CI-Signature Add-In (Zertifiziert auch im Microsoft Store)

Mit dem CI-Signature Add-In haben Ihre Microsoft Office 365 Nutzer die Möglichkeit, sich eine Vorschau der vom serverseitig verarbeiteten Disclaimer anzeigen zu lassen. Sofern der Dienst CI-Sign aktiv ist, impliziert das Add-In ebenfalls CI-Sign. Entsprechend der gebuchten Dienste zeigt das Add-In anhand der gebuchten Dienste entsprechende Möglichkeiten an.

Eine Anmeldung innerhalb des Add-In ist nicht erforderlich! Durch die E-Mail Adresse (Absender) generiert unser Service entsprechend den Vorgaben (Regelwerk und Konfiguration) die entsprechende Vorschau bzw. stellt die Signaturen zur Verfügung.

Um mit dem jeweiligen Add-In arbeiten zu können sind die entsprechenden Dienste im CI-Cloud-Portal zu aktivieren. Testen Sie dies 14-Tage kostenfrei. Jetzt starten: https://cloud.ci-solution.com

Unter Outlook und Outlook Web App (OWA) finden Sie nach der Installation durch den Administrator (globale Installation am Exchange) die nun integrierte Schaltfläche (1).

Tipp: Sie können das Add-In für einen Test einfach und schnell in Ihrem Outlook/OWA einbinden. Die Verteilung über den Exchange Online zentral erfolgt dann später. So sind Sie in der Lagen sehr schnell zu einem Testergebnis zu kommen.

Hier sind die Dienste CI-Sign (blauer Bereich) und CI-Disclaimer (grüner Bereich) im CI-Cloud-Portal aktiviert.

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Das Add-In finden Sie unter:

https://cloudapp.ci-solution.com/CI-Signature/CI-Signature.xml

Das Add-IN ist durch Microsoft zertifiziert und auch direkt im Store verfügbar. Nutzen Sie diesen Link oder suchen Sie dort einfach nach: CI-Signature (Über eine Bewertung im Store freuen wir uns.)

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Geschäfts-Apps – Microsoft AppSource

Hier unser PREVIEW-ADD-In:

Wir testen neue API’s da wir “leider” nur technisch realisieren können was auch machbar ist. https://cloudapp.ci-solution.com/CI-SignaturePRE-Test/CI-SignaturePRE.test.xml

Binden Sie diese parallel mit ein. Funktioniert nur unter Outlook. Wir werden die Produktive-Version asap anpassen sobald die API freigegeben wurde.

Die Schaltflächen (2) im oberen Bild sind dynamisch, je nach den gegebenen Möglichkeiten

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(1) Gewählte Signatur direkt in die E-Mail einfügen

(2) Wechseln der Signatur (Steht nur zur Verfügung, wenn eine andere Signatur gewählt haben)

(3) Löschen der in der E-Mail befindlichen Signatur

Wir benötigen eine API Anforderung 1.8 für unsere Add-Ins https://docs.microsoft.com/de-de/office/dev/add-ins/reference/requirement-sets/outlook-api-requirement-sets. Wir erstellen zeitgemäße Software, die aktuelle Software erforderlich macht um 100% zu Funktionieren. Sofern Sie eine ältere Outlook/Exchange Version haben, können wir nach Prüfung evtl. ein Add-In zur Verfügung stellen mit einer geringeren API Anforderung. Wir verwenden die oben angegebene Version, weil wir Features aus dieser Version verwenden. Ein erstellen unsererseits mit API 1.4 entbehrt dann Funktionalität.

In Outlook finden Sie die Schaltflächen für das/die Add-In’s

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In Outlook Web App (OWA) finden Sie die Schaltflächen für das/die Add-In’s

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Um die Disclaimer-Vorschau zu installieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Melden Sie sich mit Ihrem globalen Administrator-Zugang am Exchange Admin Center an.

2. Gehen Sie zum Menüpunkt Organisation.

3. Wählen Sie im oberen Bereich den Punkt Add-Ins aus.

4. Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) und wählen Sie Aus URL hinzufügen aus.

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5. Fügen Sie in das Popup-Fenster folgende URL-Adresse ein:

https://cloudapp.ci-solution.com/CI-Signature/CI-Signature.xml

6. Klicken Sie auf installieren, um den Vorgang abzuschließen.

➨ Die Disclaimer-Vorschau ist installiert, standardmäßig aber ausgeschaltet.

7. Öffnen Sie die Einstellungen, indem Sie das Add-In doppelt anklicken oder alternativ das Stift-Werkzeug in der oberen Leiste verwenden.

8. Wählen Sie eine Einstellung, die Ihren Wünschen entspricht.

9. Klicken Sie auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen.

✓ Die Disclaimer-Vorschau ist installiert und aktiv.

Folgende Funktion ist Vorrübergehen nicht aktiv! Damit das Add-In auch unter älteren Outlook Version funktioniert!
Mit dem Einfügen einer sichtbaren Signatur (über CI-Sign) erstellen wir einen Header

Header: ci-signature
Wert: true
Damit kann die "CI-Cloud transport rule" im Exchange unter Nachrichtenfluss angepasst werden, das sofern der Header existiert ein Transport nicht stattfinden muss.

Oft gefragt:

  1. Wenn das Add-In nicht angepinnt ist, dann tut es auch nichts im Hintergrund. Es sollte also angepinnt sein.

  2. Wir empfehlen CI-Sign ganz normal über die GPO / NETLOGON zu verteilen, denn noch ist bzgl. Roaming Signatures seitens Microsoft noch kein Umstellung erfolgt.

Add-In - Funktionsweise

Funktionsweise-Add-In-Kunde

Cache System des Add-Ins:

  • Die Auflistung, welche Signaturen der jeweilige Kunde hat, wird nach der ersten Abfrage zwischengespeichert
  • Der Inhalt der einzelnen Signaturen wird nach der ersten Abfrage der jeweilige Signatur zwischengespeichert
  • Der Cache ist für 60 Minuten aktiv, danach wird er automatisch aktualisiert
    • Dies kann zur Folge haben, dass die Änderungen an einer Signatur nicht direkt im Add-In sichtbar sind. Dafür muss das Add-In über den Aktualisieren Button aktualisiert werden!
  • Als Cache-Storage wird der jeweilige Browser localStorage verwenden
    • Im Outlook ist dies der localStorage vom Internet Explorer 8. Outlook verwendet für das Anzeigen vom Add-In ein eingebettet Internet Explorer 8
    • Im OWA ist dies der jeweilige localStorage, in dem OWA ausgeführt wird

Add-In - Fehlercodes

FehlercodeBeschreibung
1000Domäne nicht gefunden!
Ursachen können sein:
  • Beispiel: Mustermann@firma1.de
    • Domäne, in dem Fall firma1.de ist im CI-Cloud Portal nicht registriert.
    • Siehe im CI Cloud-Portal unter: Unternehmens-Profil –> Domäne(n)
1001Kunde nicht gefunden!
Ursachen können sein:
  • Siehe Domäne nicht gefunden


Lösung: Melden Sie sich im CI-Cloud-Portal an. 14-Tage kostenfreier Testzeitraum.
1002Keine Signaturen für Sie gefunden!
Ursachen können sein:
  • Haken in der CI-Sign Konfiguration nicht gesetzt.
    • Gehen Sie hierfür auf die CI-Cloud –> Übersicht. Klicken Sie dann auf den schwarzen CI-Sign Button und setzen Sie den Haken für “Signaturen im Vorschau Add-In anzeigen.
  • CI-Sign nicht gebucht
1003Benutzer nicht gefunden!
  • Benutzer befindet sich nicht im Cache oder in der Azure!
    • Prüfen Sie die Gruppe, die unter Konnektoren angegeben ist.
1004E-Mail Adresse nicht gefunden!
Ursache dafür können sein:
  • Siehe Benutzer nicht gefunden.
1005Zugangsdaten nicht gefunden!
Ursachen können sein:
  • Unautorisierte Zugriff!
1006Vorschau zurzeit nicht verfügbar! Signatur wird dennoch beim versenden angehängt!
Ursachen dafür können sein:
  • Server für die Disclaimer Vorschau stehen zurzeit nicht zur Verfügung.
  • Die Signatur wird dennoch beim Versenden angefügt!
1007Ausgewählte Signatur nicht gefunden!
Ursachen können ein:
  • Server hat die angeforderte Signatur nicht mehr.
  • Aktualisieren Sie einmal, damit Sie den aktuellen Stand der Signaturen wieder haben!

Bekannte “Sorgen” unter OWA.

  • Die erste Ansicht benötigt seitens OWA etwas Zeit. (Bedingt durch OWA)

  • Bei einem Ersetzen springt OWA nach unten. (Bedingt durch OWA)

Wir haben festgestellt das nach manchen Updates ein AKTUALISIEREN erforderlich ist. Führen Sie dies aus sofern keine Schaltflächen angezeigt werden.

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Wir arbeiten an allen Punkten und prüfen neue API’s die seitens MS zur Verfügung gestellt werden um dies besser zu machen.

Tritt in Outlook dieser Fehler auf, können das folgende Ursachen sein:

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  • Der PC/Laptop hat keine aktive Internetverbindung
    • Stellen Sie sicher, dass der PC/Laptop eine aktive Internetverbindung hat und starten Sie das Add-In erneut
    • Dieser Fehler wird von Outlook verursacht. Die Ursache ist, dass Outlook die Manifest Datei für das Add-In nicht laden kann.
    • Gegen diese Art von Fehler können wir als Hersteller nichts machen

Problem-Behandlung bei Benutzerfehlern (Microsoft Dokumentation)

Problembehandlung von Benutzerfehlern mit Office Add-Ins - Office Add-ins | Microsoft Docs

Add-In - Historie

VersionVeröffentlichungÄnderungen
3.0.0.306.05.2021
  • JSON Info für Übertragung
3.0.0.205.05.2021
  • Disclaimer-Info angepasst
3.0.0.104.05.2021
  • Handling in Outlook abweichend zu OWA
3.0.0.001.05.2021
  • Neue Hauptversion da komplette Neu-Entwicklung
2.0.1.1326.04.2021
  • Erweiterung TAGS nach Umstellung seitens Microsoft in Outlook (sub)
2.0.1.1215.04.2021
  • Erhalten der Standardschriftart nach dem Einfügen der Signatur
2.0.1.1125.03.2021
  • Standard- und Weiterleitung Signaturlabel wird jetzt nach dem aktualisieren richtig gesetzt.
2.0.1.1012.03.2021
  • HTML-Body von E-Mail Button im Dropdownmenü eingebaut
    • Zur Übermittlung an die CI-Solution zum auswerten von möglichen Fehlern
  • Button “Debugger” umbenannt zu “Log"
2.0.1.902.03.2021
  • Benutzerfreundlichkeit verbessert.
  • Add-In verhalten verbessert, wenn es angepinnt ist.
  • Signaturen Cache verbessert
2.0.1.820.02.2021
  • Temporäre Änderungen bzgl. Internet Header und Abwärtskompatibilität wieder entfernt. Addin Funktioniert nur mit Office365
2.0.1.711.02.2021
  • Temporär Internet Header entfernt, für Abwärtskompatibilität älterer Outlook Versionen
  • "Nur Text E-Mail” setzt jetzt die richtige “Nur Text” Signatur
2.0.1.603.11.2020
  • Benutzerführung angepasst
    • Fehlermeldungen mit Fehlercodes, damit der eindeutig wird, was schief gegangen ist
  • Anzeige, ob eine Standard- bzw. Weiterleitungssignatur gesetzt ist
2.0.1.520.11.2020
  • Automatisches Einfügen der Antwort Signatur, beim beantworten einer E-Mail

2.0.1.009.11.2020
  • Add-In jetzt auch in der Besprechung verfügbar
  • Automatisches Einfügen der jeweilige Standard Signatur
2.0.0.028.10.2020
  • Einfügen/Ersetzen/Löschen von .htm Signaturen
  • Einfügen von .txt Signaturen
  • Cachen der Signatur im Dropdown
  • Cachen von .htm/.txt Signaturen, je nach Auswahl, ob die Check-Box “Nur Text” gewählt ist
  • Der Cache wird für 1 Stunde gespeichert, danach fängt das Add-In an und lädt die Signaturen neu in den Cache
  • Für den Cache wird der Browser Cache verwendet
    • Outlook Desktop verwendet für das Anzeige des Add-Ins den Internet Explorer 8 und somit auch den Cache
    • OWA verwendet den Browser Cache, in dem es ausgeführt wird