…mehrsprachige Signaturen aus einer Vorlage erstellen?

Ein wichtiger Punkt ist die Mehrsprachigkeit. Gerade in großen Unternehmen stellt dies oft eine Herausforderung dar, die wir nun sehr leicht lösen.

Nehmen wir an Sie, möchten für Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch eine Signatur erstellen.
Nehmen wir als „Basis” die deutsche Vorlage. Diese gestalten wir so flexibel, das diese für alle Länder genutzt werden kann. Um die Übersicht zu behalten, beschränken wir uns hier auf die Grußzeile.

Die Vorlage nennen wir Meinesignatur-DE.htm (Wichtig ist der Ländercode am ENDE! Hier: DE für Deutsch)

Öffnen sie die CI-Sign Konfiguration, Register: Dateien. In das Feld „Multi-Datei-Ende” (Beispiel)tragen Sie dies ein:

Abbildung 69 Dateien automatisch erzeugen z.B. für mehrsprachige Signaturen

Syntax: Basis; Sprache-Neu1;Sprache-Neu2...
Unser o.g. Beispiel ist hier also: Basis DE (Deutsch) in EN, FR, IT… Für die Trennung verwenden Sie Semikolon.

Wenn Sie nun noch mit der Übersetzungstabelle arbeiten: Parameter: /racftt… haben sie in kürzester Zeit mehrsprachige Signaturen, ohne viel Aufwand. Der Vorteil einer Übersetzungstabelle ist z.B. auch das Sie diese an ein Übersetzungsbüro senden können bzw. der jeweilige Zuständige für eine gewisse Sprache Sie unterstützen kann.

…in der Konfiguration in Tabellen Daten eingeben?

Viele Daten können über eine Tabelle eingegeben werden und sind somit nicht auf eine bestimmte Anzahl begrenzt. Bei der Konfiguration möchten wir Sie soweit wir können unterstützen. Stehen Sie also auf einem Eingabefeld können Sie dies aufklappen und erhalten Beispiele zur Konfiguration (1).

Abbildung 70 Möglichkeiten in CI-Sign Konfigurationstabellen

Hinweis: Für erweiterte Auswahl im Kontextmenü muss die Option „Experte” aktiviert sein!

Neu ist die Möglichkeit unbegrenzte in einer Tabelle Daten einzugeben.

Klicken Sie einfach mit der Maus in das gewünschte Feld. Auch mit den Cursortasten sowie Return / F2 können Sie einzelne Zellen anspringen und bearbeiten.

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Es wird dann ein Dropdown angezeigt, dass bereits mögliche Varianten bzw. Variablen anzeigt.

Beispiel:

<AD-Group> Tragen Sie statt <AD-Group> eine Active-Directory Gruppe ein.

<Text> Z.B. zu suchender Text. Ersetzen Sie <Text> durch den zu suchenden Text z.B. „Mobil:”

Schließen Sie die Eingabe mit einem Return ab.

Schaltfläche:

+ Fügen Sie eine Zeile ein

x Löschen Sie die ausgewählte Zeile

Pfeil aufwärts gewählte Zeile nach oben schieben

Pfeil abwärts gewählte Zeile nach unten schieben

Mit rechtsklick wird Ihnen ein Kontextmenü angezeigt das Ihnen erweiterte Kopierfunktionen sowie eine suche innerhalb der Tabelle ermöglicht (3). Sie Suche kann auch mit der Standard-Kombination Strg + F aufgerufen werden.

Ansonsten stehen auch innerhalb der Texteingaben die üblichen Copy & Paste Funktionen zur Verfügung.

…Benutzer im CI-Manager verwalten?

Der CI-Manager erlaubt seit Version 5.0.25 eine Benutzerverwaltung um z.B. einzelnen Mitarbeitern nur bestimmte Signaturen und Spezialvariablen zu editieren als auch Einstellmöglichkeiten wie „darf neue Variablen anlegen” oder „löschen”.

Abbildung 76 Benutzerverwaltung im CI-Manager

Für diesen Modus ist natürlich Anmeldung für jeden Benutzer erforderlich. Aktivieren Sie dies, so kommen Sie nur noch mit „Admin” bzw. einem in der Liste befindlichen Benutzer in die Software.

Geben Sie unter Konto ein Active Directory Konto an.

Nun können neben Sprache und einer Notiz auch Einstellungen gemacht werden, welche Funktionen innerhalb des CI-Managers für diesen Benutzer gesperrt sind bzw. welche Signaturen und Spezialvariablen durch diesen Editiert werden können.

Beispiele:

Editor: Tragen Sie ein „-„ ein, so ist nur die Ansicht Spezialvariablen für diesen Benutzer möglich.

Signatur-Muster und SV-Muster (SV=Spezialvariable)

Hier sind folgende Möglichkeiten gegeben:

„*” zeigt alle Signaturen an (oder Leer, keine Eingabe)

*_DE zeigt alle Signaturen / Spezialvariablen die mit „_DE” enden an.

*_DE_* zeigt alle Signaturen / Spezialvariablen die „_DE_” enthalten an.

DE_* zeigt alle Signaturen / Spezialvariablen die mit „DE_” beginnen an.

Möchten Sie speziell einen Namen angeben, so geben Sie diesen ohne „*” komplett an.

Für weitere Namen trennen sie die Werte mit „|” (Pipe).

Beispiel: *_DE|*_EN zeigt alle mit _DE UND _EN endende Namen an.

SV-Neu: „-„ Schaltet die Möglichkeit ab, neue Spezialvariablen anlegen / kopieren zu können.

SV-Löschen: „-„ Schaltet die Möglichkeit ab, Spezialvariablen löschen zu können.

AD-Bearbeiten: „-„ Schaltet die Möglichkeit ab, im Active Directory (Gruppenverwaltung) editieren zu können.

…die Daten eines Benutzers mit denen eines anderen kombinieren?

Die Funktion „andere Benutzer” stellt Benutzern zusätzlich zu ihren eigenen Signaturen, weitere Signaturen anderer Benutzer zur Verfügung. Zum Beispiel deshalb, weil dieser Benutzer im Namen anderer E-Mails verschickt – klassischer Anwendungsfall: Assistenz / Geschäftsführung. Die Basiskonfiguration „andere Benutzer” finden Sie im Kapitel: andere Benutzer / Gruppen

Nun wäre es wünschenswert die Daten beider Benutzer in der Signatur zu kombinieren, um das nachfolgende Ergebnis zu erhalten:

Dabei ist der „Base-User” derjenige der sich am System angemeldet hat – also der ausführende Nutzer. „Anderer Benutzer” wurde dem „Base-User” über die Funktion „andere Benutzer” als zusätzliche Signatur zugewiesen.

Um die Daten beider Nutzer zu kombinieren, aktivieren Sie in der CI-Sign Konfiguration -> Extras diese Option:

Abbildung 78 Basisbenutzer unter Extras aktivieren

In der Signaturvorlage verwenden Sie die Attribute mit einem Vorangestellten „BU”, z.B. @@BUgivenName, um die Benutzerdaten des Base-User aus dem Active Directory einzufügen. Die Vorlage könnte demnach so beginnen:

Hier wird die Variable @@BUxData1, also ExtensionAttribut1 des Base-User, verwendet um die Vertretungform (z.B. „i.A.” oder „i.V.") einzusetzen.

Wird CI-Sign ohne „andere Benutzer” ausgeführt, so werden die BU-Variablen durch die Software gelöscht.