Aktueller Abwesenheitsstatus

Mit dem Parameter /ccs (CheckCurrentState) können Sie z.B. beim Rechnerstart den aktuelle Abwesenheitsstatus des angemeldeten Benutzers prüfen, und sofern dieser aktiviert ist, durch Klicken auf Ja / Yes deaktivieren.

Weiterleitungen werden damit herausgenommen.

Mit dem Script CCS-Net.vbs kann dies auch von einem Netzlaufwerk aufgerufen verwenden.

Zeitlinie -Übersicht aller Benutzer

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Hier können Termine mehrerer Benutzer auf einen Blick in vorgegebenen Zeiträumen eingesehen werden, bzw. alle.

E-Mail Zugriff

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Der Zugriff auf die E-Mails unterstützt u.a. folgendes Szenario: Ein Mitarbeiter meldet sich am Montag krank und seit seiner Abwesenheit sind ggf. E-Mails eingegangen, die bearbeitet werden müssen. Der Posteingang kann nun eingelesen werden und E-Mails angesehen bzw. an einen Stellvertreter weitergeleitet werden.

Der Zugriff muss in den Optionen aktiviert werden. Mitglieder der ggf. angegebenen Gruppe erhalten die Benutzerrechte des in den Optionen festgelegten Benutzers. Alle anderen sind per Standard Windows Integriert und richten sich also nach den AD bzw. Exchange Zugriffsrechten.

Anzeigen: Mit Klick auf anzeigen, werden die E-Mails aus dem Posteingang des ausgewählten Benutzers angezeigt.

Öffnen: ausgewählte(s) E-Mails öffnen. Outlook erforderlich!

Weiterleiten: ausgewählte(s) E-Mails weiterleiten. Unter „Weiterleiten an:” ist eine gültige E-Mail-Adresse einzugeben.

Parameter und Funktionen

Automatik

  • /auto – Führt die Software im automatischen Modus aus.
    (Es muss mindestens Parameter /oof oder /sign angegeben werden)

  • /oof - setzt den Abwesenheits-Status lt. Kalender.

  • /oofreset – Setzt den Abwesenheits-Status zurück sodass eine neue Mitteilung versendet wird.
    (Wird nur in der Gruppe „ALLE BENUTZER” ausgeführt)

  • /user:username – Benutzer der in der Datenbank angelegt ist.

  • /userdialog – Zeigt die Standard-Form an; allerdings nur für den angemeldeten Benutzer!
    Hier kann der Benutzer seine eigenen Termine verwalten.

  • /view:username – Verwendet die „Sichteinstellungen” des angegebenen Benutzers

  • /oofstate – Speichert den Benutzer, wenn in Outlook abwesend! Kann dann in „Zeige alle abwesenden” angezeigt werden.

  • /useroofreset [/user:Kontoname] Beispiel: /auto /useroofreset /user:m.buettner

  • /groups:Gruppe1;Gruppe2 … Führt nur für diese Gruppe aus.

Manuell (Script Ablauf, intern)

  • /manually – manuellen Ablauf einleiten. Nachfolgende Parameter können gesetzt werden.

  • /setstate:True[False] - False ist Standard – Setzt den Wert für Abwesend

  • /admin:ADMINPASSWORT – Das Passwort für den Benutzer Admin angeben (Groß-Klein!)

  • /template:Name z.B. Standard.txt wenn nicht angegeben/vorhanden erfolgt Vorlagenberechnung

  • /sdate:dd.mm.yyyy – Setzt das Startdatum

  • /edate:dd.mm.yyyy - Setzt das Enddatum

Weitere (bzw. Zusatzparameter)

  • /nodatecheck – Überprüft Termine NICHT auf Überschneidungen!

  • /oofforwardornotol:not Setzt z.B. „not” für den Wert der Variable (z.B. für Englischen Text)

  • /dmf - DisableMessageField – blendet das Nachrichtenfenster ab = Eingabe nicht möglich.

  • /dfp – DisableForwardPanel – blendet das Weiterleitungs-Panel ab.

  • /dtl – DisableTimeline – blendet die Schaltfläche Zeitlinie ab.

  • /htb - HideTemplateButton – zeigt die Schaltfläche Vorlage laden… nicht an.

  • /hrb - HideReplaceButton – zeigt die Schaltfläche Variablen ersetzen nicht an.

  • /hob - HideOptionButtons – zeigt die Optionsfelder Abwesend/Anwesend nicht an.

  • /dob - DisableOptionButtons – zeigt die Optionsfelder Abwesend/Anwesend an, kann nicht verändert werden.

  • /ncp – NoControlPanel – blendet den Mittleren Teil zur Benutzereingabe komplett aus.

  • /scp – ShowControlpanel - blendet den Mittleren Teil zur Benutzereingabe ein.

  • /cpi – ControlPanelInfo –Mittleren Teil zur Benutzereingabe gesperrt. Nur Information.

  • /hdp - HideDatePickers – zeigt die Datumauswahlfelder nicht an.

  • /oofinit – Trägt allen durchlaufenen Gruppen eine Abwesenheitsmeldung ein.
    (Betrifft Gruppe „ALLE BENUTZER” wenn unter Abwesenheit eine Vorlage gesetzt wurde)

  • /setalloff – Setzt alle durchlaufenen Gruppen auf Abwesend
    (Betrifft alle Gruppen wenn unter Abwesenheit eine Vorlage gesetzt wurde)

  • /setallon – Setzt alle durchlaufenen Gruppen auf Anwesend
    (Betrifft alle Gruppen wenn unter Abwesenheit eine Vorlage gesetzt wurde)

  • /nmc – NoMessageChange – Voreingestellte Meldungen werden beibehalten, keine Änderung.

  • /ccs – CheckCurrentState (siehe Kapitel 0 - Aktueller Abwesenheitsstatus)

  • /reccs – Prüft die in der Abwesenheitsliste befindlichen Benutzer erneut auf den Abwesenheitsstatus und entfernt ggf. Weiterleitungen.

  • /nosplash – Zeigt beim Starten NICHT das “Gruppen werden eingelesen” Fenster an.

  • /notempdate – Keine Temporären Termine zulassen.

  • /userselect /userdialog – Zur Anmeldung eines beliebigen Benutzers im UserDialog
    Beispielsweise für PC’s an denen mehrere Benutzer unter einem Konto arbeiten.

  • /fwr – ForwardRequired Erzwingt die Auswahl eines Benutzers für die Weiterleitung. (auch xData15 = „f”)

  • /cio – CheckInfoOnlyAndDisable. Aktiviert Weiterleitung nur als Vertreterinformation und last keine Änderung zu.

  • /cip – CheckInfoPreSelect. CheckInfoOnly als Vorauswahl. Änderung möglich.

  • /uio – UnCheckInfoOnlyAndDisable - Als Vertreterinfo wird ausgegraut und ist nicht klickbar.

  • /cmr – CheckMessageToRecipientTooAndDisable – Weiterleiten an Empfänger und alternativen wird aktiviert und disabled.

  • /umr – UnCheckMessageToRecipientTooAndDisable – Weiterleiten an Empfänger und alternativen wird deaktiviert und disabled.

  • /dfs – DisableFullDayAppointmentCheckfield – Nur ganztägige Termine können angegeben werden.

  • /fwdv1 - Weiterleitungspanel zeigt RadioButtons.

  • /onlyunread – Zeigt nur ungelesene Nachrichten in der E-Mail Form.

  • /sgi - ShowGraphicalInfo – Zeigt ROT / GRÜN Symbol an, bei Abwesenheit.

  • /rgm – RibbonGroupMinimized – Minimiert die Ribbon-Gruppe.

  • /iau – IngoreAbsenceUsers – Ingoriert Abwesende Benutzer bei SetAllOff und OOFInit

  • /sar /nosar – Send automatic Reply (fix) – Automatische Antworten an Absender außerhalb Organisation senden

  • /sjr – Send just to recipient – Nur an Absender der Kontaktliste senden.

  • /sta – Send to all – An alle Absender senden.

  • /cso – CheckScheduledOOFAndDisable – Nachricht nur in diesem Zeitraum senden wird aktiviert und disabled.

  • /uso – UnCheckScheduledOOFAndDisable – Nachricht nur in diesem Zeitraum senden wird deaktiviert und disabled.

  • /doems - do ExchangeMultiserver bzw. /noems - no ExchangeMultiserver (Autodiscover)

  • /config – öffnet die CI-Out-of-Office Manager Konfiguration

  • /syncad – Führt die Synchronisierung zwischen AD und Kontakten durch. Wird in der automatic, bei gesetzter Option automatisch ausgeführt.

  • /nosyncad –Verhindert in der Automatik, den automatischen Abgleich AD zu Kontakt

  • /ews – Schaltet auf EWS-Mode um.

  • /usm - usesamemessage – Schaltet die Möglichkeit INTERN/EXTERN unterschiedlich ab.

  • /nrd - NoReadDelegate – Keine Vollzugriff-Benutzer einlesen!

  • /hud - HideUserDialogLogin – Keine Benutzeranmeldung über die exe Datei möglich (Login-Dialog, auch in XML)

  • /ctz - CheckTimeZones – steuert Termine über mehrere Zeitzonen.

  • /dtz - DisableTimezone – Keine Auswahl der Zeitzone möglich

  • /htz" -HideTimezone – Zeitzone nicht anzeigen

  • /letters:<from>-<to> Beispiel: /letters:a-c In Automatik Benutzer eingrenzen für Auswahl. Z.b. für mehrere Tasks.

  • /SentToOrCcMe - Setzt in der Weiterleitungsregel die Option an mich oder in cc gesendet.

  • /SentToMe - Setzt in der Weiterleitungsregel die Option an mich gesendet.

  • /osl - UseOtherSelectionList = True Verwendet nicht GAL, sondern AD

  • /adt- AllowDateTemplateParam = Vorlagenauswahl in Terminplanung

  • /ignoreprivate - Setzt in der Weiterleitungsregel die Option Privat ignorieren.

  • /csstr:<Text> - Beispiel csstr:@ci-solution.com – Setzt Ausnahme in weiterleitungsregel für Absender enthält bestimmte Worte.

  • /iev - IgnoreExchangeVisibility – Fügt Benutzer an, die in der Exchange Adressliste ausgeblendet sind.

  • /ignoremeetingrequest – Besprechungen ignorieren bei Weiterleitung

  • /deleteforwarduser – Löscht Nachrichten nach erhalt! Impliziert Parameter uio und umr

  • /resetdate – Stellt das Syncdatum für Active Directory Abgleich auf 01.01.2000

  • /noxmltree – Erstellt keinen Snapshot des Treeview. Für /nros Zusatzparameter

  • /noxmltree – Erzeugt keinen Cache für Benutzer.

                                                                                       Hinweis
    

    Hier finden Sie wichtige Einstellungen die über das extensionattribut gesteuert werden können.

[]{#_Toc532362821 .anchor}**Weiterleitungsfunktion für einzelne Postfächer abschalten\

**Das Panel Weiterleiten kann durch Setzen des extensionAttributes15 auf „x” ausgeblendet werden.

Damit können auch stetige Weiterleitungen erhalten bleiben!

In den Terminen kann zwar eine Weiterleitung gesetzt werden, diese wird in der Automatik aber ignoriert.
Sollte das extensionAttribut15 wieder zurückgesetzt (leer) werden wird eine Weiterleitung wieder aktiv gesetzt.

[]{#_Toc532362822 .anchor}**Einlesen eines Benutzers verhindern\

**Das Einlesen eines (oder mehrerer) Benutzer verhindern Sie durch Setzen des extensionAttributes15 auf „-".

Damit können z.B. Benutzer oder Archive die nicht real benötigt werden ignoriert werden und damit auch die erforderlichen Lizenzen verringert werden.

Angeben einer Weiterleitung für einzelnen Benutzer erzwingen (beim Anlegen eines Termins)…
Setzen sie hierzu den Wert für extensionAttributes15 auf „f”. Siehe sonst Parameter /fwr

[]{#_Toc532362823 .anchor}**Ausgeblendete Gruppe anzeigen\

**Das Einlesen einer Gruppe die in der Exchange Adressliste ausgeblendet ist wird automatisch verhindert.

Soll die Gruppe angezeigt werden Setzen Sie das extensionAttributes15 auf „+”.

WICHTIG: Benutzer IGNORIEREN Status wird nicht verändert, Reset wird ausgeführt…
Setzen des extensionAttributes15 auf „i” oder „s”.

Damit können z.B. Benutzer die z.B. das Unternehmen verlassen haben ignoriert werden. Der OOF-Status wird also nicht mehr auf Anwesend geändert. Für den Benutzer ist eine Lizenz erforderlich.

Öffentlicher Ordner

Werden die Termine auch in einen Öffentlichen Ordner übertragen können Sie In Outlook (oder OWA) diese Kalenderdaten anzeigen lassen!

Hinweis: Die Aktualisierung der Kalenderdaten in Outlook ist abhängig von der in Outlook eingestellten Synchronisierungszeit. Diese ist Standard auf 2 Minuten gesetzt.

In OWA wird der Termin i.d.R. sofort angezeigt.

Eine Beschreibung der erforderlichen Einstellungen finden Sie unter > []{.underline}Optionen Kalender.

Exchange Abwesenheiten – Zugriff deaktivieren

Normalerweise kann der Abwesenheitsassistent unter Extras – Abwesenheits-Assistent in Outlook aufgerufen werden. Wenn Sie dies unterbinden möchten, gehen sie folgendermaßen vor:

Es gibt für Office 2007 Richtilinienerweiterungen. Sie brauchen für Windows 2003 nur die Outlk12.adm zu importieren (zu finden unter www.gruppenrichtlinien.de) und folgende Einstellungen zu aktivieren:

Benutzerkonfiguration – Administrative Vorlagen – Microsoft Office Outlook 2007 – Elemente in Benutzeroberfläche ausblenden – Benutzerdefiniert – Befehlsleisten-Schaltflächen und Menüelemente deaktivieren

Tragen Sie dort die ID 5621 ein (das ist der Menüpunkt Abwesenheitsassistent)

cid:image001.png@01CA3DC0.FD90C960

cid:image003.png@01CA3DC0.FD90C960

Aufgaben -- Stapelverarbeitung

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Abwesenheitseinstellungen aller Mitarbeiter / einer Gruppe von Mitarbeitern im „Stapelbetrieb” bearbeiten können.

Im normalen Betrieb wird der CI-Out-of-Office Manager verwendet, um den Status einzelner Mitarbeiter manuell zu bearbeiten (z.B. bei Krankheit). Und Abwesenheiten auf Basis von Terminen automatisiert setzen zu lassen sowie um einen OOF-Reset durchzuführen (Status zurücksetzen, so dass erneut eine Abwesenheitsnotiz gesendet wird). Die Automatismen werden durch einen geplanten Task (Aufgabenplanung) durchgeführt.

In manchen Fällen ist es erforderlich die Abwesenheitseinstellungen aller Mitarbeiter / einer Gruppe von Mitarbeitern per Knopfdruck, quasi im Stapelbetrieb, zu verändern. Ein klassisches Beispiel hierfür sind Feiertage bzw. Betriebsurlaub im Allgemeinen. Unter „Aufgaben” haben Sie dazu die Möglichkeit.

Abbildung: Aufgaben -- Abwesenheitseinstellungen im „Stapelbetrieb” verändern.

Dieser Bereich gliedert sich in drei Teilbereiche, in denen Sie definieren welche „Aufgabe” mit welchen Einstellungen durchgeführt wird. Diese sind:

1 – Aufgabe / Funktion

Hier legen Sie die Aufgabe / Funktion fest, die ausgeführt wird. Diese entsprechen den Parametern, die Sie auch beim Aufruf des CI-Out-of-Office Manager über die verschiedenen .VBS Skripte oder über die Eingabeaufforderung (cmd) mitgeben können. Siehe hierzu auch Kapitel [Parameter und Funktionen.]{.underline}

  • Abwesenheitstext setzen (OoF): Setzt den Abwesenheitstext und –status laut Kalender (Termine).

  • Reset Abwesenheitsstatus (OofReset): Setzt den Abwesenheitsstatus zurück, so dass erneut eine Abwesenheitsnotiz versendet wird.

  • Abwesenheitstext initialisieren (OoFInit): Trägt allen durchlaufenen Benutzern eine Abwesenheitsnotiz ein. Der Status wird dabei nicht verändert.

  • Alle abwesend setzen (SetAllOff): Setzt alle durchlaufenen Benutzer auf Abwesend.

  • Alle anwesend setzen (SetAllOn): Setzt alle durchlaufenen Benutzer auf Anwesend.

2 – Einstellungen und Einschränkungen

Hier können Sie die zu durchlaufenden Gruppen einschränken sowie eine Vorlage für die Aktion definieren.

  • Vorlage: Wählen Sie eine Vorlage für die durchzuführende Aktion aus. Diese wird bei allen durchlaufenen Benutzern gesetzt. Wird keine spezifische Vorlage angegeben, dann gilt:

    • Werden mehrere Gruppen durchlaufen, dann wird die Vorlage anhand der Priorität ermittelt.

    • Bei nur einer Gruppe, greift die Vorlage dieser Gruppe.

Wir empfehlen bei den Aktionen Initialisieren sowie alle abwesend / anwesend setzen eine spezifische Vorlage anzugeben.

  • Nur ausgewählte Gruppen: Grundsätzlich stehen nur Gruppen mit zugewiesener Vorlage zur Auswahl. Alle anderen werden ignoriert (wie sonst auch bei allen anderen automatischen Abläufen). Aktivieren Sie diese Option, um bestimmte Gruppen zu selektieren. Die Aktion beschränkt sich auf alle Mitglieder der ausgewählten Gruppe(n). [Beachten Sie: Die Auswahl bezieht sich ausschließlich auf Gruppen.]{.underline} Auch wenn es derzeit noch möglich ist einzelne Benutzer auszuwählen, wird dies beim Durchlauf ignoriert. Hintergrund: Das verwendete Control lässt es derzeit nicht anders zu. Wir werden in Kürze eine Alternative implementieren.

  • Ignoriere bereits abwesende: Ignoriert alle bereits abwesenden Benutzer, so dass deren Abwesenheitsnotiz nicht verändert wird. Diese Option können Sie bei den Aktionen Initialisieren sowie alle abwesend / anwesend setzen verwenden.

3 – Aufgabe ausführen

Führt die Aufgabe aus. Es öffnet sich ein Dialogfenster. Bestätigen Sie die Ausführung durch Klick auf „Start”. Im Dialog wird Ihnen bei der Ausführung ein Protokoll / Log angezeigt.