderung ist nur mit Hauptzugang im CI-Cloud-Portal möglich.

(2) „Verbinden“ stellt die Verbindung zwischen CI-Sign und CI-Cloud Portal her.

(3) “Ok” öffnet die CI-Sign Konfiguration.

Die mit CI-Cloud Portal verbundene CI-Sign Konfiguration erkennen Sie am Cloud Symbol in der oberen Leiste. Diese Konfiguration beinhaltet die gleichen Einstellungen und Funktionen wie die „herkömmliche“ Version von CI-Sign. Der wesentliche Unterschied ist, dass Konfiguration und Lizenzen in diesem Modus über CI-Cloud Portal synchronisiert werden.

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Konfigurationsmöglichkeiten: CI-Sign Dokumentation

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