Der CI-Out-of-Office Manager arbeitet Vorlagen-basiert. Es können verschiedene Vorlagen zur Verfügung gestellt werden, aus denen die Mitarbeiter je nach Grund für die Abwesenheit auswählen. Die Vorlagen können mithilfe von Variablen, als Platzhalter für Benutzerdaten aus dem Active Directory, dynamisch gestaltet werden. Eine unternehmensweite Vereinheitlichung der Abwesenheitsnotizen lässt sich damit problemlos realisieren.

Die Software verwendet im Hintergrund einen Systembenutzer über den der Zugriff auf die Abwesenheitseinstellungen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgt - der Anwender selbst bekommt davon nichts mit. Der Systembenutzer muss einmalig angelegt und entsprechend autorisiert werden. Der direkte Zugriff auf das Postfächer eines Mitarbeiters (datenschutzrechtlich problematisch) entfällt damit.

Funktionen im Überblick

  • Anzeigen und Ändern der Abwesenheitseinstellungen für jede Mitarbeiterin / jeden Mitarbeiten bzw. für jede beliebige Mailbox oder Verteilergruppe in einer Exchange 2010 / 2013 oder Microsoft Office 365 Cloud Umgebung.
  • Einfügen der E-Mail Signatur in die Abwesenheitsnotiz
  • Durchführen von Ersetzungen innerhalb der Abwesenheitsnotiz
  • Outlook-Integration über Toolbar möglich - direkter Aufruf des CI-Out-of-Office aus Outlook heraus. (Download und Beschreibung unter Opens internal link in current windowHilfe & Support)
Thomas Schweighart, GO IN GmbH
Wir haben den OOF-Manager im Einsatz, die Gestaltung von Vorlagen mit Variablen aus der AD und Schaltern macht es in unserem Unternehmen einfach, die Mitarbeiter selbst einheitliche Abwesenheitsnachrichten zu erstellen.
Auch im Krankheitsfall kann ohne großen Aufwand eine Notiz durch das Personalbüro gesetzt werden.