…der allgemeine Aufbau einer Regel

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  1. Den Namen der Regel festlegen. Ein aussagekräftiger Name wird empfohlen.
  2. Möglichkeit um Notizen zu hinterlegen.
  3. Die Richtung bestimmen, Intern gesendet und/oder Extern gesendet.
  4. Experteneigenschaften Ein- oder Ausblenden.
  5. E-Mails im TXT-Format (z. Bsp. vom iPhone gesendet) werden in das HTML-Format konvertiert.
  6. Einen Begriff oder mehrere Begriffe bestimmen. Der E-Mail Text wird auf “ENTHALTE” dieser Begriffe geprüft.
  7. Wie oben. Der E-Mail Text wird auf “FEHLT” dieser Begriffe geprüft.
  8. Bei Aktivierung müssen alle Wörter gefunden werden.
  9. Es werden bei Aktivierung die Begriffe nur oberhalb der Weiterleitungslinie gesucht.
  10. Einen bestehenden Disclaimer auswählen oder neu erstellen.
  11. Die E-Mail-Maske des Absenders als Bedingung festlegen.
  12. Den Benutzer auf die Zugehörigkeit einer bestimmten Gruppe prüfen.
  13. Die Position des Disclaimers bestimmen. Der Standard ist “Unten Oberhalb der Weiterleitungslinie”.
  14. Der Disclaimer wird im Nachgang auch an die gesendeten E-Mails angefügt.
  15. Die Regel wird bei Erfüllung gestoppt und nachfolgende Regeln werden ignoriert.
  16. Es werden die Kontaktinformation der Stellvertretung („Senden als“) verwendet.
  17. Die Regel aktivieren bzw. deaktivieren.
  18. Speichern oder abbrechen.

…eine Test-Regel nur für mich erstellen?

Es ist sehr einfach einen Test durchzuführen, ohne das es für Sie im produktiven System irgendwelche Auswirkungen hat.

Hierfür erstellen Sie eine Regel, die nur mit einem bestimmten Schlagwort ausgelöst wird.

Beispiel Schlagwort: $Test$

Im CI-Cloud Portal:

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Regel erstellen:

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  1. Ein aussagekräftiger Name wird empfohlen.

  2. Enthält $Test$ als Bedingung festlegen.

  3. Suche oberhalb der Weiterleitungslinie aktivieren.

  4. Wählen Sie den Disclaimer aus, der angefügt werden soll, in unseren Beispiel die Vorlage “Sample-003”.

  5. Aktivieren Sie “Ersetze in Nachrichtentext” und tragen Sie für alle Formate das zu ersetzende Schlagwort ein.

  6. Optional lassen wir gesendete Elemente aktualisieren.

  7. Die Regel wird bei Erfüllung gestoppt und nachfolgende Regeln ignoriert.

  8. Vergessen Sie nicht die Regel aktiv zu setzen.

  9. Speichern.

Testen:

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Wenn im E-Mail Text das Schlagwort $Test$ enthalten ist, sollte die Signatur nach dem Versand der E-Mail serverseitig angefügt werden.

…mehrsprachige Signaturen am Server verwalten?

In unserem Beispiel benötigen wir eine Signatur für Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch.

Die deutsche Signatur soll der Standard für alle User werden.

Im CI-Cloud Portal sind folgende Schritte notwendig:

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Wir erstellen als erstes die deutsche Signatur. Wie empfehlen immer eine eindeutige Bezeichnung wie in unserem Beispiel zu verwenden.

Nehmen Sie sich für die erste Signatur ruhig Zeit, denn diese Signatur wird später als Kopiervorlage für die anderen Sprachen dienen.

Nachdem speichern, erscheint die Signatur zur Auswahl:

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Jetzt kopieren Sie die Signatur: image-20200918121345106

Passen Sie die Kopie nun dementsprechend an.

Nach diesem Schema machen Sie weiter.

Zum Schluss sollten Sie also vier Signaturen haben:

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Die o.g. Signaturen sind im CI-Cloud Portal bereits fertig unter "Vorlagen" zu finden.

Jetzt erstellen wir unsere erste Regel.

Jeder User soll die deutsche Signatur als Standard erhalten, also “Sample-DIR-DE”:

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Regel erstellen:

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  1. Ein aussagekräftiger Name wird empfohlen.

  2. Experteneigenschaften sind eingeblendet.

  3. Wählen Sie den Disclaimer aus, der angefügt werden soll, “Sample-DIR-DE”.

  4. Hier verwenden Sie die Gruppe für die Sie die Konnektoren registriert haben, somit schlägt die Regel für alle User an.

  5. Die Position der Signatur ist per Standard bereits definiert.

  6. Optional lassen Sie die gesendeten Elemente aktualisieren.

  7. Die Regel wird bei Erfüllung gestoppt und nachfolgende Regeln ignoriert.

  8. Vergessen Sie nicht die Regel aktiv zu setzen.

  9. Speichern.

Wir erstellen nun eine zweite Regel, die besagt:

Ist im E-Mail Text das Schlagwort $EN$ enthalten, wird User unabhängig, anstatt die deutsche Signatur, die englische Signatur angefügt.

Regel erstellen:

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  1. Ein aussagekräftiger Name wird empfohlen.

  2. Enthält $EN$ als Bedingung festlegen.

  3. Suche oberhalb der Weiterleitungslinie aktivieren.

  4. Wählen Sie den Disclaimer aus, der angefügt werden soll, also “Sample-DIR-EN”.

  5. Aktivieren Sie “Ersetze in Nachrichtentext” und tragen Sie für alle Formate das zu ersetzende Schlagwort ein.

  6. Optional lassen wir gesendete Elemente aktualisieren.

  7. Die Regel wird bei Erfüllung gestoppt und nachfolgende Regeln ignoriert.

  8. Vergessen Sie nicht die Regel aktiv zu setzen.

  9. Speichern.

Nach diesem Schema, erstellen Sie für jede Sprache eine Regel mit einem eindeutigen Schlagwort.

Zum Schluss haben Sie fünf Regeln:

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Beachten Sie die Reihenfolge, das System arbeitet von oben nach unten!

Die Regel “Sample-for-all-Users-German” gehört ganz nach unten, da diese Regel für alle zutrifft.

Verändern Sie wenn nötig mit den Buttons “Auf” und “Ab” oder per “Drag-and-Drop” die Reihenfolge:

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Testen Sie die Regeln in Outlook:

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…CI-Sign konfigurieren

Im CI-Cloud Portal anmelden und prüfen ob CI-Sign gebucht ist:

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Falls CI-Sign nicht gebucht, bitte buchen:

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Anschließend kann CI-Sign in der Übersicht ausgewählt werden:

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Nachdem CI-Sign ausgewählt wurde, geht es mit der Konfiguration weiter:

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  1. Wenn diese Option aktiv ist, stehen Ihnen die CI-Sign Signaturen über ein Outlook Ad-In zur Auswahl.

    Mehr dazu in der Hilfe unter Vorschau Ad-In.

  2. Möglichkeit die Anleitung “CI-Sign mit CI-Cloud” herunterzuladen.

  3. Konfigurieren:

    Mit einem Klick auf “CI-Sign konfigurieren” wird die “ci-sign-cloud-config.exe” heruntergeladen.

    Die Datei anschließend ausführen. Der CI-Cloud-Portal-Connector startet:

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  1. Konfiguration erstellen oder vorhandene verwenden.

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  1. Kunden-ID und WebCode aus CI-Cloud Portal zur Verifizierung eintragen.

  2. Mit CI-Cloud Portal verbinden.

  3. Optional: Fügt dem Import die vorhandene Konfiguration hinzu (CI-Sign.xml). Überschreibt damit auch die in der CI-Cloud vorhandene.

    Empfohlen für Kunden die bereits einsetzen und nehmen Vorlagen/Grafiken die komplette Konfiguration inkl. z.Bsp. Ersetzungen übernehmen möchten.

  4. Optional: Vorhandenes CI-Sign unter Berücksichtigung v.g. Option importieren. Folgen Sie den Anweisungen der Software und wählen Sie das Verzeichnis in dem Ihr CI-Sign (üblicherweise CI-Sign.exe, CI-Sign.xml sowie Ihre Vorlagen liegen).

  5. Optional: Import abschließen durch das Hochladen der Daten.

  6. Verbindung mit dem CI-Cloud Portal abschließen und Konfiguration bearbeiten.

    Wir verweisen an dieser Stelle aufgrund der zahlreichen Möglichkeiten auf das CI-Sign Handbuch.

Add-In - Signaturen und Vorschau

Mit CI-Sign als CI-Cloud Version steht optional auch ein zentrales Add-In in für Outlook zur Verfügung.

Mit dem zentralen Add-In ist keine Verteilung mehr über Skript oder Gruppenrichtlinie notwendig.

Diese kann aber natürlich auch nach wie vor angewandt werden.

Wie das Add-In für CI-Sign aktiviert wird, wurde unter “CI-Sign konfigurieren” weiter oben erklärt.

Add-In - Siganturen und Vorschau - Anleitung zur Installation in MS365

Die in CI-Sign konfigurierten Signaturen stehen nun zur Auswahl:

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  1. Die in CI-Sign gesetzte Standard Signatur wird automatisch blau markiert.

  2. Fügt die ausgewählte Signatur an der Position des Cursors ein.

  3. Tauscht eine vorhandene Signatur gegen die ausgewählte Signatur aus.

Bei mehrsprachigen Signaturen besteht somit die Möglichkeit, die Signatur bei Bedarf manuell direkt auszuwählen. Eine Auswahl per Schlagwort ist somit nicht notwendig.

Um zu verhindern das serverseitig eine weitere Signatur angefügt wird, müssen die erstellten Regeln

(siehe weiter oben unter …mehrsprachige Signaturen am Server verwalten?) um ein “Enthält nicht” Schlagwort erweitert werden.

D.h. es wird ein Schlagwort benötigt, was durch die eingefügte Signatur bereits gegeben ist:

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Die HR-Nummer als starkes Schlagwort verwenden. Sie ist einmalig und sollte lt. gesetzlicher Vorgabe in jeder Signatur angegeben sein.

…mehrsprachige Signaturen aus einer Vorlage erstellen?

Ein wichtiger Punkt ist die Mehrsprachigkeit. Gerade in großen Unternehmen stellt dies oft eine Herausforderung dar, die wir nun sehr leicht lösen.

Nehmen wir an Sie, möchten für Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch eine Signatur erstellen.
Nehmen wir als „Basis” die deutsche Vorlage. Diese gestalten wir so flexibel, das diese für alle Länder genutzt werden kann. Um die Übersicht zu behalten, beschränken wir uns hier auf die Grußzeile.

Die Vorlage nennen wir Meinesignatur-DE.htm (Wichtig ist der Ländercode am ENDE! Hier: DE für Deutsch)

Öffnen sie die CI-Sign Konfiguration, Register: Dateien. In das Feld „Multi-Datei-Ende” (Beispiel)tragen Sie dies ein:

Abbildung 69 Dateien automatisch erzeugen z.B. für mehrsprachige Signaturen

Syntax: Basis; Sprache-Neu1;Sprache-Neu2...
Unser o.g. Beispiel ist hier also: Basis DE (Deutsch) in EN, FR, IT… Für die Trennung verwenden Sie Semikolon.

Wenn Sie nun noch mit der Übersetzungstabelle arbeiten: Parameter: /racftt… haben sie in kürzester Zeit mehrsprachige Signaturen, ohne viel Aufwand. Der Vorteil einer Übersetzungstabelle ist z.B. auch das Sie diese an ein Übersetzungsbüro senden können bzw. der jeweilige Zuständige für eine gewisse Sprache Sie unterstützen kann.

…in der Konfiguration in Tabellen Daten eingeben?

Viele Daten können über eine Tabelle eingegeben werden und sind somit nicht auf eine bestimmte Anzahl begrenzt. Bei der Konfiguration möchten wir Sie soweit wir können unterstützen. Stehen Sie also auf einem Eingabefeld können Sie dies aufklappen und erhalten Beispiele zur Konfiguration (1).

Abbildung 70 Möglichkeiten in CI-Sign Konfigurationstabellen

Hinweis: Für erweiterte Auswahl im Kontextmenü muss die Option „Experte” aktiviert sein!

Neu ist die Möglichkeit unbegrenzte in einer Tabelle Daten einzugeben.

Klicken Sie einfach mit der Maus in das gewünschte Feld. Auch mit den Cursortasten sowie Return / F2 können Sie einzelne Zellen anspringen und bearbeiten.

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Es wird dann ein Dropdown angezeigt, dass bereits mögliche Varianten bzw. Variablen anzeigt.

Beispiel:

<AD-Group> Tragen Sie statt <AD-Group> eine Active-Directory Gruppe ein.

<Text> Z.B. zu suchender Text. Ersetzen Sie <Text> durch den zu suchenden Text z.B. „Mobil:”

Schließen Sie die Eingabe mit einem Return ab.

Schaltfläche:

+ Fügen Sie eine Zeile ein

x Löschen Sie die ausgewählte Zeile

Pfeil aufwärts gewählte Zeile nach oben schieben

Pfeil abwärts gewählte Zeile nach unten schieben

Mit rechtsklick wird Ihnen ein Kontextmenü angezeigt das Ihnen erweiterte Kopierfunktionen sowie eine suche innerhalb der Tabelle ermöglicht (3). Sie Suche kann auch mit der Standard-Kombination Strg + F aufgerufen werden.

Ansonsten stehen auch innerhalb der Texteingaben die üblichen Copy & Paste Funktionen zur Verfügung.

…Benutzer im CI-Manager verwalten?

Der CI-Manager erlaubt seit Version 5.0.25 eine Benutzerverwaltung um z.B. einzelnen Mitarbeitern nur bestimmte Signaturen und Spezialvariablen zu editieren als auch Einstellmöglichkeiten wie „darf neue Variablen anlegen” oder „löschen”.

Abbildung 76 Benutzerverwaltung im CI-Manager

Für diesen Modus ist natürlich Anmeldung für jeden Benutzer erforderlich. Aktivieren Sie dies, so kommen Sie nur noch mit „Admin” bzw. einem in der Liste befindlichen Benutzer in die Software.

Geben Sie unter Konto ein Active Directory Konto an.

Nun können neben Sprache und einer Notiz auch Einstellungen gemacht werden, welche Funktionen innerhalb des CI-Managers für diesen Benutzer gesperrt sind bzw. welche Signaturen und Spezialvariablen durch diesen Editiert werden können.

Beispiele:

Editor: Tragen Sie ein „-„ ein, so ist nur die Ansicht Spezialvariablen für diesen Benutzer möglich.

Signatur-Muster und SV-Muster (SV=Spezialvariable)

Hier sind folgende Möglichkeiten gegeben:

„*” zeigt alle Signaturen an (oder Leer, keine Eingabe)

*_DE zeigt alle Signaturen / Spezialvariablen die mit „_DE” enden an.

*_DE_* zeigt alle Signaturen / Spezialvariablen die „_DE_” enthalten an.

DE_* zeigt alle Signaturen / Spezialvariablen die mit „DE_” beginnen an.

Möchten Sie speziell einen Namen angeben, so geben Sie diesen ohne „*” komplett an.

Für weitere Namen trennen sie die Werte mit „|” (Pipe).

Beispiel: *_DE|*_EN zeigt alle mit _DE UND _EN endende Namen an.

SV-Neu: „-„ Schaltet die Möglichkeit ab, neue Spezialvariablen anlegen / kopieren zu können.

SV-Löschen: „-„ Schaltet die Möglichkeit ab, Spezialvariablen löschen zu können.

AD-Bearbeiten: „-„ Schaltet die Möglichkeit ab, im Active Directory (Gruppenverwaltung) editieren zu können.

…die Daten eines Benutzers mit denen eines anderen kombinieren?

Die Funktion „andere Benutzer” stellt Benutzern zusätzlich zu ihren eigenen Signaturen, weitere Signaturen anderer Benutzer zur Verfügung. Zum Beispiel deshalb, weil dieser Benutzer im Namen anderer E-Mails verschickt – klassischer Anwendungsfall: Assistenz / Geschäftsführung. Die Basiskonfiguration „andere Benutzer” finden Sie im Kapitel: andere Benutzer / Gruppen

Nun wäre es wünschenswert die Daten beider Benutzer in der Signatur zu kombinieren, um das nachfolgende Ergebnis zu erhalten:

Dabei ist der „Base-User” derjenige der sich am System angemeldet hat – also der ausführende Nutzer. „Anderer Benutzer” wurde dem „Base-User” über die Funktion „andere Benutzer” als zusätzliche Signatur zugewiesen.

Um die Daten beider Nutzer zu kombinieren, aktivieren Sie in der CI-Sign Konfiguration -> Extras diese Option:

Abbildung 78 Basisbenutzer unter Extras aktivieren

In der Signaturvorlage verwenden Sie die Attribute mit einem Vorangestellten „BU”, z.B. @@BUgivenName, um die Benutzerdaten des Base-User aus dem Active Directory einzufügen. Die Vorlage könnte demnach so beginnen:

Hier wird die Variable @@BUxData1, also ExtensionAttribut1 des Base-User, verwendet um die Vertretungform (z.B. „i.A.” oder „i.V.") einzusetzen.

Wird CI-Sign ohne „andere Benutzer” ausgeführt, so werden die BU-Variablen durch die Software gelöscht.