Outlook Signatur - Formatierungsprobleme

Stand 20.02.2025

Aktuell verzeichnen wir vermehrte Supportanfragen zu Formatierungsproblemen bei E-Mail-Signaturen in Microsoft Outlook. Häufig treten ungewollte Änderungen an Schriftart, Schriftgröße oder Zeilenabstand auf. Die Darstellung der Signatur entspricht nicht (mehr) der Vorschau im Editor oder variiert zwischen unterschiedlichen Endgeräten.

Um die Ursachen dieser Probleme zu verstehen, ist es wichtig zu wissen, dass Outlook Signaturen als HTML-Code verarbeitet, der je nach verwendeter Rendering-Engine unterschiedlich interpretiert wird. Grundsätzlich unterscheidet Microsoft Outlook zwischen drei Varianten:

Outlook (klassisch) – verwendet Microsoft Word als Rendering-Engine.

Outlook (neu) – basiert auf einer Webbrowser-Engine.

Outlook im Web (OWA) – nutzt ebenfalls eine Webbrowser-Engine.

Da sich die Interpretation des HTML-Codes zwischen diesen Engines unterscheidet, kann es bereits dadurch zu Abweichungen kommen. Hinzu kommt, dass unterschiedliche Outlook-Versionen eine Rolle spielen. Eine korrekte Formatierung kann durch ein Microsoft-Update plötzlich verändert werden, da neue Funktionen oder Rendering-Anpassungen eingeführt wurden.

Erforderliche Informationen für eine qualifizierte Supportanfrage

Um Formatierungsprobleme gezielt analysieren und reproduzieren zu können, benötigen wir folgende Informationen:

• Kunden-ID (falls Sie CI-Cloud-Kunde sind, gemäß Unternehmensprofil)

• Art der Signaturintegration:

  • Wird die Signatur clientseitig über CI-Sign eingefügt? Falls jaÜber das CI-Signature Add-In oder durch Ausführung der CI-Sign.exe oder durch CI-Roaming Signaturen?

  • Oder erfolgt die Integration serverseitig über CI-Disclaimer/CI-Mailpolicy?

• Zeitpunkt des Problems:

  • Tritt die fehlerhafte Formatierung bereits beim Erstellen der E-Mail auf oder erst beim Empfänger?

• Betroffene Outlook-Version:

  • Welche Version von Outlook wird genutzt (klassisch, neu oder OWA, inklusive genauer Versionsnummer)?

• Reproduzierbarkeit:

  • Wie kann das Problem nachvollzogen oder nachgestellt werden?

• Zusätzliche Dokumentation:

  • Screenshots, die das Problem veranschaulichen
  • Die betroffene Signatur als HTM-Datei

Bitte übermitteln Sie uns die oben genannten Informationen, um eine effiziente Analyse und Lösungsfindung zu ermöglichen.

Bekannte Probleme

Sie finden nachfolgend aktuelle Probleme die wir von Kunden erhalten haben.

• Outlook klassisch Version 2402:
  • Die Signatur wird über das CI-Signature Add-In eingefügt, die eingestellte Schriftart wird nicht durchgängig für Signatur übernommen.
• Outlook neu:
  • Verlinkte Grafiken: Es wird der Link sichtbar angezeigt, also nicht mehr eigebettet.
• OWA:
  • “Padding” wird summiert dargestellt, demzufolge ist der Abstand im größer als im klassischen Outlook.

Tipps

• Signatur Erstellung

  • Bitte nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Signatur im Editor von Grund auf neu zu erstellen, oder verwenden Sie eine unserer Samples als Basis. Diese Investition wird sich später mehrfach auszahlen, denn nur so ist eine hohe Kompatibilität zu Outlook und Co. gewährleistet.

• Grafiken

  • Eine Grafik sollte immer zu 100% skaliert sein. Diese innerhalb des HTML kleiner zu skalieren hat einige Nachteile. Die Grafik wird nicht kleiner, nur weil diese innerhalb HTML skaliert wurde. Skalieren Sie die Größe vor dem Einfügen ganz einfach über MS-Paint oder ein Programm Ihrer Wahl. Achten Sie auf einheitliche dpi von 96 das Grafiken sonst unterschiedlich groß interpretiert werden von Windows/Mac usw.
  • Im Dateinamen sollten keine Leerzeichen, Sonderzeichen oder Umlaute enthalten sein.

• Tabellen

  • Achten Sie darauf, dass die Tabelle nur eine Zeile hat, damit die Tabelle bei Ersetzungen bei leerer Variable dynamisch ist.
  • Die Summe aller Zellen-Breiten, sollte die Breite der Tabelle entsprechen.
  • Sie können Grafiken innerhalb der Zellen ausrichten und somit Abstände erzeugen.