Migration in CI-Cloud

Der CI-Out-of-Office Manager speichert als Desktop-Version sowie auch als CI-Cloud-Version, Ihre Abwesenheitstermine, Vorlagen und alles wesentliche in eine Service-Mailbox. Diese stellt also unsere Datenbank dar und Aufgrund der DSGVO liegen Ihre Daten somit bei Ihnen.
Dieses Prinzip macht eine Migration von der Desktop-Version zur CI-Cloud-Version einfach.
Wir unterscheiden hierbei zwischen drei Migration-Szenarien, die wir weiter unten beschreiben.

Wenn Sie die CI-Cloud-Version des CI-Out-of-Managers zunächst nur testen möchten,
legen Sie vorübergehend eine neue Service-Mailbox (Benutzer mit kostenpflichtiger Mailbox) in M365 an.

Voraussetzungen bei Hybrid

  • Service-Mailbox ist in M365

  • OWA ist von extern erreichbar

  • User werden mittels Azure AD Connect synchronisiert

Vorbereitung - CI-Out-of-Manager - Desktop

Überspringen Sie die Schritte in diesem Kapitel, wenn sich der CI-Out-of-Office Manager durch die
Deaktivierung der EWS Basis-Authentifizierung nicht mehr öffnen lässt.

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Aktualisieren (1) Sie falls noch nicht geschehen den CI-Out-of-Office Manager auf die aktuellste Version.
Prüfen Sie bitte VOR der Aktualisierung, ob Sie über Support verfügen.
Aktualisieren Sie nur, wenn Sie über Support verfügen.

Siehe auch: Ein Update der Software durchführen

Erstellen Sie als nächstes Screenshots von den Optionen “Exchange” bis “Lizenz”, somit haben Sie falls benötigt Ihre Einstellungen dokumentiert.
Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie den OOF Manager aufgrund der Deaktivierung der Basis-Authentifizierung über EWS für Exchange Online nicht mehr starten können.

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Und so weiter…

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Vergessen Sie nicht ein Screenshot Ihrer “Betreffs” zu erstellen.

Vorbereitung - CI-Out-of-Manager - CI-Cloud

Anmeldung bzw. Registrierung am CI-Cloud-Portal: https://cloud.ci-solution.com/
Um mit dem Produkt arbeiten bzw. testen zu können ist der entsprechende Dienst im CI-Cloud-Portal unter Abrechnung zu aktivieren.

Gewähren Sie zunächst den Basis Zugriff: Autorisierung/Zugriff auf Ihr Microsoft 365
Dies ist erforderlich, damit sich Ihre User mit ihrem M365 Konto am CI-Out-of-Office Manager anmelden können.
Desweiteren ist es nur dann Möglich, eine Gruppe zur Abrechunng festzulegen (EMPFOHLEN):
Benutzer-Synchronisierung und Lizenzierung - Gruppenauswahl

Gewähren Sie anschließend das CI-Out-of-Office Manager Microsoft Graph Token:
Autorisierung für CI-Out-of-Office Manager über Microsoft Graph Token

Falls Sie aktive Abwesenheiten haben, benötigen Sie zusätzlich das EWS Token,
da über das Microsoft Graph Token die Weiterleitung für aktive und über EWS gesetzte Abwesenheitstermine
nicht gelöscht werden kann: Erweiterter Zugriff über EWS Token

Szenario 1 - Alle Mailboxes und Service-Mailbox bereits in M365

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Der OOF-Manager wird genutzt, bereits alle Mailboxes und auch die Service-Mailbox sind in M365.
Ihre Einstellungen sollten wie oben aussehen.

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Es ist nichts weiter zu tun, tragen Sie die Service-Mailbox im CI-Cloud-Portal unter dem CI-Out-of-Office Manager ein,
klicken Sie auf den Haken (1) und anschließend auf das OOF Symbol (2).

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Der CI-Out-of-Office Manager wurde geöffnet.

Szenario 2 - Hybrid - Mailboxes teils On-Premise, teils M365, Service-Mailbox noch On-Premise

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Der OOF-Manager wird in einem Hybrid Szenario genutzt, die Mailboxes sind teils On-Premise, teils M365, die Service Mailbox noch On-Premise.
Eine Migration ist noch nicht möglich, die Service-Mailbox muss zunächst nach M365 migriert werden.

Szenario 3 - Hybrid - Mailboxes teils On-Premise, teils M365, Service-Mailbox bereits M365

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Der OOF-Manager wird in einem Hybrid Szenario genutzt, die Mailboxes sind teils On-Premise,
teils M365, die Service Mailbox ist bereits in M365.
Die Einstellungen sollten wie oben aussehen.

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Tragen Sie die Service-Mailbox im CI-Cloud-Portal unter dem CI-Out-of-Office Manager ein,
klicken Sie auf den Haken (1) und anschließend auf das OOF Symbol (2).

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Der CI-Out-of-Office Manager wurde geöffnet, klicken Sie anschließend auf das Menü-Symbol (1) und öffnen Sie die Optionen.

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Entfernen Sie den Haken bei “Kein eigener Exchange Server” (1).

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Übertragen Sie die Einstellungen für den lokalen Active Directory Benutzer (1) und den lokalen Exchange Server (2)
aus der CI-Out-of-Manager Desktop-Version.

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Klicken Sie auf Speichern (1), dass war’s auch schon.

Um den OOF-Task zu aktivieren, müssen Sie die Einstellungen mindestens einmal gespeichert haben.
Wir führen den OOF-Task anschließend immer zur vollen Stunde aus.

Im Nachgang

Prüfen bzw. erledigen Sie bitte folgendes:

  • Kalender Einstellungen des CI-Cloud CI-Out-of-Office Managers prüfen, öffentliche Kalender werden seitens MS Graph nicht unterstützt.

    Verwenden Sie stattdessen eine Ressourcen Mailbox.

  • Task lokal deaktivieren.

  • Logonskript / GPO prüfen (CCS-Net).

  • Anpassung des Ziels bei “Starte bei Klick auf OOF-Manager” wenn CI-Toolbar genutzt.

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  • OOF Manager lokal „löschen“.