Roaming Signatures für Outlook werden global ausgerollt

Roaming Signatures für Outlook werden global ausgerollt

"Vor ca. zwei Wochen ist uns das erste Mal, heute zum zweiten Mal aufgefallen, dass das Einspielen der Signaturen irgendwie spinnt." Über die Ursachen dieser Kundenanfrage und was man dagegen tun kann, lesen Sie hier.

Seit heute, 16.11.2022, erreichen uns spürbar mehr Anfragen bzgl. der neuen "Roaming Signatures für Outlook" Funktion in Verbindung mit Microsoft 365, sprich Exchange Online. Im Juni 2020 haben wir zum ersten Mal hier im Blog darüber berichtet.

Nachdem Roaming Signatures ein Jahr später (Juni 2021) für Outlook Web (OWA) ausgerollt wurde, scheint es so, dass Microsoft die Funktion nun endlich auch für Outlook ausrollt. Die Veröffentlichung wurde zwischenzeitlich mehrfach verschoben, wie auch MVP Tony Redmond berichtet hat.

Quelle: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=60371

Was sind "Roaming Signatures" — in aller Kürze?

Die meisten haben von "Roaming Signatures" gehört, aber nicht jeder weiß, was genau sich dahinter verbirgt. Daher in aller Kürze das Wichtigste: Mit Roaming Signatures verfolgt Microsoft das Ziel, die E-Mail Signatur im M365 Profil zu zentralisieren und den Anwendern auf allen Clients und Devices zur Verfügung zu stellen. Sprich, egal ob Outlook Web, Outlook Desktop oder Outlook Mobile App, unter Windows, OSx, Android, iOS, … man hat immer die gleichen Signaturen im Zugriff — so die Vision.

Es geht also um die zentrale Speicherung und nicht die zentrale Verwaltung von E-Mail Signaturen. Das soll an dieser Stelle genügen. Weiteres finden Sie hier im Blog sowie in der CI-Cloud Hilfe.

Wer ist von dem Update betroffen?

Zunächst ist potenziell jeder Microsoft 365 Kunde bzw. Anwender betroffen. Das neue Feature wird mit einem Office Update (genaue Version abhängig von der verwendeten Office Version) ausgerollt. Sofern die Funktion Roaming Signatures nicht explizit deaktiviert wurde, ist es nach dem Update automatisch aktiv.

Wie wirkt sich das Update aus?

Die meisten Anwender berichten uns, dass in Outlook keine E-Mail Signaturen mehr vorhanden sind, bzw. dass diese beim Verfassen von Mails nicht mehr automatisch eingefügt werden. Öffnet man den Dialog zum Bearbeiten von Signaturen, erkennt man sofort einen Unterschied, wie unten zu sehen. Links die gewohnte Ansicht, rechts daneben die neue Ansicht nach dem Update bzw. mit Roaming Signatures.

Mit dem Update lassen sich E-Mail Signaturen zunächst nicht mehr wie gewohnt verwalten. Die im Microsoft 365 Profil hinterlegten Signaturen haben nun Vorrang. Beim ersten Start von Outlook, nach dem Update, werden die lokalen Signaturen automatisch in das online Profil importiert. Outlook interessiert sich nun nicht mehr für die mit CI-Sign (oder anderweitig) lokal verteilten Signaturen.

Wir beobachten und testen Roaming Signatures ausführlich und regelmäßig, seitdem es die erste Preview Version von Outlook gibt. Das Feature ist aus unserer Sicht noch ziemlich fehlerträchtig. Warum es in diser Form jetzt ausgerollt wird, weiß nur Microsoft...

Was kann man dagegen tun?

Wenn ein Teil, oder im schlimmsten Fall alle, Miratbeiter:innen im Unternehmen plötzlich keine E-Mail Signatur in Outlook haben, ist der Ärger groß und dementsprechend ist schnelle Abhilfe erforderlich. Die gute Nachricht ist, man kann etwas dagegen tun. Deshalb: ruhig bleiben :-). Nachfolgend die verschiedenen Optionen im Detail erklärt.

Roaming Signatures per Registry Key deaktivieren

Mit der offiziellen Ankündigung von Roaming Signatures im Juni 2020, wurde auch ein Registry Key eingeführt, der die Funktion proaktiv abschaltet, damit es bei einem Update gar nicht erst zu dem oben beschrieben Problemen kommt.

Setzen Sie den nachfolgenden Registry Key, als DWORD mit dem Wert "1", um Roaming Signatures zu deaktivieren.

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle

CI-Sign deaktiviert Roaming Signatures ab Version 7.0.29

Unsere Kunden, im Speziellen Nutzer von CI-Sign, haben leichtes Spiel. Ab Version 7.0.29 von CI-Sign werden Roaming Signatures standardmäßig deaktiviert. Das kann über die CI-Sign Konfiguration angepasst werden.

Prüfen und aktualisieren Sie Ihre CI-Sign Version. Wichtig: Für das Update benötigen Sie einen aktuellen Lizenzkey mit gültigem Support.

Was tun, wenn die Lizenz abgelaufen ist?

Lizenzen die seit über einem Jahr aus dem Support sind, können nicht mehr verlängert werden. Hier ist, gemäß unseren Lizenzbedingungen, ein Neukauf erforderlich. Wir empfehlen stattdessen den direkten Umstieg auf CI-Cloud.

Wechseln Sie in die CI-Cloud

CI-Cloud ist die Weiterentwicklung unserer bewährten Desktop- bzw. On-Premise-Software für die Microsoft 365 Cloud. Damit sind Sie als Microsoft 365 Kunde ideal für die Zukunft aufgestellt, wenn es um E-Mail Signaturen, Abwesenheiten und E-Mail Archivierung geht.

Roaming Signatures wurde in 11/2021 von uns in CI-Cloud umgesetzt. Damit können E-Mail Signaturen auch unter Microsoft 365 zentral und zuverlässig verteilt werden — so wie Sie es von unseren Produkte kennen. Gleichzeitig können Sie alle Vorteile von Roaming Signaturen nutzen.

CI-Cloud ist modular aufgebaut. Stellen Sie die benötigte Funktionalität bedarfsgerecht zusammen und bezahlen Sie nur für das was Sie auch benötigen und nutzen. Berechnen Sie hier Ihren individuellen Preis.

Warum die Migration nach CI-Cloud auch für Kunden mit gültiger CI-Sign Lizenz Vorteile bringt

Seit Einführung der Roaming Signatures in Outlook Web (OWA) in 11/2021, überlagert Roaming Signatures die "klassische" OWA Signatur. Da zudem die angekündigte öffentliche API nach wie vor fehlt, gibt es derzeit keine Möglichkeit die E-Mail Signaturen für OWA zentral zu verwalten (mit Ausnahme von CI-Cloud).

Viele kennen noch das Cmdlet Set-MailboxMessageConfiguration, mit dem die Signatur unter Exchange On-Premise und, bis zur Einführung von Roaming Signatures, auch in Exchange Online gesetzt werden konnte. Damit wurde u.A. das Attribut SignatureHTML im Exchange Profil und damit die Signatur in OWA gesetzt. Wir sind in CI-Sign einen ähnlichen Weg gegangen, nur das wir es nicht über Powershell, sondern über den Exchange Web Service (kurz EWS) gesetzt haben. Das Attribut kann auch heute noch gesetzt werden, es hat aber keinen Einfluss mehr und wird einfach ignoriert. Was MVP Tony Redmond in seinem Artikel schreibt, wurde auch uns vom Microsoft Support bestätigt:

This parameter doesn’t work if the Outlook roaming signatures feature is enabled in your organization. Currently, the only way to make this parameter work again is to open a support ticket and ask to have Outlook roaming signatures disabled in your organization.

Im lokalen Kontext ausgeführt, sprich innerhalb der AD Domäne, arbeitet CI-Sign weiterhin wie ein Uhrwerk und erstellt zuverlässig die E-Mail Signaturen für das lokale Outlook - trotz Roaming Signatures. Das setzt, wie oben beschrieben, eine aktuelle Version, mindestens jedoch Version 7.0.29 voraus. Allerdings verliert man durch die Umstellung auf Roaming Signatures die Kontrolle über die E-Mail Signaturen in Outlook Web. Wenn das für Sie von Bedeutung ist, z.B. weil viele Mitarbeiter:innen remote oder im Home Office arbeiten und Outlook Web verwenden, dann sollten Sie die Migration zu CI-Cloud in Betracht ziehen.

Damit Sie beim Umstieg nichts "verlieren", erhalten Sie den Restwert Ihrer CI-Sign Desktop Lizenz als Startguthaben für CI-Cloud. Das gilt im übrigen für all unsere Desktop Produkte. Damit ist der Wechsel in die CI-Cloud — funktional und kostentechnisch — auch für Kunden mit gültigen Lizenzen mehr als interessant.

Die Migration von CI-Sign nach CI-Cloud haben wir in der Hilfe ausführlich beschrieben. Darüber hinaus, steht Ihnen unser Support Team gerne hilfsbereit zur Verfügung. Für die Migration von CI-Sign Desktop nach CI-Cloud, benötigen Sie mindestens das CI-Cloud Modul "CI-Sign". Berechnen Sie hier Ihren individuellen Preis und werden Sie ein Teil von CI-Cloud für Microsoft 365.

Weiterführende Infos und Links:

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