Aktuelle Infos zu CI-Archive

Mit diesem Artikel weisen wir auf ein erforderliches Update für CI-Archive hin. Die geschilderten Probleme könnten, müssen aber nicht auftreten. Dennoch empfehlen wir ein Update auf die aktuellste Version, die gleichzeitig eine der letzten Revisionen in der Version 2 darstellen werden. Dies betrifft vor allem CI-Archive vor Revision 2.0.50.

Wir haben unsere zuverlässige E-Mail Archivierung noch einen Level erhöht, indem wir bereits gelöschte Elemente ebenso archivieren können. Damit wird eine Journal-Archivierung letztlich überflüssig und alles wird sauber beim Benutzer archiviert. Diese Funktion steht ab Exchange 2010 SP2 oder höher zur Verfügung.

Ebenso stören z.B. über Nacht geöffnete Archive (Rechner wird nicht mehr abgeschaltet und Benutzer befindet sich im Zugriff auf die Archive) nicht mehr, da wir die Archive dann am Client Schließen und für die Dauer der Archivierung Sperren.

Möglichkeit der IMAP Archivierung. Einige Kunden steigen neben der Cloud auch auf Provider wie GMail, Yahoo oder Outlook.com (Microsoft) um. Um diesen gerecht zu werden, haben wir diese neue Möglichkeit geschaffen. Damit werden auch Systeme wie Kerio und andere Mailserver (meist ohne API) unterstützt.

Selbstverständlich wurde auch das der Software beiliegende Handbuch auf die aktuelle Version angepasst. Den aktuellen Funktionalitäten wie „halte gelöschte Elemente“ oder „verwaltete Ordner“ wurde damit Rechnung getragen. Verwenden Sie diese im Zusammenspiel mit einer noch effizienteren Archivierung.

Ein Update auf die aktuelle Version ist erforderlich, weil unter Exchange EWS 2007, 2010 und 2013 folgende Probleme auftreten könnten:

  1. Mailboxen mit mehr als 500 Ordnern. Gelöst, ab Revision 2.0.50
    ⇒ 500 Ordner sind zwar eine Menge, aber wir haben teilweise Benutzer „gefunden“, die 2000 oder auch eben mal die doppelte Menge in der Ordnerstruktur haben.
  2. Probleme bei mehr als 20 Storages pro Benutzer pro Jahr (theoretisch bei mehr als 20 x 6 GB = 120 GB/Jahr/Benutzer). Gelöst, ab Revision 2.0.50
    ⇒ Meist in Verbindung mit einer Journal-Mailbox, denn ein Benutzer „schafft“ zumindest derzeit keine 120 GB im Jahr in seine Mailbox.
  3. Masterdatenbank Kompression/Reparatur, wenn diese korrupt z.B. durch Netzwerk-Abbrüche.
    ⇒ Netzwerk-Abbrüche sind sehr selten und bestätigten sich bis dato immer als defekte Netzwerkkarte oder Kabel, also Hardware

Dadurch entstandene Vorteile:

  1.  Wesentlich schnellere Archivierung, da Ordner effizienter eingelesen werden.
    ⇒ Asynchrones Analysieren, während der Archivierung
  2. Nur Ordner, die nicht Ignoriert wurden, werden noch eingelesen.
    ⇒ Oftmals finden sich im Ordner gelöschte Elemente oder Junk E-Mails vieler Jahre. Eine Auswertung während der Laufzeit hat hier einiges an Zeit gekostet.
    ⇒ Gerade hier mache ich auf die in allen Exchange Versionen bestehenden Möglichkeiten der Systemordner-Verwaltung aufmerksam, mit dem ein Exchange System automatische Aktionen ausführen kann. Wir empfehlen hier, sofern Sie diese Optionen noch nicht nutzen einmal Rücksprache mit dem Systemhaus zu halten. Wir können hier nur Stichpunkte geben wie „Junk-Ordner leeren“ oder „Verwaltete Ordner“! Letztlich finden Sie im Internet für alles eine Beschreibung.
  3. Optimierung an der Masterdatenbank, Reduzierung der Schreibzugriffe.
  4. Suchen in Multiplen Archiven, Sofortanzeige der Resultate und Abbruchfunktion.

Wie mache ich das Update auf die aktuelle Version?

Das Update kann über Internet-Update erfolgen. Melden Sie sich dazu als „Admin“ an der Software an. Unter Extras können Sie das Internet-Update automatisch ausführen. Prüfen Sie vorab die Lizenz unter Registrierung in den Einstellungen/Optionen.

Selbstverständlich kann das Update auch von unserer Homepage unter Hilfe & Support heruntergeladen werden und die auszutauschenden Dateien manuell aktualisiert werden.

Folgende Features werden in der nächsten Version 3 entfallen

Mit Version 3 werden wir einige Funktionen entfernen, die nicht mehr zeitgemäß sind, oder die sich aus unserer Sicht als zu komplex erwiesen haben.

Nachfolgend beschreiben wir was in der nächsten Version entfällt, mit einem kurzen Hinweis, wie diese künftig machbar sind und bleiben. Wenn Sie eine oder mehrere dieser Funktionen nutzen setzen Sie sich ggf. mit uns in Verbindung.

  1. Offline Archive - Durch RDP Verbindung wesentlich eleganter lösbar.
    ⇒ Archive sind damit immer aktuell, und nicht nur so aktuell, wie die letzte Offline-Synchronisierung.
    ⇒ Sicherheitstechnisch verlassen die Archive nicht mehr das Haus.
    ⇒ Die Rechnerleistung der lokalen Maschine wird verwendet und Verbindungsprobleme sind dahingehend ausgeschlossen.
    ⇒ Volle Funktionalität also, statt „abgespeckter“ App-Versionen.
  2. Journal-Archivierung (als Storage für die anderen Benutzer) Das Journal als Mailbox kann natürlich Archiviert werden.
    ⇒ Auch die „Übersichtlichkeit“ kann gewährt werden, indem die Mailbox als Journal-Mailbox gekennzeichnet wird (damit werden die Anlagen als E-Mail einsortiert und sind auch auffindbar)
    ⇒ Mit den neuen Features (Wiederherstellbare Elemente Archivieren, ab Exchange 2010 SP2) kann ein Benutzer zwar E-Mails löschen, diese Archivieren wir dennoch, wenn sie dies möchten.
    Die eigentliche Journal-Funktion wird damit nicht mehr benötigt und erspart viel Speicherplatz und Rechenleistung auf Ihrem Exchange Server.
  3. Outlook Integration. Durch die Suchmöglichkeiten im Archiv wird dies überflüssig und ist nur „Speicherfressend“ für den Exchange.
    ⇒ Microsoft passt mit jedem Service Pack die Suchergebnisse nach unten an. Als Standard werden Beispielsweise in Outlook 1000 Ergebnisse zurückgegeben.
    Für den Benutzer mag das reichen. Für eine Archiv-Software ist das definitiv zu wenig. Die Werte konnte beim Exchange 2010 noch auf 50.000 angepasst werden.
    Mit jedem Service Pack wurde dies dann weniger und wir sind jetzt gerade mal bei einem Maximum von 10.000. Wenn nun, wie mit der Outlook Integration also immer die gleiche Anzahl an E-Mails vorhanden ist, obgleich ja eine Löschoption aktiv ist, dann spricht das eigentlich gegen das „neue“ Konzept von Microsoft. Auch diese Feature hat die Zeit „überholt“. Aus unserer Sicht sind die verbleibenden Vorteile zu gering, denn unsere Volltext-Suche innerhalb der Archive ist zwar Größenabhängig (was jedem Admin/Benutzer klar sein sollte), aber wesentlich schneller, als Standardmittel in Outlook / Exchange. Ich gehe sogar so weit zu sagen, dass Outlook / Exchange die Ergebnisse überhaupt nicht in einer angemessen Zeit zurückbringen kann.
  4. PST Import. - Dies kann sehr einfach über den Exchange Server automatisiert eingelesen werden und einer Benutzermailbox zugewiesen werden. (Ist im Handbuch bereits seit langem so empfohlen).
    ⇒ automatische Importfunktionen seit Exchange 2007 machen den „leidigen“ PST Import komplett Überflüssig.
    ⇒ Da wir von einer Quell- in eine Ziel-Mailbox Archivieren können, kann ein PST in separatem Postfach ablaufen, ohne an Kontingente zu stoßen und dann einfach beim Benutzer archiviert werden.

Warum entfallen diese Features?

Neben der Kombination aus aktuellen Exchange Features müssen einfach manchmal einen Schritt zurückgehen um die mittlerweile gewachsene Komplexität aus dem Produkt zu nehmen. Alles was wir der Software an Funktionen entnehmen kann mittlerweile über Standards mehr als abgefangen werden. Die mit den ganzen Optionen einhergehende Einrichtung erschreckt auf den ersten Blick. Obgleich CI-Archive sehr einfach einzurichten ist, hat es doch eine gewaltige Funktionalität, die man oft erst in komplexeren Umgebungen mit sehr vielen Benutzern erfährt.

An dem Grundgedanken der Skalierbarkeit wird sich also nicht ändern. Nur der erste Eindruck auf das Archivsystem muss einfacher und noch intuitiver werden. Die Erfahrung im Support zeigt hier, dass sich die Kunden oft mit Features beschäftigen, die sie letztlich gar nicht brauchen. Jedes Feature muss schließlich ausprobiert und hinterfragt werden. Dabei ist es wie bei vielen Office Produkten letztlich auch… wieviel Prozent der Funktionalität von MS-Word benötigt der normale Benutzer/Kunde denn? Mehr als 5%? (Ich glaube es noch nicht einmal ;-))

Mit den letzten Optimierungen haben wir die Software in punkto Schnelligkeit erheblich erhöht. Sicher dauert eine Erstarchivierung in Abhängigkeit der Mailboxgröße seine Zeit, doch gerade hier ist eine Zeitersparnis von mind. 30% herausgekommen.

Warum die Umstellung?

Hier einmal ein Beispiel warum teilweise auch größere Umstellungen notwendig werden. Mit Exchange 2010 wurde ein Limit eingeführt, dass die Rückgabewerte einer Suche per Standard auf 1.000 Datensätze begrenzen. Wenn Sie also eine Suche ausführen erhalten Sie um die 1.000 Ergebnisse zurück. Ganz gleich, ob es mehr davon gibt. In Outlook sieht dieser Vorgang so aus, also ob sie eben sehr schnell Resultate erhalten. Für ein Archivsystem, dass bei der Erstarchivierung aber alle E-Mails benötigt ist das zu wenig. Per CMDLET konnte dieser Wert auf 50.000 angepasst werden. Sobald wir also in die Nähe dieser Größenordnung gekommen sind, haben wir automatisch die Zeitoptionen angepasst um alle E-Mails zu finden aber auch gleichzeitig die Anzahl der Abfragen an den Exchange klein gehalten. Nun wurde mit Service Pack 2 das maximale Limit auf 10.000 begrenzt. Die Dynamik wurde nun schon erheblich aufwendiger, denn 50.000 Mails sind nicht unüblich in so mancher Mailbox. Auch eine komplette Umstellung der in der Journal-Mailbox dargestellten E-Mails, die nun von der lesbaren E-Mail in eine Anlage gewandert sind machte eine Anpassung am Archivsystem unablässig.

Darum ist es wichtig das Exchange System als auch die Archivierungs-Software aktuell zu halten. Sicher ist uns bewusst dass man so manches Service-Pack nicht einfach mal so einspielen kann. Ein Update von Exchange 2013 auf CU 2 dauert dann schon mal ein paar Stunden, in der der Exchange letztlich nicht verfügbar ist. Dennoch gibt es eben auch Kunden die selbst nach Jahren noch mit alten Service-Pack’s anzutreffen sind.

Wie und wann erfolgt der Umstieg auf die Version 3?

ALLE Kunden die derzeit noch mit CI-Archive Version 1 oder 2 arbeiten können wie immer über Internet-Update vollautomatisch aktualisieren. Es besteht hier keine Eile, eine neue Version herauszubringen, da wir nicht „Jahresorientiert“ mit neuer (zu verkaufender) Software auffahren, sondern dann neue Versionen machen, wenn sich die dahinterliegende Technologie ändert. Dies ist ebenfalls immer ein „sanfter“ Übergang, da die letzten Versionen, in diesem Fall der Version 2 bereits die neuen Features enthalten und dann eben aus der laufenden Revision heraus eine Umstellung erfährt. Die Version ist 3 ist für Ende 2014 geplant. Wichtig ist derzeit, dass Sie einmal prüfen, welche Version Sie derzeit einsetzen und ggf. auf die aktuelle Version wechseln.

Immer wieder stellen wir fest, dass Kunden nach vielen (vielen) Jahren noch Versionen 1 von uns einsetzen. Diese funktionieren auch auf den ersten Blick und teilweise erwarten sogar unsere Kunden, dass dann eine Software aus dem Jahr 2007 z.B. ein Outlook oder gar Exchange 2013 unterstützt. Gerade im Bereich Archivierung, also der direkten Anbindung an Exchange ist es wichtig, dass die Service Packs (die ja meist aktuell sind) dann auch mit der von uns angeboten Software Version zusammenarbeiten kann.

Aber auch den anderen Fall gibt es immer wieder, dass man eine aktuelle Version von uns einsetzt (oder Testet) und noch beispielsweise mit einem Exchange 2010 bis Service Pack 2 arbeitet. Das Service Pack 3 von diesem Exchange ist kostenfrei erhältlich und seit Februar 2013, also seit über einem Jahr erhältlich.

Es fällt mir schwer zu glauben, dass für eine Installation die ca. 2 Stunden dauert bis dato keine Zeit war und von uns verlangt wird, dass wir dann einzelne Funktionen prüfen.

Supportaufkommen in Verbindung mit dem Report

Sie können und sollten sich nach der Archivierung einen Report zustellen lassen. Der Report ist ebenfalls „gewachsen“ und aus vielen Fehlermeldungen wurden „erklärte“ Probleme, die in vielen Fällen einfach nur mit der Rechtevergabe oder einfach nur einer fehlenden E-Mail Adresse beim Benutzer im Active-Directory zusammenhängt. Wenn im Report also eine Meldung wie „leere E-Mail Adresse“ erscheint, dann macht es keinen Sinn hier nachzufragen, als vielmehr einfach mal die Active-Directory Daten des Benutzers zu überprüfen. Bei mancher Migration von Exchange 2003 auf Exchange 2010 wir die primäre E-Mail Adresse seitens Microsoft nicht aktualisiert. Ein kleiner Fehler, mit großer Wirkung. Des Weiteren bieten wir in der Software ja auch eine Automatik an, die neue Benutzer automatisch zum Archiv hinzufügt. Wir unterscheiden dabei nicht nach Gruppenpostfach oder Ressourcenpostfach (welches vielleicht nur für Terminverwaltung benutzt wird). Wir fügen diese also an und Sie erhalten ggf. im Report einen vor genannten Fehler. Prüfen Sie also die aufgetretenen Fehler und korrigieren Sie diese. Zu erwarten, dass die Zeit dieses Problem löst wäre dann etwas zu einfach gedacht und wird sicher nicht passieren.

Ich danke Ihnen, dass sie meine Zeilen bis hierher gelesen haben und kann Ihnen versichern, dass Sie in Punkto E-Mail Archivierung auf ein stabiles, zeitgemäßes Produkt gesetzt haben, das wir auch künftig aktuell und mit neuen Funktionen ausstatten werden. Nebenbei Bemerkt wurde das Produkt CI-Archive 2014 mit dem Innovations- und dem Industriepreis als „Best of“ ausgezeichnet.

Sollten Sie noch Anregungen, Wünsche oder Kritik haben, scheuen Sie sich nicht uns diese zu nennen.

Vielen Dank, Manfred Büttner

Deutsch
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