…E-Mail Signaturen mit dem CI-Manager erstellen und bearbeiten

Neben der Möglichkeit, die Signaturen intern bearbeiten zu können besteht auch nach wie vor z.B. für Netzwerk-Bearbeitung auserhalb der Software durch den externen CI-Manager, der u.a. auch für CI-Sign verwendet wird.
Laden Sie hierzu CI-Sign herunter und verwenden sie den Manager auch für CI-Mail-Policy.

Abbildung 6: CI-Manager zum Erstellen und Bearbeiten von Signaturen

Hier können Sie neue Signaturen anlegen und bestehende Bearbeiten. Die Abbildung zeigt eine Signatur mit Basisangaben zum Benutzer und der Firma, hat einen Bereich für Signatur-Marketing und am Ende einen Disclaimer. Die Benutzerdaten werden zur Laufzeit aus dem Active-Directory gezogen und in die Signatur eingefügt. Signatur-Marketing bzw. Ankündigungen und Informationen jeglicher Art könnten Sie auch direkt in der Signatur einbinden. Wir empfehlen jedoch hierfür die Spezialvariablen zu verwenden. Diese können Sie mit einem Zeitstempel versehen, so dass es nach Ablauf ohne zutun automatisch entfernt wird.

Es sind fast keine Grenzen in der Gestaltung gesetzt. Das birgt aber ein großen Problem. Ihre E-Mails werden von deren Empfängern auf den verschiedensten Geräte und mit den verschiedensten E-Mail-Clients betrachtet. Und diese haben eine z.T. völlig abweichende Interpretation von HTML wodurch die Signatur anders dargestellt wird (Web-Designer kennen das Problem sehr gut…).

Je komplexer Ihre Signatur aufgebaut ist, desto größer sind die Abweichungen. Halten Sie die Signatur daher so einfach wie möglich. Es ist besser leichte Abstriche im Hinblick auf das Layout in Kauf zu nehmen, dafür aber Konsistenz zu gewinnen. Sie haben dadurch mehr Kontrolle über die Darstellung auf den verschiedensten Clients.

Abbildung 7: CI-Manager -- Spezialvariablen bearbeiten

Die Spezialvariablen können Sie nicht nur für Signatur-Marketing, sondern als Variable Textbausteine einsetzen. So können Sie beispielweise Firmen-, Standort- oder Abteilungs-spezifische Informationen einfügen. In der Abbildung sehen Sie myDisclaimer_München und myDisclaimer_Berlin. Diese können Sie nun dynamisch in die Signatur einfügen, indem Sie die Spezialvariable mit einem Active-Directory Attribut kombinieren:

Anstelle von {##myDisclaimer_München} bzw. {##myDisclaimer_Berlin} verwenden Sie in der Signatur {##myDisclaimer_@@l}. Zur Laufzeit wird für @@l ( Location bzw. Ort) der Standort des Benutzers eingefügt. Bei einem Mitarbeiter aus München entsteht somit {##myDisclaimer_München} und der entsprechende Disclaimer für München wird eingefügt. Dahinter steckt eine enorme Dynamik. Wir wünschen viel Spaß…. ;-)