Out of Office Manager – Beschreibung

Mit dem CI-Out-of-Office Manager (OoF-Manager) können Abwesenheitsmeldungen (auch Mehrsprachig) zentral vereinheitlicht und Abwesenheits-Einstellungen, Weiterleitungen, Umleitungen uvw. innerhalb einer Domäne zentral verwaltet werden. Durch das Setzen von Parameter(n) und/oder Attributen können unterschiedliche Vorgänge, Funktionen und Layout für Gruppen oder auch für einzelne Benutzer angepasst werden.

Zugewiesene Benutzer z.B. Personalmanager, Sekretärinnen und Abteilungsleiter können sich die Abwesenheits-Einstellungen von Mitarbeitern anzeigen lassen und ändern. Ebenso können Stellvertreter festgelegt werden um den Mailfluss aufrecht zu erhalten.

Termine können von jedem Benutzer im Voraus geplant werden und dann automatisch durch die Software aktiviert/deaktiviert werden. Durch die Speicherung von Terminen und Serienterminen kann die Abwesenheitsnotiz automatisch (über Aufgabenplanung) gesetzt und entfernt werden.

Exchange sendet innerhalb einer Abwesenheit nur eine Meldung zurück. Ein Reset des Abwesenheitsstatus kann ebenfalls durch OoF-Manager erfolgen, sodass täglich (oder mehrfach, je nach Task) eine Abwesenheitsnotiz an den Verfasser gesendet wird.

Neben der Abwesenheitsmeldung kann auch eine Mailweiterleitung eingestellt werden. Diese Weiterleitung an Benutzer oder Gruppe kann auch in Kopie erfolgen. Da dies über Exchange Regelen erfolgt können auch hier erweiterte Funktionen, beispielsweise „nur an mich gesendet” uvm. festgelegt werden

Die Vorlagen für Abwesenheitsmeldungen können durch Variablen gestaltet werden. Durch sinnvollen Einsatz von Spezial-Variablen werden unnötige/überflüssige Zeilen entfernt und die Vorlage sehr dynamisch auch für intern/extern innerhalb einer Vorlage festgelegt werden.

Neben einer Desktop Anwendung ist auch eine Web-Anwendung enthalten die also geräteunabhängig über jeden Browser erreichbar ist.

Vorschau: Wir werden künftig eine Work-Life-Balance Funktion integrieren. Es werden dann erst nach Rückkehr die E-Mails zugestellt. Sofern hier Bedarf besteht sprechen sie uns gerne darauf an.

Beispiele für den Einsatz

  • Wildwuchs in den Abwesenheitsnotizen der Mitarbeiter effizient und dauerhaft beseitigen

  • Professionelles, einheitliches und CI-konformes Auftreten gegenüber Kunden und Geschäftspartnern

  • Datenschutzkonformer und "Betriebsrat freundlicher" Zugriff auf die Abwesenheitseinstellungen der Mitarbeiter

  • Zeit- und Kostenersparnis durch zentrale Verwaltung und Steuerung

  • Personalbüro kann eine Abwesenheit setzen, wenn ein Angestellter krank wird oder kurzfristig nicht im Hause sein kann

  • Das Personalbüro kann sicherstellen, dass eine Abwesenheits-Meldung z.B. für Betriebsurlaub eingestellt ist

  • Ein Abteilungsleiter kann prüfen, ob ein Mitarbeiter ggf. nicht im Hause ist

  • Benutzer ist während der Abwesenheit nicht in andere Termine planbar

  • Stellvertreter-Regelungen können direkt unter Berücksichtigung von Datenschutz eingestellt werden.

Funktionen

  • Anzeigen und Ändern der Abwesenheits-Einstellung für jede beliebige Mailbox / Verteilergruppe

  • Keine Administrator-Rechte notwendig

  • Einfache und übersichtliche Bedieneroberfläche

  • Kann direkt auf dem Server eingesetzt werden. Kein Outlook benötigt! (z.B. für VPN)

  • Termine können in einem öffentlichen Ordner angezeigt werden

  • Termine können in den Benutzerkalender eingetragen werden

  • Terminüberschneidungen werden ausgeschlossen

  • Abwesenheitsmeldungen können mehrsprachig erfolgen

  • Stellvertreter-Berechtigungen können geprüft und erstellt werden.

Vorteile

  • Verbessert die Zusammenarbeit zwischen Angestellten

  • Weiterleitungen können schnell gesetzt und überprüft werden

  • Spart Zeit und erhöht Produktivität und Leistungsfähigkeit

  • Optimaler "Kundendienst"

  • Übersichtliche Bedienung

  • Einfache Inbetriebnahme (keine Instalation erforderlich)

CI-Cloud-Portal

Das CI-Cloud-Portal: Eine kurze Information dazu.

Ich bin davon überzeugt das es künftig 2 verschiedene Arten Kunden geben wird. Das sind die einen die bereits in Office 365 sind oder dies planen und dann die anderen, die davon nichts halten und weiterhin auf lokale Installationen setzen. Ich werde mir hierzu kein Statement erlauben aber beiden versichern, dass wir ihnen die passende Software liefern können ohne „nach Hause zu telefonieren”, was den meisten aus der 2.ten Gruppe eher Angst macht.

Wir werden also unsere lokalen Software-Pakete weiterhin mit vielen Funktionen ausstatten, die vielleicht nicht gleich beim Herunterladen für eine „Kaufentscheidung” wichtig erscheinen und dennoch jede einzelne auf einer Anforderung unserer Kunden beruht.

Das CI-Cloud-Portal wird für die Kundengruppe die sich für die Cloud entschieden hat mehr und mehr ein zentrales Werkzeug zur Organisation unserer Softwarepakete, die also Unabhängig, Teilweise verbunden sowie komplett aus der CI-Cloud bedienbar und konfigurierbar sein wird.

Für Office 365 Kunden bieten wir mit dem Portal die Möglichkeit einfach und schnell unsere Software als Service zu verwenden. In Verbindung mit dem OoF-Manager (auch als Abonnement im Portal buchbar) haben Sie also die Vorteile eines permanenten Services und sichere Methoden der Verbindung (Tokens).

Unsere Software wird also auch hier weiter wachsen mit den entsprechenden Anforderungen. Der Grundstein hierfür ist mehr als gelegt und wie immer werden wir mit einer Basis und vielen Ideen in dieses Kapitel starten. Das war und bleibt also ein Fluss und wir freuen uns auf Ihre Ideen, die Sie mit unserer Software haben.

Produktseite: https://www.ci-solution.com/produkte/ci-cloud.html

Anmeldung und kostenfreie Testphase: https://cloud.ci-solution.com

Abbildung 1 CI-Cloud-Portal – Übersicht / Dashboard

Version 5 zu Version 6

Aufgrund unserer Erfahrungen und neuen Möglichkeiten haben wir einige Optionen wegfallen lassen, die durch neue Möglichkeiten auf „besserem” Weg gegeben sind. Ziel der neuen Version ist eine Übersichtlichere Konfiguration sowie Terminsetzung durch den Benutzer.

Erlaube „Schalte am” in Terminplanung. Ist jetzt Standard.

Schalte temporäre Termine beim Erstellen/Ändern.. Ist jetzt Standard

Parameter

/tempexecute entfällt, da alle Termine geschaltet werden

/myAppOptimalExecute entfällt, da Vorgang optimierter

/fastexecute entfällt, da Schalte am implementiert

/optexecute entfällt, da Vorgang optimierter

/nohide entfällt, da Servicefunktionen ausgelagert.

Vorlagen werden nun ausschließlich in HTM zur Verfügung gestellt. Sofern Sie bis dato Text-Vorlagen verwendet haben werden diese automatisch konvertiert.

Sofern Sie noch eine ältere Version 4 oder älter im Einsatz haben, stellen wir gerne ein Whitepaper für ein Update zur Verfügung. Senden Sie uns dazu einfach eine kurze E-Mail.

Anforderungen

Systemanforderungen

  • Prinzipiell alle Windows Betriebssysteme auf denen das .NET Framework 3.5 installiert ist bzw. installiert werden kann.

  • .NET Framework Version 3.5 / 4.5 oder höher
    (Bei Anbindung an CI-Cloud-Portal – Version 4.6)
    Achten Sie darauf, aktuelle Service Packs zu verwenden!

  • Microsoft Exchange ab 2010 SP3
    Achten Sie darauf, aktuelle Service Packs zu verwenden!

Info zu Service Packs: Microsoft stellt diese meist kostenfrei zur Verfügung. Wir halten unsere Software aktuell und müssen dazu teilweise erhebliche Änderungen nachziehen. Wir bitten um Verständnis, dass wir im Supportfall nur wirklich helfen können, wenn aktuelle Software als auch aktuellste Service Packs im Einsatz sind.

Konfigurationsanforderungen

  • Active Directory (Anmeldung an der Software erfolgt durch Authentifizierung am AD). Aus diesem werden auch die Benutzerdaten gelesen und Mailweiterleitungen gesetzt.

  • Im EWS Modus (Exchange Web Service) kann der Client komplett unabhängig vom Active Directory genutzt werden. Damit können Clients ohne VPN und sonstige Sicherungsmaßnahmen direkt mit dem Exchange (OWA) kommunizieren

+—————————————————————————————-+———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————–+ | | Hinweis | +========================================================================================+===================================================================================================================================================================================================================================================================================+ | | Das Einlesen der Gruppen und damit der Start der Software sind von der Netzwerk-Verbindungs-Geschwindigkeit abhängig. In einem Gigabit Netzwerk wird die Software demnach wesentlich schneller starten und Abfragen absetzen können, als in einer VPN (oder Internet-Verbindung). | | | | | | Beachten Sie dies vor allem bei automatischen Abläufen. | +—————————————————————————————-+———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————–+

Warum ist keine Installation erforderlich?

Wir haben es uns zum Ziel gemacht, die Einrichtung unserer Software so einfach wie möglich zu gestalten. In einer Windows Umgebung, in der normalerweise alles mittels einem Setup installiert und registriert wird, ist es schwer zu verstehen, warum ausgerechnet wir ein solches Setup nicht anbieten.

  • Wir brauchen es nicht! Und Sie brauchen es auch nicht!

Mittlerweile haben die meisten Unternehmen einen WSUS (Windows Software Update Service), bzw. einen anderen Update Service im Einsatz mit dem sichergestellt ist, dass unsere einzige Systemvoraussetzung

  • .NET Framework 3.5 oder höher.

auf allen Clients zur Verfügung steht. (Das wären dann schon die ersten 30 Megabyte, die wir Ihnen nicht noch einmal verkaufen müssen.

Sollten Sie einen WSUS nicht einsetzen besteht über eine Gruppenrichtlinie eine weitere Möglichkeit der Verteilung. Weitere Informationen finden Sie in unserem Support-Bereich. Das Einrichten einer solchen Gruppenrichtlinie dauert ca. 5 Minuten!

Nachdem also .net Framework installiert ist sind alle Komponenten die wir verwenden automatisch bereits installiert.

Wir verwenden lediglich Standardkomponenten (Textfelder, Kalender, Listen usw.). Das muss nicht heißen, dass unsere Benutzeroberfläche (GUI) deshalb schlechter aussieht oder funktionale Einschränkungen hat. Wir behaupten das Gegenteil! Der Vorteil davon ist, dass wir keine Zusatzkomponenten registrieren müssen.

  • Dies wiederum hat den Vorteil, dass wir keine Administrator-Rechte benötigen.

Nachdem wir nicht bei jeder neuen Revision ein riesiges Setup erstellen müssen (das dann auch auf verschiedene Webserver zum Download geladen werden muss), von dem Sie also nur einige Megabyte benötigen würden und wir dies jedesmal aufs Neue testen müssten, sparen wir hier Manpower, die sich ganz einfach auf den Preis niederschlagen würde.

Aber: Der Preis ist nicht das Ausschlaggebende. Glauben Sie uns: Wenn Sie ein Setup bräuchten, dann bekommen Sie auch eines! (Beispielsweise muss unser ci-Mail-Policy über ein solches Setup installiert werden).

Die „Verteilung” unserer Software übernimmt i.d.R. ein Script, da die Standard Einschränkung einer .net Exe (ausführbare Datei) von einem UNC Pfad (Netzlaufwerk) nicht möglich ist und ein Ausnahmefehler die Software an der Ausführung hindert.

Der Aufruf per Script hat zudem noch folgende Vorteile. Durch den Aufruf wird die „Clientseite” mit der „Serverseite” abgeglichen. Was Sie davon haben? Egal ob 10 oder 10.000 PC-Systeme:

  • Ihre Software ist immer aktuell!

Wenn Sie also auf eine neue Version oder Revision umstellen, dann wird diese Datei einfach auf dem Netzlaufwerk ausgetauscht. Es ist kein „Setup” am PC erforderlich.

  • Wir glauben, mit Ihren anderen Setup’s haben Sie schon genug Arbeit.

Der technische Ablauf

Die Software ist kein DIENST! Automatische Abläufe erfolgen ausschließlich über einen (oder mehrere) geplante(n) Task(s).
Ein Client startet beispielsweise eine Verknüpfung auf dem Desktop oder die ci-OoF-net.vbs.

Die Software ist kein DIENST! Automatische Abläufe erfolgen ausschließlich über einen (oder mehrere) geplante(n) Task(s).

OOF-Regeln per Powershell zurücksetzen.

Diese Regeln werden bei Aktivierung der Abwesenheit automatisch mit aktiviert. Wir arbeiten über EWS Regeln. Hier ein Skript zum zurücksetzen.

https://gallery.technet.microsoft.com/office/Remove-Out-Of-Office-rules-3f740964