Kurzanleitung

Die Kurzanleitung soll Ihnen einen möglichst schnellen und unkomplizierten Einstieg in die Funktionen der CI-Cloud ermöglichen.

Erste Schritte

Um Ihr CI-Cloud Portal einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

Melden Sie sich unter https://cloud.ci-solution.com/ im an.

Benutzen Sie hier die Zugangsdaten, die Sie unter kostenfrei registrieren eingetragen haben.

In der erscheinenden Übersicht finden Sie diekte Links zu den Dingen die noch eingestellt werden müssen.

Als ersten Schritt registrieren Sie die Konnektoren zu Ihrem Exchange (Office 365)

Entweder durch einen Klick auf nicht registriert oder wechseln Sie in den Menüpunkt Nachrichtenfluss - Konnektoren registrieren und folgen Sie den Anweisungen.

Sie benötigen hierzu Ihre Microsoft Zugangsdaten.

Folgende Berechtigungen muss dieser Benutzer haben:

Der User muss ein „Application Admin” sein, um Berechtigung auf das Azure AD gewähren zu können

Für die Registrierung der Connectors sowie der erweiterten Berechtigung „ApplicationImpersonation” ist die Berechtigung „Exchange Admin” erforderlich

Nach der erfolgreichen Anmeldung bei Microsoft Akzeptieren Sie bitte den Zugriff von CI-Cloud.

Zurück auf der Seite cloud.ci-solution.com erscheint die Seite Konnektoren registrieren.

Hinweis: Es kann bis zu 5 Minuten dauern, bis Sie mit der Registrierung fortfahren können, da sich erst die Server synchronisieren müssen.

Ob die Server synchronisiert sind, können Sie auf der Übersichtsseite unter Benutzer&Gruppen (ci-cloud) erkennen.

Hier muss hinter Gruppen ein sichtbar sein.

Hinweis:

Bitte erstellen Sie für den Test in Ihrem Active Directory eine neue Guppe und fügen Sie dort die Benutzer ein, mit denen Sie die Software testen möchten.

Verwenden Sie hier die Gruppe All Company, so werden alle User in Ihrem Active Directory für Ihre gewählten Produkte aktiviert.

Dies ist auch wichtig für die Abrechnung, da alle User aus der Gruppe verrechnet werden.

Die Aktivierung „Auch auf interen Mails anwenden ...”

bedeutet, dass auch interne Mails in die Verwendung der Regelwerke laufen.

Geben Sie nun nochmals Ihre Microsoft Zugangsdaten ein.

Klicken Sie noch Konnektoren registrieren und schon wird Konnektor aktiviert.

Zurück zur Übersicht

Nachdem die Konnektoren registriert sind, wechseln Sie in den Menüpunkt Regeln.

Verwenden Sie unsere vorkonfigurierte Regel.

Setzen Sie den Haken in der Checkbox Aktiv

Sie können nun Ihren ersten Test machen, indem Sie eine E-Mail von einem Benutzer aus der Gruppe, die Sie registriert haben, versenden.

Sollten Sie „Auch auf interen Mails anwenden ...” aktiviert haben, werden Sie auch bei internen Mails die Signatur sehen. Bei nicht Aktivierung müssen Sie die Testmail an eine externe Mailadresse (nicht in Ihrer Domaine) senden, um den Disclaimer testen zu können.

Hinweis:

Gesendete Elemente werden mit diesen Einstellungen noch nicht aktualisiert. Sie können also den angehängten Disclaimer nicht in Ihren gesendeten Mails sehen.

Dies erfolgt über einen separaten Dienst, den CI Cloud Updater. Der Dienst arbeitet zeitverzögert, um den normalen E-Mail-Fluss nicht zu beeinträchtigen.

Der CI Cloud Updater benötigt erweiterte Rechte, die mit dem Standard Konnektor nicht abgebildet werden können.

Um die Funktion „Aktualisiere gesendete Elemente” zu nutzen, wechseln Sie zum Menüpunkt Nachrichtenfluss – Zugriff verwalten

Klicken Sie auf „erweiterten Zugriff gewähren” werden Sie wiederum zum Login auf die Microsoft Seite weitergeleitet.

Wichtig! Dieser Benutzer muss im Exchange die Berechtigung ApplicationImpersonation besitzen oder global Administrator sein.

Akzeptieren Sie die Berechtigungen, die CI‑Cloud-Updater übernehmen möchte, da der Dienst sonst nicht korrekt arbeiten kann.

Sie werden dann zurückgeleitet und sehen die Aktualisierungen.

Ab nun sehen Sie zeitversetzt unter gesendeten Elementen den angehängten Disclaimer.

Sender Policy Framework (SPF)

Eine weiter wichtige Einstellung, die Sie vor dem weiteren Test machen sollten, ist der SPF Sender Policy Framework / Antispam Eintrag im DNS Ihrer Domain.

Das Sender Policy Framework (SPF) ist ein Verfahren zur Abwehr von Spam.

Je nach Einstellung eines Anti-Spam-Systems werden E-Mails abgewiesen oder als Spam eingestuft, wenn der sendende Server nicht per SPF-Eintrag als berechtigt ausgewiesen ist.

Deshalb empfehlen wir Ihnen einen SPF-Eintrag für die CI Cloud hinzuzufügen.

Hintergrund: Mit der Nutzung von CI-Cloud Disclaimer/Signaturen werden E-Mails über unsere Azure Server gerouted. Den Routing-Verlauf finden Sie in den Headers der resultiereden E-Mails. Anti-Spam Systeme könnten diesen "Umweg" als verdächtig und die E-Mail in Folge als Spam einstufen. Mit dem Eintrag des SPF Record können Sie dies effektiv verhindern. Denn damit berechtigen Sie unsere Server E-Mails in Ihrem Auftrag zu bearbeiten bzw. weiter zu leiten.

Den jeweilig für Sie geltende Eintrag finden Sie unter Nachrichtenfluss SPF Record

Für den Eintrag der DNS Einstellungen finden Sie normalerweise eine Hilfe bei Ihrem jeweiligen Provider. Wenden Sie sich ggf. an Ihr Systemhaus bzw. Ihren Provider oder den Beauftragten für Ihre Homepage.

Für die Domain „IhreDomain.onmicrosoft.com” können Sie keine DNS Änderungen Vornehemen. Daher stzen Sie bei diesem Eintrag einfach das Häcken bei Ignorieren.

Wie Sie das Layout der Disclaimer gestalten können, finden Sie unter Layout Signaturen.

Die Erstellung von Regeln wird ausführlich unter Regelwerke erklärt.