Neue Regel anlegen

Erstellen Sie zunächst eine neue Regel.

Abbildung 1: Neue Regel durch klicken auf "+" erstellen

Durch klicken auf „+” öffnet sich der Regel Assistent („Wizzard”).

Name und Versand-Richtung definieren

Hier geben Sie den Namen Ihrer Regel (1) an und bestimmen für welche Versand-Richtung (2) diese Regel greift. Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Internally sent (intern gesendete E-Mail)

  • Internally recieved (von intern erhalten --- Wenn es mehrere interne Exchange Server gibt.)

  • Externally sent (nach extern gesendet)

  • Externally recieved (von extern erhalten)

Abbildung 2: Regel-Assistent -- Geben Sie den Namen (1) Ihrer Regel an und bestimmen Sie die Versandrichtung (2) für die diese Regel greift.

Obwohl Sie alle Versand-Richtungen kombiniert auswählen können, ist das nur in seltenen Fällen wirklich sinnvoll. Wählen Sie die Versand-Richtung daher mit Bedacht, so dass Sie keinen „endlosen” Mailversand konfigurieren, indem eine Aktion die nächste auslöst und sich eine Endlosschleife ergibt.

Wählen Sie in diesem Beispiel „Externally sent”, da die Signatur nach Extern gesendeten E-Mails angehängt werden soll.

Bedingungen / Regeln und Ausnahmen festlegen


Im oberen Feld können Sie Bedingungen / Regeln definieren, im unteren Feld werden Ausnahmen festgelegt.

Abbildung 3: Bedingungen und Ausnahmen definieren

Dieser Schritt ist optional. Dennoch, die Regeln aus der Abbildung spiegeln einen klassischen Anwendungsfall und werden am häufigsten im Zusammenhang mit Signaturen verwendet. Diese werden im Nachfolgenden beschrieben.

Regel 1: Hier wird geprüft ob eine E-Mail bestimmte Begriffe enthält. In diesem Fall „Amtsgericht”, „HRB-9162” und „ci solution GmbH”. Dies sind Begriffe aus unserer Signatur, aus den Pflichtangaben. Ist eines der Begriffe nicht enthalten ist davon auszugehen, dass die E-Mail noch keine Signatur enthält. Nur dann soll durch CI-Mail-Policy eine Signatur angefügt werden.

Anwendungsfälle: Diese Regeldefinition wird meist verwendet, um zu prüfen ob

  • eine Signatur bereits in Outlook, OWA, … durch eine andere Software, z.B. CI-Sign, eingefügt wurde.\

In diesem Fall soll ja keine weitere angefügt werden.

  • ein Benutzer die Signatur entfernt und damit gegen Vorgaben verstoßen hat. In diesem Fall kann die Signatur angefügt werden – oder Sie definieren weitere/andere Aktionen, z.B. dass die E-Mail zurückgewiesen wird.

  • die E-Mail keine Signatur enthält, weil diese über ein Mobile-Device verschickt wurde.

Regel 2: Legt fest, dass die Aktion nur für bestimmte Benutzer ausgeführt wird. Diese werden über einen „User Filter” definiert.

Anwendungsfälle:

  1. Testen Sie in Ruhe, indem Sie die Regel auf wenige Benutzer (nur auf sich selbst?) einschränken. Alle anderen bekommen davon nichts mit.

  2. Grenzen Sie Regeln auf Teile Ihres Unternehmens ein. Dies geht auf Benutzer-, Gruppen-, OU-Ebene sowie für E-Mail Masken (z.B. *@ci-solution.com).

  3. In Verbindung mit mobilen Devices (iPhone, Android & Co.): Über die erste Regel wird überprüft ob bereits eine Signatur in der E-Mail enthalten ist. Dies können Sie weiter „verschärfen”, indem Sie die Regel überhaupt nur für Nutzer einer bestimmten Gruppe, nämlich die Gruppe der Benutzer mit mobilen Geräten, einschränken.