Über CI-Out-of-Office Manager

Mit dem CI-Out-of-Office Manager (OoF-Manager) können Abwesenheitsmeldungen (auch Mehrsprachig) zentral vereinheitlicht und Abwesenheits-Einstellungen, Weiterleitungen, Umleitungen uvw. innerhalb einer Domäne zentral verwaltet werden. Durch das Setzen von Parameter(n) und/oder Attributen können unterschiedliche Vorgänge, Funktionen und Layout für Gruppen oder auch für einzelne Benutzer angepasst werden.

Zugewiesene Benutzer z.B. Personalmanager, Sekretärinnen und Abteilungsleiter können sich die Abwesenheits-Einstellungen von Mitarbeitern anzeigen lassen und ändern. Ebenso können Stellvertreter festgelegt werden um den Mailfluss aufrecht zu erhalten.

Termine können von jedem Benutzer im Voraus geplant werden und dann automatisch durch die Software aktiviert/deaktiviert werden. Durch die Speicherung von Terminen und Serienterminen kann die Abwesenheitsnotiz automatisch (über Aufgabenplanung) gesetzt und entfernt werden.

Exchange sendet innerhalb einer Abwesenheit nur eine Meldung zurück. Ein Reset des Abwesenheitsstatus kann ebenfalls durch OoF-Manager erfolgen, sodass täglich (oder mehrfach, je nach Task) eine Abwesenheitsnotiz an den Verfasser gesendet wird.

Neben der Abwesenheitsmeldung kann auch eine Mailweiterleitung eingestellt werden. Diese Weiterleitung an Benutzer oder Gruppe kann auch in Kopie erfolgen. Da dies über Exchange Regelen erfolgt können auch hier erweiterte Funktionen, beispielsweise „nur an mich gesendet” uvm. festgelegt werden

Die Vorlagen für Abwesenheitsmeldungen können durch Variablen gestaltet werden. Durch sinnvollen Einsatz von Spezial-Variablen werden unnötige/überflüssige Zeilen entfernt und die Vorlage sehr dynamisch auch für intern/extern innerhalb einer Vorlage festgelegt werden.

Neben einer Desktop Anwendung ist auch eine Web-Anwendung enthalten die also geräteunabhängig über jeden Browser erreichbar ist.

Vorschau: Wir werden künftig eine Work-Life-Balance Funktion integrieren. Es werden dann erst nach Rückkehr die E-Mails zugestellt. Sofern hier Bedarf besteht sprechen sie uns gerne darauf an.

Beispiele für den Einsatz

  • Wildwuchs in den Abwesenheitsnotizen der Mitarbeiter effizient und dauerhaft beseitigen

  • Professionelles, einheitliches und CI-konformes Auftreten gegenüber Kunden und Geschäftspartnern

  • Datenschutzkonformer und "Betriebsrat freundlicher" Zugriff auf die Abwesenheitseinstellungen der Mitarbeiter

  • Zeit- und Kostenersparnis durch zentrale Verwaltung und Steuerung

  • Personalbüro kann eine Abwesenheit setzen, wenn ein Angestellter krank wird oder kurzfristig nicht im Hause sein kann

  • Das Personalbüro kann sicherstellen, dass eine Abwesenheits-Meldung z.B. für Betriebsurlaub eingestellt ist

  • Ein Abteilungsleiter kann prüfen, ob ein Mitarbeiter ggf. nicht im Hause ist

  • Benutzer ist während der Abwesenheit nicht in andere Termine planbar

  • Stellvertreter-Regelungen können direkt unter Berücksichtigung von Datenschutz eingestellt werden.

Funktionen

  • Anzeigen und Ändern der Abwesenheits-Einstellung für jede beliebige Mailbox / Verteilergruppe

  • Keine Administrator-Rechte notwendig

  • Einfache und übersichtliche Bedieneroberfläche

  • Kann direkt auf dem Server eingesetzt werden. Kein Outlook benötigt! (z.B. für VPN)

  • Termine können in einem öffentlichen Ordner angezeigt werden

  • Termine können in den Benutzerkalender eingetragen werden

  • Terminüberschneidungen werden ausgeschlossen

  • Abwesenheitsmeldungen können mehrsprachig erfolgen

  • Stellvertreter-Berechtigungen können geprüft und erstellt werden.

Vorteile

  • Verbessert die Zusammenarbeit zwischen Angestellten

  • Weiterleitungen können schnell gesetzt und überprüft werden

  • Spart Zeit und erhöht Produktivität und Leistungsfähigkeit

  • Optimaler "Kundendienst"

  • Übersichtliche Bedienung

  • Einfache Inbetriebnahme (keine Instalation erforderlich)

Datenschutz

Datenschutz hat oberste Priorität. Bitte verwenden Sie diesen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO für die Nutzung von CI-Cloud Portal.

Infrastruktur & Sicherheit

Das CI-Cloud-Portal wird in der Microsoft Azure Cloud betrieben. Damit ist sichergestellt, dass E-Mails welche über unseren Service gerouted werden müssen niemals die Azure Plattform verlassen. Über die Microsoft Azure Cloud Infrastruktur ist ein kontinuierlicher und skalierbarer Betrieb von CI-Cloud-Portal gewährleistet.

Wir sind ISO 27001 zertifiziert: Zertifikat

Reseller / Betreuung durch Systemhaus

Wir bieten unsere Produkte gerne über Reseller an. Sprechen Sie Ihr Systemhaus darauf an. Bei Über Reseller verknüpften Konten ist der Reseller der 1.ste Ansprechpartner. Das Systemhaus kennt i.d.R. die vorhandene Infrastruktur und kann somit Fragen zielgerichtet beantworten und Sie jederzeit effizient unterstützen.