Signaturen / Disclaimer anfügen über einfache Regeln

Um die von Ihnen erstellten Disclaimer aktiv zu schalten bzw. zu benutzen benötigen Sie jetzt noch Einstellung unter Regeln.

Die Regel „Disclaimer for all Users” haben wir bereits in der Kurzanleitung zum Test aktiviert.

Unter Bearbeiten öffnet sich ein weiteres Fenster zur Konfiguration der Regel.

Erklärung des Formulars:

Name: verwenden Sie bitte einen sprechenden Namen

Notiz: dient einem kleinen Erklärungstext für den Zweck der Regel.

Richtung: hier können Sie definieren, ob die Regel nur für Extern gilt (E-Mail-Adresse ist nicht in Ihren registrierten Domains) oder nur für Intern (E-Mai-Adresse hat Ihre registrierten Domains) oder für Beide.

Disclaimer: wählen Sie den Disclaimer aus, der genutzt werden soll

Absender in E-Mail-Maske: aktivieren Sie diese Funktion, um den Disclaimer nur für bestimmte Benutzer oder Domainen (wenn Sie mehrere Domainen in Ihrem Exchange verwalten) zu benutzen.

E-Mail-Maske: hier tragen Sie den Benutzer (E-Mail-Adresse) ein oder die komplette Domain (*@ihredomain.de).

Benutzer in Gruppe: wenn die Regel nur für eine bestimmte Gruppe aktiviert werden soll, wenn nicht gewählt, gilt die Regel für die Gruppe die Sie unter Nachrichtenfluss Konnektoren gewählt haben.

Group: Wählen Sie die entsprechende Gruppe

Position: wo soll in der Email der Disclaimer angefügt werden

Oben: Am Anfang der Mailnachricht

Unten: Am Ende der Mailnachricht

Oberhalb der Weiterleitungslinie: Wenn Sie E-Mails beantworten oder weiterleiten wird der Disclaimer entsprechend Oberhalb der Weiterleitungslinie (Originalnachricht) eingefügt oder entsprechend am Ende des gesamten Nachrichttextes.

Ersetzte in Nachrichtentext: Sie können ein Schlagwort im Mailtext angeben, an dessen Stelle dann dieser Disclaimer eingesetzt wird. Im Normalfall steht unter HTML, RTF und TXT das gleiche Schlagwort.

Optionen:

Aktualisiere gesendete Element: funktioniert nur, wenn erweiterter Zugriff autorisiert ist.

Max. Benutzer in Verteilergruppe aktualisieren: Um eventuell Ressourcen zu schonen kann hier die Anzahl der Benutzer für die eine Aktualisierung vorgenommen wird, gesetzt werden.

Regel ist aktiv: Die Regel wird aktiviert und ist nach dem Speichern sofort angewendet.

Experteneigenschaften

Wenn Sie Experteneigenschaften anzeigen aktivieren, erweitert sich das Formular nochmals um zwei Bereiche.

Erklärung der Erweiterungen:

Konvertiere iin HTML: Die gesamte E-Mail inkl. Disclaimer wird immer als HTML Mail verschickt.

Prüfe Nachricht auf enthält / enthält nicht: An dieser Stelle wird Ihre Nachricht nach den angegebenen Begriffen durchsucht und der Disclaimer wird nur bei Erfüllung der Suche benutzt.

Enthält: Diese Begriffe (mindestens einer) müssen zur Benutzung des Disclaimers in der Nachricht enthalten sein.

Enthält nicht: Diese Begriffe dürfen zur Benutzung des Disclaimers in der Nachricht nicht enthalten sein.

Alle Wörter finden (sonst mindesten eines): Bei Aktivierung müssen alle Wörter aus dem Feld Enthält gefunden werden.

Suche oberhalb der Weiterleitungslinie: Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Sie nur Ihren Originaltext durchsuchen möchten, egal ob Sie auf eine E-Mail antworten oder diese weiterleiten.

Regel hier stoppen und nachfolgende Regeln ignorieren: Wenn Sie diese Funktion aktivieren, werden alle weiteren definierten Reglen unterhalb nicht mehr berücksichtig.

Verwende Kontakt-Informationen der Stellvertretung (DSI): Ist eine Vertretung eingetragen, so werden die Variablen im Disclaimer mit den Daten der Stellvertretung gefüllt.

Beispiel Regelwerk

Sie möchten eine Signatur für neue E-Mail Nachrichten anders gestalten, als für Antworten oder Weiterleitungen.

Da die Regeln von oben nach unten abgearbeitet werden, muss die Regel mit den meisten Einschränkung oben erscheinen.

Die Konfiguration sehen Sie im folgenden Bild

Enthält der Nachrichtentext das Wort “Heimvorteil” so wird der Dislaimer Antwortsignatur verwendet. Da Regel hier stoppen … aktiviert ist, werden keine weiteren Regeln mehr angewendet.

Ist das Wort “Heimvorteil” nicht im Text enthalten wird die nächste Regel gelesen.

In dieser Regel darf das Wort “Heimvorteil” nicht vorkommen und ist dies erfüllt wird der Disclaimer Markus gesetzt.