Aktion definieren – Signatur/Disclaimer anfügen


Im nächsten Schritt wird nun die eigentliche Aktion definiert. Hier legen Sie fest was passieren soll, wenn alle Bedingungen zutreffen. Trifft eine der im vorherigen Schritt angelegten Bedingungen nicht zu, wird die Aktion nicht ausgeführt.

Abbildung 4: Action definieren -- Signatur / Disclaimer anfügen

Wählen Sie zunächst die gewünschte Aktion über das Drop-Down Menü aus, in diesem Beispiel „Add disclaimer to message”. Klicken Sie anschließend auf den Link „select disclaimer” um die Signatur auszuwählen und zu bearbeiten. Es öffnet sich ein neuer Dialog.

Abbildung 5: Disclaimer / Signatur & Optionen auswählen und bearbeiten

In diesem Fenster wählen Sie den Disclaimer / die Signatur aus und legen alle dazugehörigen Optionen fest:

  1. Hier sehen Sie eine Liste aller Signaturen die zur Verfügung stehen. (Diese finden Sie im Programmverzeichnis unter Program Files\ci solution GmbH\Mail Policy\Disclaimer). Durch Doppelklick auf eine der Signaturen, wird diese für alle Formate übernommen. Bei der Installation wird eine Signatur „Disclaimer” mitgeliefert. Diese können Sie durch Klick auf das bearbeiten-Icon anpassen oder eine zusätzliche durch Klick auf „+” anlegen. In beiden Fällen öffnet sich der CI-Manager. Bei der Erstinstallation, wird dieser zunächst aus dem Internet geladen. Eine Beschreibung finden Sie im Abschnitt: [0]{.underline} […E-Mail Signaturen mit dem CI-Manager erstellen und]{.underline} bearbeiten.

  2. Wählen Sie hier die Signatur aus, die angefügt werden soll. Wählen Sie eine Signatur aus der Liste wie unter (1) beschrieben, oder geben Sie eine eigens erstellte Signatur an. Wenn Sie eine Signatur von einem Netzlaufwerk wählen, geben Sie unbedingt den UNC-Pfad (\\Servername\Ordner\...) an. Eingebundene Netzlaufwerke stehen nicht immer zur Verfügung, vor allem dann nicht, wenn kein Benutzer angemeldet ist.

  3. Wenn Sie in Ihrer Signatur sogenannte Spezialvariablen verwenden, z.B. um zeitgesteuert Informationen wie Messe-Termine, Produkte oder sonstige Ankündigungen einfließen zu lassen (Stichwort: Signatur Marketing), dann geben Sie hier die entsprechende Datei mit den Inhalten an. Wenn Sie mit dem CI-Manager arbeiten, ist das die Datei __intern.xxx (.htm / .rtf / .txt).

  4. Hier definieren Sie an welcher Position in der E-Mail Ihre Signatur sammt „Signatur-Marketing” eingefügt wird. Hier stehen verschiedene Optionen zur Verfügung:

  5. Top: Am Anfang der E-Mail, vor dem Inhalt.

  6. Bottom: An Ende der E-Mail, nach dem Inhalt. Beachten Sie in diesem Zusammenhang die Option „Add above forward line”.

  7. Replace in text: Ersetzen Sie einen bestimmten Text (z.B. „Von meinen iPhone gesendet”) durch die Signatur. Schaffen Sie für die Ersetzung am besten ein eindeutiges „Schlagwort” das überlicherweise nicht in E-Mails vorkommt, z.B. %%iPhoneSignatur%%. Wird eine E-Mail mit Outlook verfasst überprüft und verändert MS Word die E-Mail vor dem Versand. Das kann dazu führen, dass Ihr Schlagwort von „%%test%%” durch Word in „%%<span classSpellE>test</span>%%<o:p></o:p></span>” wird. Mailpolicy (und jedes andere Produkt :-)) kann Ihr ursprüngliches „Schlagwort” nicht mehr erkennen und dementsprechend keine Aktionen ausführen. Dies müssen Sie bei der Ersetzung prüfen und beachten. Lassen Sie sich einen Report zusenden. Hier können Sie genau analysieren weshalb eine Ersetzung nicht durchgeführt wurde.

Add above forward line / oberhalb der Weiterleitungslinie einfügen:

Wenn aktiviert, sucht CI-Mail-Policy nach der Weiterleitungslinie und fügt – sofern gefunden – die Signatur darüber ein.

D.h. bei Auswahl „bottom” wird die Signatur nicht am Ende der gesamten E-Mail (bei Anworten / Weiterleiten) eingefügt, sonder eben oberhalb der Weiterleitungslinie am Ende der ersten E-Mail.

Wird die Weiterleitungslinie durch den Benutzer in Outlook vor dem Versand gelöscht, kann sie von Mail-Policy nicht mehr gefunden werden.

E-Mail-Clients von Mobile-Devices (Android, iPhone) formatieren die Weiterleitungslinie unterschiedlich oder geben erst gar keine an. Hier kann es zu Problemen kommen. Sprechen Sie uns bei Bedarf einfach an. Wir sind immer daran interessiert die Software weiter zu entwickeln.

  • Hier können Sie noch weitere Einstellungen festlegen:
    Use delegate sender information: Verwendet die AD-Daten (für die Signatur) des Benutzers der im Auftrag eines anderen sendet.
    Force set encoding to: Legen Sie Codierung fest, z.B. UTF-8
    Update sent items after change: Aktualisiert „Gesendete Elemente” nachdem eine E-Mail verändert wurde. So kann der Nutzer in Outlook / OWA im Nachhinein sehen, dass eine Signatur angefügt wurde. Wichtig: Die Impersonalisierung ist Vorraussetzung hierfür.