Den Versand von „ungelesen gelöscht“ Benachrichtigungen effektiv verhindern

„Ihre Nachricht wurde ungelesen gelöscht“ Benachrichtigungen haben verschiedene Ursachen, wovon die meisten nichts mit Unhöflichkeit zu tun haben. Dieser Artikel zeigt, wie es dazu kommt und wie Sie solche Nachrichten serverseitig effektiv verhindern – zum Wohle Ihrer Geschäftsbeziehungen...

„Ihre Nachricht … wurde ungelesen gelöscht.“ Haben Sie schon einmal eine solche Nachricht erhalten? Erzeugt ein blödes Gefühl, oder? Der Empfänger hat Ihre E-Mail gelöscht, ohne sie vorher gelesen zu haben. Was für eine Frechheit! Aber, halt. Nicht so voreilig...

Es gibt mehrere Ursachen für den Versand dieser Nachrichten, wovon die meisten nichts mit Unhöflichkeit zu tun haben.

• Outlook Vorschau markiert die E-Mail nicht als gelesen
  Die Outlook Vorschau erlaubt bereits einen Blick auf die E-Mail. Je nach Einstellung wird die Mail nach mehreren Sekunden Voransicht automatisch als gelesen markiert. Wenn Sie die Mail vorher löschen oder die Funktion deaktiviert ist, wird die Mail ungelesen gelöscht – obwohl Sie deren Inhalt erfasst haben.
• Die E-Mail wird durch eine Postfach-Regel verschoben und darauffolgend gelöscht.
• Eine aktivierte Aufbewahrungsrichtlinie (MRM Policy) im Exchange Server löscht E-Mails nach Dauer X.
• Die E-Mail wird durch eine andere Anwendung gelöscht, z.B. im Zuge der E-Mail Archivierung bei der auch ungelesene E-Mails archiviert und anschließend aus dem Postfach gelöscht werden.
• Der Empfänger hat Ihre E-Mail tatsächlich ungelesen gelöscht. So eine Frechheit... ;-)

„ungelesen gelöscht“ bei der E-Mail Archivierung

In diesem Artikel geht es mir vor allem um den vorletzten Punkt aus der obigen Liste, der Löschung von E-Mails durch ein anderes System. Der hier vorgestellte Lösungsansatz ist aber auch allgemein anwendbar. Im Zuge der E-Mail Archivierung mit CI-Archive, werden je nach Einstellung (unter Datei > Optionen > Archiv bzw. Archiv Erweitert) auch ungelesene E-Mails archiviert und im Anschluss aus dem Postfach gelöscht. Das veranlasst den Exchange Server dazu diese unschönen Benachrichtigungen zu versenden (es betrifft nur ungelesene E-Mails für die eine Lesebestätigung angefordert wurde). Gerade bei der Erstarchivierung, bei der mitunter sehr viele E-Mails archiviert und ggf. gelöscht werden, sollte man diesem "Feature" gezielt vorbeugen.

Den Versand von „ungelesen gelöscht“ serverseitig unterbinden

Diese Benachrichtigungen sind letztlich ganz normale E-Mails, die wie alle anderen auch über den Exchange Server verschickt werden. Folglich kann man genau dort ansetzen und mithilfe einer Transportregel den Versand verhindern. Voraussetzung ist, dass man die „ungelesen gelöscht“ E-Mails zielsicher erkennen und von anderen automatischen Benachrichtigungen (z.B. Lesebestätigung oder Abwesenheitsmeldung) unterscheiden kann.

Die gute Nachricht ist, Exchange (ab Version 2010) stellt uns dafür entsprechende Filter zur Verfügung. Mit einer Kombination aus zwei Filtern (oder 3 – je nachdem wie sicher Sie gehen wollen), lassen sich diese unerwünschten Benachrichtigungen zielsicher identifizieren.

Unter Exchange 2013 finden Sie die Regeln im Exchange Control Panel (ECP) unter Nachrichtenfluss > Regeln. Bei Exchange 2010 unter Organisationskonfiguration > Hub-Transport > Transportregeln.

Die Filter im Einzelnen:

1. Einschränkung des Nachrichtentyps auf "Lesebestätigung". Da dieser Filter auf alle Lesebestätigungen anspricht (also auch "positive"), brauchen Sie mindestens noch einen der folgenden Regeln. (Falls Sie alle Lesebestätigungen ausschalten wollen, genügt dieser Filter).
2. Filter auf den Betreff. Dieser muss "Nicht gelesen" oder "Not read" enthalten. Prüfen Sie bitte in Ihrer Umgebung, was den Lesebestätigungen vorangestellt wird. Ich habe hier schon unterschiedliche Varianten gesehen.
3. Filter auf den Inhalt der Nachricht. Hier "ungelesen gelöscht". Diesen Filter braucht es nicht zwingend. Falls Sie sich damit aber sicherer fühlen, erfüllt es seinen Zweck.

So, jetzt noch eine Aktion definieren, siehe (4). "Nachricht ohne Benachrichtigung anderer Benutzer löschen", ist aus meiner Sicht ideal. Das war's. Ab sofort werden die Benachrichtigungen kommentarlos gelöscht.

Lösungsansatz für Exchange 2007 und darunter

Die oben gezeigten Filter stehen in Exchange 2007 und darunter so noch nicht zur Verfügung. Dafür gibt es andere Möglichkeiten, die allerdings ein wenig aufwendiger sind. Frank Carius beschreibt auf seiner Seite msXfaq einen entsprechenden Ansatz. Sein Ansatz filtert solche Benachrichtigungen anhand einer ziemlich eindeutigen Zeile im Header der E-Mail. 

Disposition: automatic-action/MDN-sent-automatically; deleted

Bei meinen Tests konnte ich den von ihm beschriebenen Inhalt im Header von Exchange 2010 / 2013 gesendeten Benachrichtigungen nicht finden. Stattdessen habe ich den folgenden ausfindig gemacht.

Content-Type: multipart/report; boundary="...."; report-type=disposition-notification

Hier wird nur der Nachrichtentyp angegeben, also ohne einen Zusatz wie „deleted“. Es entspricht prinzipiell dem Filter den ich Ihnen oben unter (1) gezeigt habe, nur dass es direkt über den Header geht. Ich empfehle den Filter unter (1) zu verwenden, in der Hoffnung, dass dieser automatisch an ggf. neue Header (neues Service Pack, Updates) angepasst wird und somit flexibler als eine starre Header abfrage ist.

Probieren Sie es aus. Testen Sie Ihre Filter. Bei neuen Erkenntnissen freue ich mich über Feedback.